Avez-vous déjà eu l'impression de crier dans un trou noir lorsque vous envoyez un courrier électronique ou laissez un message vocal à quelqu'un? Vous envoyez votre demande dans l'univers, puis vous vous asseyez à votre bureau, les doigts croisés, dans l'espoir d'une réponse rapide.
Grâce à mon travail dans le monde des relations publiques, j'ai tout vu en matière de messages sans réponse. J'ai géré la correspondance avec les clients PDG (les plus actifs), les dirigeants et les équipes juridiques des clients de mes clients (ceux qui pensent que je ne suis pas important) et les médias (ceux qui ne le font pas). vouloir traiter avec les gens des relations publiques). Et en cours de route, j'ai beaucoup appris sur la manière d'obtenir des réponses lorsque vous en avez besoin.
Quelle que soit la cause du retard, voici quelques conseils pour inciter les intervenants lents (et effectivement ennuyeux) à faire attention.
Faire le lien
Tout d’abord, lorsque vous vous connectez avec une autre personne, vous devez lui donner une raison de vouloir vous aider.
Commencez par éviter les erreurs qui déconnectent instantanément le récepteur. Écrire un mauvais nom est un bon exemple: je sais que c'est basique, mais je ne peux pas vous dire combien d'e-mails je reçois pour Ashely ou Ashleigh - et quand je le fais, je me trouve instantanément ennuyé et moins susceptible de répondre rapidement. En outre, essayez de ne pas sonner comme un argument de vente (par exemple, «j'aimerais vous parler de…») - personne ne veut en parler.
Au lieu de cela, attirez l'attention de votre contact en lui donnant tout ce qui le concerne. J'aime formuler tout ce qui est possible avec «vous», par exemple, au lieu de dire «j'ai besoin que vous examiniez ces formulaires», par exemple «votre client doit être approuvé sur ces formulaires». C'est un truc simple mais efficace.
Vous pouvez également faire appel à des personnes en jouant sur leur personnalité ou sur des boutons tactiles. Par exemple, une personne qui a un peu de l’ego répondra probablement mieux à une reconnaissance de son importance (par exemple, «Je réalise l’importance de votre temps, alors je suggère que nous passions à un appel de 10 minutes pour discuter l’étude de cas. ”).
Rendez-le facile à répondre rapidement
Même si votre contact souhaite aider, une personne occupée n'aura pas le temps de consulter un courrier électronique compliqué ou d'écouter un message vocal long et décousu. Assurez-vous donc de rationaliser votre message et de lui permettre de réagir rapidement en utilisant les tactiques suivantes.
Avoir une ligne d'objet informative
Utilisez votre ligne d'objet pour indiquer immédiatement votre besoin et aider le destinataire à hiérarchiser votre demande. Commencer par quelque chose comme «Pour examen», «Requiert des commentaires» ou «S'il vous plaît, répondez d'ici mardi» est un moyen rapide de clarifier vos attentes dès le départ.
Allez droit au but
Ne passez pas beaucoup de temps dans votre message avec des informations non pertinentes ou des subtilités. Soyez poli avec un rapide: «L’espoir ce matin vous traite bien», puis plongez dans l’introduction et la raison de votre satisfaction. Gardez cela aussi simple (par exemple, «Votre client X et moi travaillons ensemble sur Y et on m'a informé que vous êtes le meilleur contact pour Z»).
Donner des délais aux devoirs
Pour éviter que votre courrier électronique ou votre messagerie vocale ne soit mis dans la pile de «chaque fois que j'y parviens», posez des questions spécifiques ou définissez des mesures à prendre, et indiquez un calendrier pour le moment où vous préférez recevoir une réponse. Avec certains projets et clients, j’ai eu du succès en déclarant: «Merci de nous faire part de vos commentaires d’ici vendredi. À ce moment-là, je mettrai à jour ce document et l'enverrai au reste de l'équipe pour examen. "C'est une bonne façon de dire:" Si vous n'y arrivez pas à temps, vous avez perdu votre mot à dire. . "
Fournir une recommandation
Si vous recherchez une réponse à une question ou une solution à un problème, proposez toujours quelques options différentes et votre recommandation. En faisant cela, la personne que vous contactez doit y réfléchir moins et peut répondre rapidement en disant «Oui, votre recommandation est bonne» ou «Allons-y avec l'option n ° 1».
Suivre intelligemment
Vous avez donc facilité la tâche de votre destinataire et vous ne recevez toujours pas de réponse. Maintenant quoi? Il est temps pour le suivi. Il peut être délicat d’équilibrer l’utilité et la gêne à ce stade, mais c’est possible en suivant la bonne ligne de communication.
Après votre courriel initial, planifiez un suivi rapide et logique en fonction de votre échéance. Cet e-mail doit inclure votre e-mail d'origine avec une phrase courte en haut rappelant à votre contact la demande initiale et la date limite. Assurez-vous également de rattacher tous les matériaux requis.
Un second email et vous ne recevez toujours pas de réponse? Temps pour un appel téléphonique. (Attendez au moins 24 heures après l'envoi du courrier électronique de suivi, à moins que vous n'ayez absolument besoin de quelque chose plus tôt.) Soyez bref, que la personne soit au téléphone ou que vous laissiez un message vocal. Rappelez-lui le courrier électronique d'origine, qui vous êtes et ce dont vous avez besoin.
Peu importe votre suivi, partez toujours avec la prochaine étape entre vos mains: «Je ferai un suivi demain» ou «Si je ne vous réponds pas à la fin de la journée, je serai intégrer le reste des commentaires de l'équipe et l'envoyer au client. "
Et assurez-vous de garder une trace de toutes les tentatives de contact avec la personne - son référencement peut vous aider à indiquer votre urgence et peut s'avérer utile si vous êtes obligé de faire appel à un remplaçant pour vous aider.
Sortez les Big Guns
Sur cette note, si vous avez essayé d'entrer en contact avec quelqu'un plusieurs fois sans succès, essayez de copier les autres parties sur vos demandes. Répondez à votre email d'origine (encore une fois), ajoutez un “Je voulais juste vérifier dans l'email ci-dessous. Avez-vous eu la chance de…? »Et copiez votre patron, le client ou toute autre personne qui, selon vous, l'encouragera. Ce n’est pas ce que je préfère, et vous risquez d’irriter un peu le récepteur, mais vous obtiendrez certainement une réponse.
Votre dernière option consiste à trouver un autre contact pouvant répondre à votre question ou pousser le destinataire initial à répondre. Cela pourrait être un contact interne avec lequel vous avez de bonnes relations ou une personne plus puissante. Mise en garde: dans cette situation, vous ne voulez jamais blâmer le contact initial. Au lieu de cela, décrivez-le simplement comme suit: «J'ai besoin de faire avancer les choses aussi vite que possible. Pouvez-vous m'aider?
Qui savait qu'un email ou une boîte vocale pouvait être si compliqué? Quel que soit le secteur d'activité dans lequel vous travaillez, la correspondance avec les autres est presque toujours une nécessité et, malheureusement, il y aura toujours des pokes lents. Mais avec ces astuces, vous devriez pouvoir obtenir les réponses dont vous avez besoin rapidement (ou du moins à un moment donné). Maintenant, sortez et obtenez des réponses!
