Que vous soyez sur le point de partir en vacances, quelque chose de grave se passe dans le monde réel, ou que vous n'arrivez tout simplement pas à vous concentrer, vous aimeriez parfois vous arrêter tôt au travail.
Cela étant dit, les appels de service - ce rapport dû aujourd'hui, ces courriels en attente dans votre boîte de réception, cette réunion à 16 heures ne disparaîtront pas.
Mais est-il possible de faire tout votre travail dans la moitié du temps? Je ne suis pas un sorcier, mais j'aimerais essayer (parce que je pense que ce serait génial d'avoir une baguette magique).
Alors, comment pouvez-vous commencer à réduire votre travail de manière à ce que cela vous prenne, disons, trois ou quatre heures au lieu de huit?
1. Évaluez vos tâches
Regardez la liste de tout ce dont vous avez besoin pour être complété aujourd'hui. Mettez en évidence tout ce qui doit être fait à 100% aujourd'hui, sans poser de questions. Déplacez ces éléments vers une nouvelle liste appelée «To Do Today». Examinez maintenant tout le reste et posez-vous les questions suivantes: ceci peut-il définitivement attendre plus tard? Oui? Déplacez-le vers une autre liste intitulée «À faire plus tard cette semaine».
Toujours hésitant sur quelques articles? Prendre la décision en déterminant ce qui suit:
- Est-ce une volonté de faire par opposition à une obligation?
- Est-ce que quelqu'un d'autre compte sur vous pour le terminer aujourd'hui?
- Pouvez-vous commencer aujourd'hui, peut-être préparer le terrain et terminer demain?
- Avez-vous fait cette date limite pour vous-même ou quelqu'un d'autre?
2. Déplacer des réunions
Parce qu'il est fort probable que vous ne soyez pas le seul à être distrait aujourd'hui, vous pourrez peut-être déplacer certains éléments précédemment programmés - je vais y aller et dire que la plupart des gens vous en remercieront. Cela étant dit, vous les avez probablement aussi programmés pour une raison.
Donc, voici quelques alternatives. Vous pouvez peut-être lancer la discussion par courrier électronique et demander aux personnes d’y ajouter leurs idées initiales. Vous pouvez également organiser une brève réunion pour répartir les tâches et vous regrouper plus tard dans la semaine.
Mais en général, si vous suggérez de repousser les délais, assurez-vous non seulement d'informer toutes les personnes impliquées, mais aussi de passer du bon temps pour que cela se produise. Vous vous épargnerez, ainsi que tous les autres, beaucoup de stress par la suite.
3. Communiquez avec votre équipe
Assurez-vous que votre équipe sait où vous en êtes par rapport à tout ce à quoi elle s'attendait avec un email ou un message rapide. Même si ce n'est pas un délai difficile, vous devriez garder tout le monde au courant, surtout s'il s'agit d'une tâche que vous accomplissez généralement ce jour-là.
Par exemple, vous pouvez envoyer cet email pour un rapport que vous souhaitez pousser:
4. Divisez vos tâches en blocs de temps
Comme le stipule la loi sur la maladie de Parkinson, «le travail s’étend de manière à occuper tout le temps dont on dispose», donc si vous ne vous donnez que 15 ou 30 minutes pour travailler sur quelque chose, le temps que cela vous prendra (croyez-moi, cela fonctionne ).
Mais ne dites pas simplement que vous passerez 30 minutes à travailler sur une tâche. Définir une alarme ou une mise à jour du calendrier. Vous pouvez également envoyer un e-mail au destinataire pour lui indiquer que vous le lui aurez renvoyé dans les délais impartis. Une fois que le message aura été diffusé, votre conscience coupable (espérons-le) ne vous laissera pas être en retard.
5. Forcez-vous à vous concentrer
Enfin, vous devez vous déconnecter un peu. Nous le disons maintes et maintes fois, mais vous serez votre plus efficace si vous rangez votre téléphone, déconnectez-vous de votre courrier électronique et participez à un rappel instantané pendant quelques heures. Je vous promets que les nouvelles seront là quand vous aurez fini - et si vous focalisez au laser un instant, vous aurez le reste de la journée pour vous en imprégner.
Si vous suivez ces cinq conseils, vous aurez une bonne partie de la journée à consacrer à autre chose. Mais de manière réaliste, il est impossible de couper votre travail en deux et de ne pas voir plus de choses apparaître plus tard (je vous ai dit que je n'étais pas un sorcier). Alors, soyez prêt à ce que le reste de la semaine présente plus de travail pour vous et définissez votre emploi du temps et votre liste de tâches en conséquence.
