Mes journées préférées au travail sont ce que j'appelle des «piles pourpres». Ma société utilise Google Agenda et la couleur de mon emploi du temps est violet, alors ces jours terribles, je ne vois que des morceaux de temps bloqués à partir de 9h30. à 18h30. Cela me fait toujours me demander: «Comment diable est-ce que ça s'est passé?
En plus de me sentir incapable de respirer ou de travailler réellement ces jours-là, je crains d’être «ce gars-là» qui doit se lever tôt d’une réunion, puis passer plus de temps plus tard à découvrir ce qui m’a manqué ou qui montre tard pour ma prochaine réunion parce que la précédente a duré trop longtemps. (Depuis que j'ai écrit sur le fait de ne jamais être en retard ni préparé pour les réunions, mes collègues me gardent sous contrôle!)
"Occupé" est un tel tour. Cela nous donne l'impression que plus nos listes de tâches sont longues, plus nous avons du succès. Cela nous donne l'impression que plus nous en avons, plus nous avons du succès. Mais depuis quand avoir une assiette trop bourrée vous donne-t-il autre chose que des crampes ou un coma de nourriture? Cela ne doit pas nécessairement être ainsi, et je prends une résolution ouverte pour le combattre.
Les réunions se retrouvent sur nos calendriers de deux manières: parce que nous les acceptons et parce que nous les créons. C'est à ces points de décision que nous pouvons faire les choses un peu différemment pour reprendre nos calendriers et nous donner (à nous-mêmes ainsi qu'à nos collègues) le temps d'être préparés et productifs. Voici trois façons de le faire:
1. Parlez haut
Avant d’envoyer ou d’accepter une invitation à une réunion, assurez-vous de bien comprendre ce qu’elle doit accomplir et comment vous devez vous préparer. Si vous ne le faites pas, parlez-en à l'organisateur et écoutez s'il y a un programme spécifique. S'il n'y en a pas, demandez-lui d'en créer un (ou, mieux encore, de se porter volontaire pour aider). Les meilleurs agendas sont spécifiques avec des temps alloués pour s’assurer que tous les articles pertinents sont couverts. S'il n'y a pas assez de temps pour créer un ordre du jour, offrez votre aide à l'organisateur pour qu'il surveille l'horloge.
Si vous organisez la réunion, utilisez un ordre du jour pour planifier la durée de la réunion. Les invitations d'agenda de Google durent par défaut une heure et il est facile de cliquer sur «envoyer» sans penser à les raccourcir, mais ce paramètre peut être modifié! Vous serez surpris de voir combien vous pouvez couvrir en 15, 30 ou 22 minutes. En fonction de votre relation avec l'organisateur, si vous voyez qu'une réunion est prévue pour une heure et que vous ne croyez pas que cela devrait être le cas (car vous comprenez le but et les résultats attendus), demandez à ce que le temps soit raccourci.
Enfin, si vous avez accepté une invitation pour une réunion se terminant au même moment, une autre réunion doit commencer (sérieusement, comment pouvons-nous nous convaincre que nous pouvons être à deux endroits à la fois?), Avertissez l’organisateur à l’avance que vous devrez quitter cette réunion tôt. Idéalement, ceci encouragera l'organisateur à terminer la réunion avant le départ. À tout le moins, vous vous sentirez à l'aise de sortir sans interrompre et l'organisateur ne sera pas surpris quand vous le ferez. Pour une assurance supplémentaire, laissez l’organisateur de votre prochaine réunion savoir que vous pourriez arriver en retard.
2. Pad votre temps
Dès qu'une heure de réunion est confirmée, et si votre calendrier est entouré d'espace, protégez-le! Ajoutez 15 à 30 minutes avant et après la réunion intitulée «Période de transition». Avant la réunion, utilisez le temps imparti pour examiner tous les documents, faites une pause dans les toilettes et arrivez à l'emplacement avant de commencer. Après la réunion, c’est une bonne période pour que vous réfléchissiez à la matière pendant qu’elle est encore fraîche. Il est raisonnable de s'attendre à ce que vos collègues respectent ce qui est sur votre calendrier. ils ne font que programmer chaque fois qu'il y a du temps libre commun. Donc, si une réunion se termine à 15 heures et que vous bloquez l'heure de récapitulation, ils ne seront probablement pas (si tout va bien?) En train de commencer une nouvelle réunion à 15h15 ou 15h30.
3. Bloquez votre temps
C'est le Saint Graal de la productivité: disposer de temps, voire de jours! Sans réunion. BuzzFeed a déclaré les mardis et les jeudis sans rendez-vous. Peut tu? Bien que la direction de votre entreprise doive délibérément déployer des efforts considérables pour passer une journée entière, il est bon de jeter un coup d'œil sur vos propres habitudes de travail pour voir quand vous obtiendrez votre meilleur travail. Êtes-vous une personne matinale ou avez-vous vraiment du mal à démarrer après 14 heures? Examinez votre emploi du temps et voyez où vous pouvez bloquer deux à quatre heures une fois par semaine pour vous concentrer sur votre travail. Vous pouvez créer une tendance dans votre entreprise à partir de zéro!
Donc, ceci est mon engagement à reprendre le calendrier! Qui est avec moi?
