Voici une triste réalité: les gestionnaires passent de 35% à 50% de leur temps en réunion, et pourtant, les dirigeants considèrent que plus de la moitié de ces réunions sont des échecs.
Ce n'est pas si choquant. Trop souvent, nous nous retrouvons dans une session de brainstorming un peu trop longue, ou pas assez longue, ou source de confusion, de frustration ou de toute improductivité.
Il y a plusieurs solutions, bien sûr. Nous pourrions annuler. Nous pourrions reprogrammer. Nous pourrions transformer la réunion en chaîne de messagerie ou en discussion lente.
Ce sont toutes des étapes appropriées dans certains cas. Mais parfois, nous devons faire un effort pour comprendre où nos réunions manquent et travailler activement pour les résoudre. Parce qu'après tout, nous ne pouvons pas refuser de rencontrer des gens, jamais rien ne serait fait.
Si vous recherchez le coupable, essayez de vous poser ces questions et appliquez ces conseils pour organiser des réunions plus efficaces au travail:
Questions 1-3 avant la réunion
Oui, votre réunion peut échouer avant même de commencer. Voici ce à quoi vous devriez penser dès que vous envoyez cette invitation.
1. Vous sentez-vous préparé?
Tous vos matériaux sont-ils prêts? Y at-il un plan en place pour le déroulement de la réunion? Y a-t-il une salle de conférence disponible et réservée?
Votre plus grand ami sera un ordre du jour - vous ne pouvez pas avoir une bonne réunion sans un.
L’autre chose importante à préparer à l’avance est votre objectif pour la réunion. Demandez-vous (et écrivez peut-être): «Quelle est la chose que je veux accomplir?» Cela peut être petit, comme mettre à jour votre équipe, ou grand, comme proposer une stratégie pour accroître l'engagement des utilisateurs. Assurez-vous que tout le monde est aligné sur cet objectif afin d'éviter de couvrir des idées contradictoires au cours d'une seule session.
«Vous devez avoir une section sur le résultat souhaité, ce qui est différent de l'agenda», déclare Devanté Lewis-Jackson, responsable des ventes sur le marché intermédiaire chez The Muse. «Un ordre du jour discute de ce qui va se passer pendant la réunion, mais le résultat souhaité crée un consensus sur ce qui doit être fait avant la fin de la réunion. Cela aide surtout lorsque la conversation est déraillée autour de sujets à l'ordre du jour. ”
2. Les autres personnes se sentent-elles préparées?
Chaque réunion que vous organisez ou que vous assistez ne nécessite pas forcément que les personnes passent en revue, remplissent ou obtiennent la documentation à l'avance. S'ils le font, cependant, je recommande fortement de s'assurer que tout le monde a le temps et les ressources nécessaires pour le faire (encore une fois, utilisez ce programme!).
Mais souvent, nous créons des réunions avant de considérer le contexte et la transparence. En conséquence, les gens entrent dans la conversation dans le mauvais espace libre. Prenons, par exemple, une personne qui est nouvelle et qui n’a aucune connaissance de l’histoire de votre entreprise. Ou quelqu'un qui assiste à une réunion de sprint et qui n'a jamais travaillé avec une équipe d'ingénieurs auparavant. Ils ne tireront probablement pas grand-chose de la réunion, n’apporteront aucune information précieuse, ou ils risquent de détourner la discussion de leurs interjections.
Alors, avant d'entrer, posez-vous les questions suivantes:
- Est-ce que tout le monde sait pourquoi nous avons cette réunion?
- Est-ce que tout le monde sait pourquoi ils ont été spécifiquement invités à cette réunion?
- Est-ce que tout le monde est au courant de ce dont nous allons discuter lors de cette réunion?
- Est-ce que tout le monde connaît tout le monde lors de cette réunion? Si non, que doivent-ils savoir?
- Y a-t-il des tensions entre les personnes qui pourraient entraver les progrès de cette réunion?
Si la réponse est non, vous pouvez soit tenir la personne (ou les personnes) de côté, soit lui envoyer un email rapide pour lui donner des informations de base.
3. Les gens sont-ils excités?
De toute évidence, personne ne va sauter de long en large à l’idée de votre réunion, à moins que vous n’en teniez un pour chiots (dans ce cas, je dois demander où mon invitation s’est perdue).
Mais votre équipe devrait avoir une certaine idée du problème et, espérons-le, davantage vers la fin positive des émotions. Ils ne sont peut-être pas ravis de discuter des résultats trimestriels, mais ils peuvent être soulagés de pouvoir enfin se familiariser avec des informations importantes ou d’avoir un espace pour poser leurs questions brûlantes.
S'ils gémissent - et que leurs gémissements n'ont rien à voir avec des réunions détestables et tout ce qui concerne ce type de réunion spécifique - creusez un peu plus loin. Il est possible qu'il s'agisse d'une reprise d'une conversation précédente et donc d'une perte de temps, ou que certains membres ne se sentent pas préparés, ou que quelqu'un soit exclu et que tout le monde soit mécontent. Il est même possible que votre équipe soit submergée et ne dispose pas de la bande passante et de l'énergie nécessaires pour assister à une présentation d'une heure. Peu importe d'où vient l'énergie négative, vous devez vous en occuper avant d'entrer dans la pièce.
Questions 4-7 pendant la réunion
Ce n’est pas parce que vous vous êtes bien préparé que vous êtes en clair. Il y a plusieurs choses dont vous devez être conscient dans l'instant afin que tout se passe bien.
4. Frappez-vous tous les points les plus importants?
Vous êtes venu avec un travail à faire: répondre à une question, lancer un brainstorming sur une idée, définir un nouveau processus, peu importe. Le signe d'une bonne réunion est celui qui y parvient dans les délais impartis.
Faire cela est assez simple. Suivez votre ordre du jour à un T (ou au moins aussi près que possible). Toutes les 10-15 minutes, vérifiez avec vous-même si vous en êtes toujours au courant. Si ce n'est pas le cas, ramenez la conversation en arrière et acceptez de mettre une épingle dans la tangente de votre choix. Acceptez de revoir tout ce que vous avez manqué, soit hors ligne ou lors d'une autre réunion (et attribuez cette tâche à quelqu'un dans la salle). Ne courez pas à moins que tout le monde puisse accepter de se rencontrer plus longtemps. En prenant plus de temps, les clients ont plus de mal à respecter les échéances importantes que vous avez fixées.
«Le but d'une réunion est de prendre une décision concernant quelque chose, et comment / qui / comment l'action est exécutée», explique Heatherlyn Nelson, responsable des opérations de bureau chez The Muse. "En termes simples, si vous ne pouvez pas proposer d'éléments à l'action ou de décisions à prendre, ne tenez pas de réunion."
5. Est-ce que tout le monde (ou au moins la plupart des gens) est attentif?
Il est probablement difficile de réunir 100% de l'auditoire, les téléphones baissés, le bord de leur siège (nous sommes facilement distraits, après tout), mais presque tout le monde devrait vous écouter presque tous. temps.
Faire écouter les gens demande un petit effort de votre part. Gardez les choses courtes et douces. Décrivez clairement les prochaines étapes. Utilisez des éléments visuels faciles à lire et à comprendre. Interdire les ordinateurs portables (si vous le pouvez).
C’est une excellente lecture de la raison pour laquelle personne n’écoute lors de vos réunions - et comment le corriger.
6. Les gens posent-ils des questions et obtiennent-ils des réponses?
Je dirais que c'est rare d'avoir une réunion où personne ne pose une seule question. Si tel est le cas, les gens ne feront probablement pas attention et vous poseront une tonne de questions après la réunion (et vous devrez lire # 5).
Mais aussi important que soit d'avoir un public engagé, il est également important de répondre à leurs préoccupations. Trop souvent, nous disons «j'arrive à ce point plus tard» ou «je promets de répondre à la fin» et de ne jamais y revenir. Assurez-vous donc que vous couvrez toutes vos bases, même si cela signifie écrire leur question ou leur demander de la répéter à la fin de la présentation.
N'oubliez pas qu'il pourrait y avoir d'autres raisons pour lesquelles les gens ne posent pas de questions. Peut-être avez-vous créé un environnement, peut-être involontairement, où ils ne se sentent pas à l'aise de le faire. Ou peut-être que les discussions sont tellement déstabilisantes qu’elles ne savent pas par où commencer en posant des questions, auquel cas vous n’avez probablement pas voulu leur donner le contexte (voir le n ° 2 pour des conseils à ce sujet).
7. Y a-t-il une tendance significative de certaines personnes à parler (ou à ne pas parler du tout)?
Vous avez probablement invité tout le monde dans la salle parce que vous vouliez connaître leur opinion ou leur contribution à un projet. En définitive, les idées et actions issues de votre réunion seront plus fortes et plus cohérentes si tout le monde participe au jeu. Vous voulez donc vous assurer que tout le monde contribue au moins une fois au cours de votre temps ensemble.
Cela semble bien en théorie, mais ce n’est pas toujours la réalité. Certaines personnes sont plus fortes et plus confiantes que d’autres, certaines occupent des postes de pouvoir plus élevés que d’autres, et certaines personnes ne se sentent pas aussi incluses ou respectées que d’autres dans la salle. Exemple: des recherches montrent que les femmes sont plus susceptibles que les hommes d’être interrompues dans une conversation.
Essayez d'être le bon type de leader de discussion. Fermez les collègues de travail. Ne m'interromps pas. Tenez-vous pour les personnes qui sont interrompues. Appelez des personnes qui n'ont pas beaucoup parlé ou qui pourraient être plus timides. Cela vaut particulièrement pour les personnes éloignées qui ne sont pas physiquement dans la salle.
N'oubliez pas non plus que vous appartenez à cette catégorie, même en tant qu'organisateur de la réunion! Dans certains cas, il est logique d’être la personne qui parle le plus, mais même dans ce cas, vous devez vous assurer que toutes les voix de la salle sont entendues et amplifiées. (Voici quelques conseils pour vous empêcher de vous perdre et reconnaître quand vous parlez trop.)
Questions 8 à 10 après la réunion
Presque là! Si vous souhaitez que vos réunions soient un circuit à chaque fois, considérez ce qui suit.
8. Tout le monde prend-il les bonnes mesures?
Vous pouvez savoir quand une réunion a mal tourné quand tout le monde a quitté la salle et est parti faire des choses exactement comme vous ne le vouliez pas.
Évitez cela en étant direct et clair sur les prochaines étapes. Avant de rompre, abordez les points suivants:
- Que faut-il faire?
- Comment doit-il être fait?
- Quand doit-il être fait par?
- Qui va être responsable de le faire?
- Qui va superviser / suivre le succès de celui-ci?
9. L'objectif plus large de la réunion a-t-il été atteint?
Est-ce que les gens semblent plus motivés pour faire des choses plus tard? Est-ce qu'ils semblent travailler plus efficacement? Y at-il moins de confusion ou moins de questions posées? Avez-vous atteint votre objectif initial? Si la réponse est oui, il y a de fortes chances que tout se passe bien (et si la réponse est non, lisez les sections ci-dessus pour déterminer où vous vous êtes trompé).
10. D'autres personnes se sont-elles aussi senties comme si la réunion avait été productive?
Je sépare cette question de la question ci-dessus, car cela implique que vous demandiez aux gens ce qu’ils pensaient de la réunion, plutôt que de le présumer.
Obtenir des commentaires directs (en particulier en tant que gestionnaire) est important. Vous avez peut-être l'impression que la réunion s'est déroulée sans encombre, mais tout le monde est en désaccord. Une audition qui vous aidera à comprendre pourquoi cette tentative a échoué et comment vous pouvez faire mieux la prochaine fois. Bien sûr, vous ne pouvez pas demander à tout le monde chaque fois que vous vous rencontrez comment cela s'est passé, mais cela vous permettra de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
Personne n'aime les réunions, alors pourquoi les rendre puantes? Abordez ces questions de front et vous aurez beaucoup moins de chances de faire de vos réunions des échecs.
