Si vous avez déjà dirigé une réunion, vous avez probablement aussi essayé de mettre fin à une session qui a rapidement pris une tournure chaotique.
Peut-être avez-vous affaire à un groupe très bavard ou à une personne qui semble avoir l'attention d'un enfant de quatre ans. Tout le monde a peut-être une bonne idée à partager - ou peut-être que le bébé royal a finalement été nommé, et que tout le monde peut en parler.
Quelle que soit la raison, les réunions peuvent, et peuvent, dégénérer. Mais si vous êtes responsable du rassemblement, vous voulez avoir l'air d'être au top et éviter de perdre du temps à tout le monde avec des réunions inefficaces.
Garder le groupe sur la bonne voie peut être plus facile à dire qu'à faire, mais avec une planification intelligente et quelques stratégies journalières, vous serez sur la bonne voie pour des réunions d'équipe plus ciblées.
Commencer avec un plan
La première étape dans l'établissement du contrôle est la préparation d'un agenda. Et je veux dire, un bon ordre du jour démodé, dactylographié, qui peut être envoyé aux participants à l’avance (puis affiché ou distribué à la réunion en guise de rappel amical). Il peut sembler trop évident de tout noter par écrit, mais croyez-moi, quelques détails sur papier vous aideront à vous concentrer, ainsi qu'à tous les autres, sur le véritable objectif de la réunion.
Lors de l'élaboration de votre plan, pensez à l'objectif ultime que vous souhaitez atteindre lors de la réunion (par exemple, s'agit-il d'une session de brainstorming ou devez-vous finaliser certaines actions clés?). Ensuite, travaillez en arrière pour déterminer ce qui doit être discuté pour atteindre cet objectif, quelles questions doivent être résolues et quelles responsabilités doivent être attribuées. Assurez-vous que chacun de ces problèmes a sa place à l'ordre du jour afin que tout le monde sache à quoi s'attendre avant d'arriver.
En plus de ces points de l’ordre du jour, pensez également aux personnes qui y participeront. Combien de personnes y aura-t-il? Se connaissent-ils? Quelles sont leurs personnalités? Qu'est-ce qui les distrait généralement? Cela vous aidera à décider si vous devez prévoir du temps supplémentaire au début de la session. Par exemple, si vous savez que les participants à votre réunion voudront engager une conversation personnelle avant de commencer, prévoyez quelques minutes pour que tout le monde puisse éliminer le bavardage de leurs systèmes avant de se mettre au travail.
Faciliter la mise au point
Votre prochaine étape consiste à créer un espace de réunion qui dissuade les distractions et les interruptions. Commencez par l'espace physique, en vous assurant que la pièce est isolée du bruit et des conversations extérieurs et exempte de distractions visuelles, comme un écran vidéo en boucle ou des documents sur la table. Et juste avant le début de la réunion, rangez votre téléphone et fermez votre ordinateur portable. C'est un signe subtil pour les autres qu'ils doivent faire de même.
Ensuite, préparer le terrain pour la productivité. Assurez-vous que l'ordre du jour est disponible (en ayant des copies imprimées ou en le affichant à l'écran) et assurez-vous de reformuler les objectifs de la réunion tout en souhaitant la bienvenue à tous (par exemple, «Nous sommes ici pour finaliser les détails. pour la collecte de fonds. ”). Assurez-vous également de rappeler aux personnes à quel moment la réunion est censée se terminer. Dire simplement: «Je sais que nous avons tous beaucoup à faire, alors essayons de garder cela moins de 30 minutes», vous rappellerez aux gens que vous voulez une réunion efficace, tout comme ils le font.
Sur une note plus logistique, si vous avez du matériel de réunion supplémentaire, distribuez-le au fur et à mesure plutôt qu'au début de la session. J'ai entendu d'autres personnes suggérer que cette approche est distrayante, mais j'ai appris que la majorité des gens liront les réunions à l'avance et feront dérailler les réunions si elles ont l'occasion de voir ce qui s'en vient.
Ramener le groupe
Un ordre du jour clair et un espace de réunion propre permettent de garder le cap, mais peu importe la minutie avec laquelle vous planifiez votre réunion, des distractions peuvent toujours se produire. C'est là que l'art de la transition entre en jeu. Avant de vous rendre à une réunion, assurez-vous que vous disposez de quelques moyens polis, mais efficaces, pour rediriger la conversation là où vous le souhaitez. Voici quelques-uns de mes favoris:
Envelopper
Juste comme un bon essai (oui, nous nous en souvenons tous), vous devriez conclure votre réunion par un bref résumé. Indiquez clairement ce qui a été accompli et toute tâche ultérieure, prochaines étapes ou responsabilités. Cela n'a pas besoin d'être détaillé - en fait, cela ne devrait pas durer plus d'une minute ou deux - mais cela vous aide à saluer votre réunion pour dire quelque chose comme: «Merci à tous. Nous avons beaucoup progressé dans la finalisation de la logistique de l'événement. Emily communiquera avec le coordonnateur de l'événement pour lui fournir ces informations. Je vous enverrai une liste de toutes les tâches à faire par tout le monde. "
Regardons les choses en face, lorsque vous placez un groupe de personnes dans une petite pièce, il peut être difficile d’établir et de garder le contrôle. Lors de votre prochaine réunion avec un plan, un ordre du jour et quelques lignes clés pour remettre tout le monde sur la bonne voie, cela peut faire toute la différence.
Dites-nous! Comment gardez-vous le contrôle de vos réunions?
