Il y a beaucoup de frustrations qui surgissent pendant votre journée de travail. Une boîte de réception débordante, une liste de tâches d'un kilomètre de long ou un collègue qui insiste pour avoir des conversations téléphoniques à un niveau en décibels qui ne peut être qualifié que d'inquiétant.
Un autre ennui qui ne manquera pas de vous inspirer pour serrer la mâchoire et laisser échapper un gémissement irrité? Être coincé dans les limbes parce que vous attendez une réponse nécessaire de quelqu'un d'autre.
Que vous attendiez avec impatience l'approbation de votre patron sur votre rapport ou que vous ayez besoin d'un élément important de la part de l'un de vos collègues pour conclure votre projet majeur, vous êtes au point mort: vous ne pouvez tout simplement pas avancer tant que vous obtenez vos pattes gourmandes sur exactement ce dont vous avez besoin.
La pire partie? Personne ne semble partager le même sentiment d'urgence que vous et votre échéance approche à grands pas.
Je me trouve dans cette situation tout le temps, alors je sais à quel point il peut être ennuyeux et stimulant de rester assis sans rien faire pendant que vous continuez à passer des jours sur votre calendrier. Heureusement, j'ai identifié quelques stratégies (non, elles n'impliquent pas l'envoi d'e-mails de suivi agressifs toutes les heures) utiles pour amener d'autres personnes à suivre votre exemple et à obtenir ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
1. Faites votre échéance douloureusement évidente
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens respectent votre échéance s'ils ne savent absolument pas quand. Et c'est à vous de clarifier votre chronologie, le plus rapidement possible.
En règle générale, j'inclus une date de fin dans le tout premier message que j'ai envoyé à propos d'un projet. Que ce soit pour envoyer un courrier électronique à un éditeur, à un collègue ou à une source d'article, je termine en expliquant quand j'ai besoin que cette demande soit remplie - je suis parfois extrêmement courageuse et même aller jusqu'à la mettre en gras. De cette façon, je peux être assuré que nous agissons tous les deux avec le même programme à l'esprit dès le tout début.
Non, les gens ne se soucient toujours pas de mon échéance autant que moi (et pourquoi le devraient-ils?). Cependant, savoir exactement quand j'ai besoin de quelque chose les aide au moins à respecter un peu plus cette limite.
2. Ne soyez pas centré sur vous-même
Voici un fait qui est triste mais vrai: nous pouvons tous être assez égoïstes. Bien sûr, vous donnez un coup de main de temps en temps à la bonté de votre cœur. Mais souvent, la nature humaine prend le dessus et nous abordons chaque projet ou tâche avec une attitude du type «Qu'est-ce que cela me rapporte?».
Les chances sont, cette personne que vous attendez ressent de la même manière. Il sait quand vous avez besoin de ça, mais pourquoi devrait-il s'en soucier? Pourquoi cela devrait-il être placé en tête de sa propre liste de choses à faire?
"Parce que c'est la chose polie et juste à faire!", Vous pensez maintenant. Mais, lorsque la pression de la journée de travail vous presse, combien de fois pensez- vous comment rendre la journée de quelqu'un d'autre plus facile? Pas très souvent, vous essayez simplement de garder la tête hors de l'eau vous-même.
C'est pourquoi il est important pour vous d'illustrer la valeur que cette opportunité apporte à cette autre personne. Son implication dans cette grande présentation va-t-elle renforcer sa réputation professionnelle et impressionner son patron, par exemple?
Indépendamment des résultats spécifiques, trouvez un moyen de vous écarter de l'approche «moi, moi, moi!» Et laissez-le plutôt savoir ce qu'il est en train de retirer de la transaction.
3. Suivi proactif
Vous ne voulez pas avoir l'air excessivement agressif et envoyer une quantité écrasante de courriels de suivi. Alors, au lieu de cela, vous laissez votre échéance s'écouler - car vous pensez que cela fournit la justification nécessaire pour revenir à la boîte de réception de cette personne avec un rappel pas si gentil.
Mais voici le problème: arriver après la date limite avec un message urgent et stressant: «Ah, j’avais besoin de ça hier!», Le message n’aide personne. Maintenant que vous êtes en retard, vous avez transmis cette patate chaude urgente à l'assiette de quelqu'un d'autre, ce qui veut dire qu'il va probablement être assez énervé.
Il est toujours préférable d'être proactif avec vos délais et les suivis qui en découlent. Peut-être devrez-vous vous tenir au courant des progrès quelques jours voire plusieurs semaines avant votre date de fin, en fonction de l'ampleur de votre demande. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de prendre les rênes et de toucher de manière proactive (poliment, bien sûr!) Le nécessaire. Rester en tête est toujours utile.
4. Détail des prochaines étapes
Qu'on le veuille ou non, certaines personnes vont simplement continuer à ne pas tenir compte de vos demandes et à traiter votre délai comme une suggestion. C'est irritant, mais ça arrive.
Si vous vous approchez et attendez toujours ce dont vous avez besoin, assurez-vous d'inclure vos prochaines étapes dans l'un de vos messages de suivi. Que ferez-vous si, au bout du compte, vous n'obtenez pas ce dont vous avez besoin? Voulez-vous attirer une autre personne? Passer cette partie de la présentation avec une remarque rapide sur le fait de ne pas obtenir les informations requises? Aller de l'avant avec ce que vous avez?
Parfois, il suffit de quelques détails sur la façon dont vous allez gérer la situation si votre pire scénario se concrétise. C'est généralement suffisant pour donner à cette personne un coup de pied bien nécessaire dans le pantalon.
Je suis quelqu'un qui passe environ la moitié de sa journée à traquer les gens. Alors, croyez-moi, quand je vous dis que je sais à quel point il peut être frustrant de rester bloqué à attendre quelqu'un qui ne semble pas pressé.
Il n’existe pas de solution rapide permettant de former des personnes à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais (hé, pouvons-nous travailler là-dessus, la science?). Cependant, il existe quelques astuces que vous pouvez utiliser pour mieux vous préparer au succès. Essayez ces quatre personnes et vous aurez d'autant plus de chances de mettre la main sur ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
