Lorsqu’il s’agit de donner des exposés convaincants aux membres de la haute direction, ne sous-estimez jamais ce que vous pouvez accomplir lors de la réunion qui précède .
Imaginez le scénario suivant: Vous avez enfin pris une place de choix dans l'agenda d'une importante réunion de direction pour présenter votre «grande idée» à la direction. Vous avez passé des jours à revoir vos données, à reconfigurer votre PowerPoint et à peaufiner vos recommandations.
La présentation se passe vraiment bien. Vous établissez un contact visuel avec les administrateurs, vous adaptez au style de décision de chacun et vous utilisez même des mots très persuasifs, tels que «évidemment». Dans votre esprit, vous avez fait tomber celui-ci du parc.
Mais rien de tout cela n'a d'importance: leur décision ne vous convient pas.
Plus tard dans la journée, en réfléchissant à ce qui s'est passé, vous vous rendez compte: ils avaient pris leur décision bien avant de vous écouter. À un moment donné après l'envoi de l'ordre du jour de la réunion (mais avant que vous n'ayez récupéré le sélecteur de diapositives), le résultat de la réunion a été prédéterminé par les décideurs - et vous n'avez pas été inclus.
Si les vraies décisions sont prises avant la réunion, il ne suffira peut-être pas de présenter votre cas et d’essayer de gagner les cœurs et les esprits dans la salle de conférence.
John Maxwell, gourou du leadership, a écrit que «le secret d'une bonne réunion est la réunion avant la réunion».
Dans son livre, Leadership Gold , Maxwell rappelle les conseils d'un mentor qui lui a dit de déterminer à l'avance quels influenceurs clés allaient être présents dans une réunion donnée et de les rencontrer à l'avance, individuellement ou en groupe. Maxwell et d’autres utilisent l’expression «la réunion avant la réunion» pour évoquer le processus d’enregistrement auprès de ces acteurs clés avant la réunion élargie afin d’obtenir leur adhésion, de développer la confiance et d’éviter d’être prise au dépourvu par la suite.
Il y a quelques années, lors d'un webinaire, j'ai interviewé le responsable des communications d'entreprise d'une entreprise de dispositifs médicaux. Son domaine d'expertise choisi était une compétence que de nombreux aspirants influents doivent encore développer: comment travailler efficacement avec les dirigeants de C-suite.
«Je ne peux pas vous dire le nombre de fois où j'ai vu des personnes présenter à notre équipe de direction, a-t-elle déclaré. C'est la première fois que quelqu'un dans cette salle entend parler de ce que vous essayez d'essayer. pour les convaincre de le faire. "
Selon le responsable des communications, l’une des règles souvent tacites pour travailler efficacement avec les hauts responsables est d’éviter les surprises - et l’un des meilleurs moyens d’y parvenir consiste à prendre en charge la réunion avant la réunion. «Demandez à vos dirigeants 15 minutes avant le grand rendez-vous», a-t-elle recommandé. «Vous pouvez prévisualiser vos pensées et vos idées et entendre leurs préoccupations. Intégrez-les au processus afin qu'au moment de la grande réunion, ils se sentent concernés. »
Bien que cela puisse sembler être une interaction informelle, ne prenez pas une approche improvisée; Je recommanderais de préparer avec autant de diligence cette réunion préparatoire de 15 minutes que vous le feriez pour l'événement principal.
Dans chacune de ces «mini-réunions», votre objectif est de tester votre hypothèse auprès de chaque dirigeant et de faire ressortir les préoccupations et les objections qu'il pourrait avoir afin de réduire les risques de dérapage de votre présentation. En fin de compte, votre objectif est d’aligner chaque chef en tant que votre avocat, avant la réunion principale.
Conformément aux recommandations du gourou de la communication d'entreprise, voici quelques questions à poser à vos éventuels défenseurs de votre idée:
- Cette idée a-t-elle un sens pour vous?
- Est-t-on d'accord avec cela?
- Est-ce une manière intelligente pour nous d'investir notre temps et notre argent?
- Cela correspond-il aux initiatives de votre région? Sinon pourquoi?
- Et si c'est le cas, allez-vous me soutenir lorsque je donnerai la présentation?
Si la réponse est «non», il est de loin préférable que vous le sachiez maintenant, tout en ayant la possibilité de changer de cap et de corriger le cap avant la grande réunion.
Après avoir eu ces conversations, vous n'avez peut-être pas engagé 100% des décideurs clés comme défenseurs, mais en pré-vendant vos idées avant la grande réunion, vous saurez au moins qui sont vos partisans. Vous saurez également qui est neutre, qui est sceptique, qui sont les détracteurs potentiels et quelle est leur position sur la question. En maîtrisant la réunion avant la réunion et en vendant vos idées à l'avance, vous pouvez prendre en compte tous les points de vue de votre présentation finale, puis clouer.
