Je rigole toujours lorsque des personnes très influentes mentionnent quelque chose du genre «Oh, je reçois plus de 600 courriels par jour», parce que ça a l'air vraiment horrible, même pour un humble vantard. Mais qu'est-ce qui pourrait être encore plus triste? Les chances de voir vos courriels vus et traités par une personne comme celle-ci ne sont pas très bonnes.
Cependant, il existe quelques règles simples que vous pouvez suivre pour augmenter vos chances non seulement de lire vos courriels, mais également d'obtenir une réponse. Que vous envoyiez un courrier électronique à un haut responsable de votre entreprise ou à un contact professionnel important, suivez ces règles.
Faites attention à l'heure du jour
Le courrier électronique est formidable, car il constitue un moyen non intrusif de joindre quelqu'un. La pensée va que "peu importe quand vous envoyez le courriel, ils l'obtiendront quand ils auront un moment libre." Mais ça ne marche pas tout à fait comme ça. En fait, nous avons tous des modèles d'utilisation de la messagerie électronique, qui nous permettent de consulter et de répondre aux emails pendant certaines heures de pointe. Et envoyer votre message à la boîte de réception lorsqu'un utilisateur envoie un courrier électronique actif signifie que vous avez une meilleure chance d'être vu.
En règle générale, les dirigeants ont tendance à vérifier leurs e-mails tôt le matin ou tard le soir car ils sont occupés à des réunions presque toute la journée. C'est donc un bon point de départ. Si vous ne recevez pas de réponse de quelqu'un après une semaine, essayez à nouveau d'envoyer un e-mail, mais à une heure totalement différente.
Être court
Ne commencez pas le courrier électronique par une longue diatribe sur qui vous êtes, où vous avez trouvé l'adresse électronique de quelqu'un ou votre histoire. Juste aller droit au but. Dans le journalisme, il y a le concept de mettre tous les éléments essentiels de l'histoire dans le lecteur, et non de les enterrer au fond du cinquième paragraphe. Faites la même chose ici.
Et littéralement, gardez votre courrier électronique avec le moins de mots possible. Un très long email va être numérisé si rapidement qu'il n'y a pratiquement aucune chance que votre raison réelle d'envoyer un email soit vue. Sur cette note:
Soyez clair sur ce que vous demandez
Je reçois des courriels tout le temps que j'ai fini de lire et je me dis: «Je ne sais pas du tout ce que cette personne veut.» Il est essentiel que votre lecteur fixe un objectif ou une action souhaitée, car si quelqu'un ne sait pas ce que vous voulez, il ou elle ne répondra probablement pas. Alors, quel est le but? Voulez-vous qu'une personne vous rencontre? Voulez-vous qu'il vous connecte avec quelqu'un? Ou voulez-vous simplement qu’elle clique sur un lien pour en savoir plus? Assurez-vous de mentionner spécifiquement ce que vous souhaitez que l'action soit. Et assurez-vous d'être aussi poli que possible.
Faites-en parler
Une personne occupée n'a pas le temps de se renseigner sur ce que fait votre entreprise, sur votre recherche d'emploi ou sur ce dont vous avez réellement besoin pour votre entreprise. Au lieu de consacrer beaucoup de mots à vous-même, parlez-en de l'autre personne. Que pouvez-vous faire pour l'aider? Pourquoi est-ce que répondre sera bénéfique ou facile pour elle? Je réponds rarement à un courrier électronique dans lequel une personne parle en deux paragraphes de ce que sa société fait dans les moindres détails. Mais si une personne peut rapidement me dire comment elle va me rendre la vie plus facile, alors j'ai tendance à en apprendre davantage.
Les sujets sont importants
Nous avons passé tellement de temps dans nos courriels que nous oublions souvent la ligne d'objet. Mais les lignes d'objet pour les courriels personnels sont tout aussi importantes que pour les courriels de marketing (dans lesquels nous obsédons minutieusement chaque mot et testons fébrilement différentes options pour voir ce qui fonctionne le mieux).
Il est facile de survoler ou d'ignorer les lignes d'objet génériques, voici donc quelques-unes de celles-ci que je voudrais absolument éviter:
- introduction
- Salutations d'Elliott
- Suivi
- Super de vous rencontrer
Pourquoi? Parce qu'ils sont génériques et peuvent provenir de n'importe qui. Vous ne vous démarquerez pas. Essayez plutôt quelque chose comme ceci:
- Nous avons serré la main à l'événement Smith Charity hier soir
- Introduction pour la personne 1 et la personne 2 à connecter
- Vous ne lirez probablement pas un autre email comme celui-ci aujourd'hui
Ils sont peut-être un peu bizarres, mais ils sont probablement différents de tout ce qui se trouve dans la boîte de réception de la personne.
La mauvaise nouvelle est qu’au moment de contacter un contact important, vous pouvez tout faire correctement et ne pas recevoir de réponse. Mais bon, quand quelqu'un lit quelques centaines de courriels par jour, il peut ne pas toujours avoir accès au vôtre. Ne considérez pas le silence comme un rejet; lisez plutôt nos conseils pour savoir comment rester agréable et persévérant. Au fil du temps, le respect de ces règles augmentera vos chances d'obtenir une réponse à un pourcentage plus élevé de vos courriels.
