Oh, email. Que vous dirigiez quelques personnes, une grande équipe ou juste vous-même, cela peut à la fois vous aider et nuire à votre réussite. Parce que, comme vous l'avez sans doute remarqué, plus vous collaborez, plus les messages sont nombreux et plus il est difficile de les passer en revue au cours des cinq minutes que vous avez entre deux réunions consécutives.
Bien que je ne puisse pas utiliser une baguette magique pour résoudre ce problème pour vous, je peux vous dire que j’ai trouvé un système qui fonctionne vraiment pour moi en tant que gestionnaire: tout se résume à la présence de quelques étiquettes de confiance dans votre boîte de réception. (Si vous ne savez pas comment les utiliser, voici un 101 ici pour Gmail et pour Outlook.)
Contrairement aux filtres que j'utilise pour le classement permanent, ces trois filtres sont temporaires et servent simplement à attirer mon attention sur des points importants. Dès que le message est adressé, je supprime l'étiquette et le fichier comme d'habitude.
Alors, sans plus tarder:
1. "BLOCKER POUR LES AUTRES"
Oui, celui-ci est en majuscule. J'ai même changé la couleur de ma boîte de réception pour la rendre rouge. Chaque matin, je consulte ma boîte de réception pour m'assurer que j'ai bien identifié les messages critiques qui nécessitent ma réponse. (Aka: Sans ma réponse, les gens ne peuvent pas avancer. Pas du tout.) En les identifiant spécifiquement, je m'assure que je ne donne pas la priorité aux réponses rapides par rapport aux plus importantes.
À la fin de chaque journée, je m'assure que tous les courriels restants avec cette balise sont traités en premier. Et sauf exception rare, je n'approuve pas la nuit jusqu'à ce que ce soit fait. Cela signifie non seulement que je ne tiens personne, mais que je peux finir chaque jour en sachant que les problèmes les plus urgents sont réglés.
2. «Le nom de tous ceux que vous rencontrez régulièrement»
J'ai une réunion individuelle avec chacun de mes rapports directs chaque semaine et, même si nous maintenons un ordre du jour chargé dans un document Google à discuter, j'ai constaté que parfois des questions brèves ou des FYI échouaient.
Ce qui a changé cela pour moi, c’est de créer un label pour chaque personne avec son nom, par exemple, «For Lindsay» et «For Yusuf». À mesure que mes emails me parviennent, ou que je souhaite une mise à jour. sur, j'ajoute la balise avec leur nom. Ensuite, lors de mes réunions hebdomadaires, je peux faire une recherche rapide pour voir si je leur ai parlé de tout avant de conclure. Une fois cette mission accomplie, je retire l'étiquette.
Bien que je l'utilise pour mes rapports directs, vous pouvez l'utiliser pour toutes les personnes que vous rencontrez régulièrement, de votre propre responsable à l'équipe de marketing en passant par le responsable de projet.
3. «Réponse rapide»
J'ai déjà écrit à ce sujet auparavant, mais j'ai trouvé extrêmement utile de disposer d'une liste de courriels auxquels je puisse répondre en moins de cinq minutes. Lorsque je fais la queue pour prendre un café, prendre le métro à quelques arrêts ou tôt pour une réunion, j'ai maintenant mon premier arrêt (oui, avant Twitter ou Instagram) pour m'assurer de répondre à toutes les demandes.
La meilleure partie de cette étiquette? Vous vous sentez très bien accompli très rapidement.
Et voilà, trois étiquettes simples que vous pouvez facilement configurer un après-midi. Avez-vous d'autres astuces de boîte de réception qui vous aident à gérer? Partagez-les avec moi sur Twitter @acav!
