Leslie, directrice exécutive d'une organisation à but non lucratif, souhaitait refaire la brochure du programme de l'organisation visant à aider les jeunes à risque à rester à l'école, et elle a confié à Emma, la responsable du bureau.
Emma a passé des heures à mettre à jour les images, les couleurs et les polices. Elle était fière de sa réinvention plus audacieuse et plus brillante, heureuse de la montrer à son patron.
Quand elle le fit cependant, il y avait clairement un problème. "Oh, " remarqua Leslie à propos de la nouvelle brochure, "ça a l'air super. Mais pourquoi la copie est-elle toujours la même?
Abasourdie, Emma n'en croyait pas ses oreilles. Elle n'avait jamais pensé à réviser la copie. Et Leslie ne l'avait jamais suggéré. Comment deux personnes parlant d'une seule chose pourraient-elles avoir des interprétations aussi différentes?
Leslie et Emma ont vécu le problème classique immortalisé par George Bernard Shaw: «Le problème le plus important en matière de communication est l’illusion qu’il a eu lieu.»
Sur le lieu de travail, il y aura des gens qui, comme Leslie, ne sont pas très doués pour vous faire partager leurs idées. Et quand ils ne le font pas, cela peut créer des obstacles. Il peut vous envoyer filer dans un vide juridique. Du temps perdu, des retouches redoutables et des ratés totaux peuvent s'accumuler lorsque votre collègue ou votre patron ne communique pas ce qu'il veut de manière efficace.
Vous pouvez souhaiter toute la journée à ces personnes de communiquer plus clairement. Mais cela ne devrait probablement pas être votre stratégie de prédilection. Au lieu de souhaiter, essayez les trois techniques suivantes pour obtenir une communication plus claire et plus efficace des autres.
1. Quand vous prenez une affectation
Emma pensait entendre ce que son patron voulait. Après tout, ils se tenaient dans la même pièce et se parlaient. Mais en réalité, les instructions de Leslie de «refondre la brochure» étaient vagues et incomplètes.
Une excellente stratégie pour amener les autres à être plus concis et plus spécifiques consiste à poser des questions plus claires.
Voici ce que cela aurait dit d'Emma: "Leslie, quand vous parlez de" refondre la brochure ", pouvez-vous nous en dire plus sur ce que vous entendez par là et quelles sont vos attentes?"
Emma aurait découvert assez rapidement qu'elle et son patron avaient des idées uniques sur le produit final. Ensuite, elle aurait pu approfondir ses questions, allant des graphismes et des couleurs à la date limite pour un premier brouillon.
Les questions sont votre arme secrète sur le lieu de travail. En cas de doute, demandez aux autres de clarifier leurs attentes. Demandez jusqu'à ce que vous soyez sûr de comprendre. Vous serez étonné de voir comment cela simplifie presque tout.
2. Quand vous êtes en réunion
Avez-vous déjà participé à une réunion qui a donné une mauvaise réputation aux réunions? J'ai vu des gestionnaires se promener apparemment sans but clair ni résultat escompté. En plus de cela, le chef a l’impression de traiter ses pensées à voix haute, plus qu’il ne facilite une conversation de groupe. Personne n'est sûr de ce qu'il faut prendre au sérieux en tant qu'idée et de ce qu'il faut ignorer. Et tout le monde pense à la pile de travail sur son bureau. Au bout d’un moment, l’équipe oublie l’intérêt de parler et quitte mentalement les locaux, résignée à consulter ses emails sur son téléphone.
Etre au cœur d’une réunion échouer peut être un endroit difficile pour demander à un patron ou à un collègue d’être plus efficace dans son discours. Mais vous pouvez, et vous ne devez pas être méchant à ce sujet. Il suffit d'interrompre quand il y a une pause et demander des éclaircissements.
«Bob, je remarque des sourcils froncés dans la pièce. Il semble que certains d'entre nous ne vous suivent pas sur ce sujet. Pouvez-vous revenir en arrière et revenir sur les points clés à un niveau élevé? Je veux être sûr que nous savons ce que vous avez besoin de nous. "
Il est probable que vous obtiendrez un signe d'assentiment et que d'autres se joignent pour exprimer la confusion. Vous obtiendrez les informations dont vous avez besoin, de même que vos collègues, qui vous remercieront sans doute plus tard pour leur intervention.
3. Quand vous travaillez sur le courrier électronique
Sans surprise, la plupart des communications en milieu de travail se font par courrier électronique. Ainsi, lorsque vous recevez un long tome décousu et flou d’Angela, votre partenaire de projet, vous avez envie de pleurer.
Cela vous prendra 30 minutes pour parcourir les paragraphes, comprendre ce qu'elle dit, déterminer si vous devez faire quelque chose, puis déterminer comment y répondre. Un coup d'œil et vous vous souvenez pourquoi vous détestez ouvrir le courrier électronique de cette femme. Vous pourriez vous cogner la tête contre le mur avec frustration.
Au lieu de cela, exercez-vous à demander ce dont vous avez besoin, de manière non conflictuelle. Demandez à Angela si elle serait disposée à recadrer ses courriels afin de pouvoir répondre plus rapidement. Et rappelez-vous, si vous demandez à quelqu'un de faire quelque chose de différent, expliquez-lui pourquoi c'est bon pour elle aussi.
«Hey Angela, je remarque que souvent tes emails sont longs et détaillés. C'est formidable que vous fournissiez autant d'informations, mais quand je regarde rapidement, je ne peux pas toujours déchiffrer exactement ce dont vous avez besoin de moi et quand - et je déteste les échéances manquantes ou les instructions mal interprétées. Seriez-vous en mesure de placer le point principal en haut de manière à ce que je puisse vous répondre plus rapidement, ou même rendre le sujet plus détaillé? Par exemple, 'Action requise avant vendredi à 9 heures | ACME Project 'va me rappeler de le mettre tout de suite dans mon agenda. "
Vous êtes susceptible de recevoir immédiatement un courrier électronique de meilleure qualité avec Angela et vous aurez rendu service à votre collègue en l'aidant à communiquer de manière plus professionnelle. Caressez-vous dans le dos pour celui-là.
Ce serait bien si tout le monde communiquait d'une manière qui ne laisse rien à l'imagination. En réalité, nous communiquons dans des lieux de travail complexes et bruyants, source de distraction et de stress. Lorsque des conversations importantes se déroulent, il est recommandé d’aider les personnes de votre entourage à communiquer de manière concise afin d’en extraire les informations dont vous avez besoin. Cela peut paraître un peu inconfortable lors de votre première tentative, mais à long terme, vous vous sentirez mieux et plus à l'aise. En prime, cela vous évitera des heures de stress et d’énergie mal dirigée.
