Que vous travailliez pour une petite startup, une grande entreprise ou quelque chose entre les deux, une bonne communication et un partage régulier de l'information sont essentiels à la réussite. Tout aussi vieilles que les affaires elles-mêmes, les réunions sont un moyen précieux de s'assurer que tout le monde travaille dur pour atteindre la même étoile nord.
Et pourtant, la plupart d'entre nous les détestent. Comme vous le savez probablement très bien, les réunions sont souvent contre-productives et prennent beaucoup plus de temps qu'elles ne valent. Il n'y a rien de pire que de quitter la pièce en se demandant ce que l'on passe juste une heure à faire, en particulier lors d'une journée bien remplie.
Mais doivent-ils être comme ça? Nan. Pour tirer le meilleur parti des réunions que vous planifiez ou que vous participez, il vous suffit d'éviter consciemment les moments les plus pénibles. Besoin d'aide? Nous avons dressé une liste d'astuces que vous pouvez utiliser pour des réunions plus courtes et plus productives, susceptibles de constituer une utilisation exceptionnelle du temps de chacun.
1. Bannissez les problèmes techniques
Les secondes consacrées à des problèmes techniques peuvent rapidement se transformer en minutes ou, pire, prendre la moitié d’une réunion. Ceci est particulièrement courant lorsqu'il s'agit de communiquer avec des personnes qui ne sont pas physiquement présentes. Étant donné que la dernière chose que vous souhaitez, c’est de rester assis pendant que vous essayez de brancher votre ordinateur portable à un projecteur ou d’écouter 10 minutes de “pouvez-vous m’entendre maintenant?” De la part de quelqu'un qui se joint à distance, munissez-vous des outils tout se passe bien.
En plus de la technologie de partage d'écran et de projection pour tous sur le site, un logiciel fiable vous permettant de vous connecter à des coéquipiers distants est essentiel. La version gratuite de Skype Meetings est une excellente solution, car toute personne peut rapidement rejoindre une URL personnalisée (et facile à retenir) depuis n'importe quel appareil, sans avoir à passer du temps à la création d'un compte ou à la recherche de numéros.
2. Planifiez des réunions plus courtes
La réunion traditionnelle d'une heure peut durer une éternité, avec peu de pression pour en finir et aller de l'avant. Donc, planifier une réunion plus courte peut faire des merveilles pour l'efficacité: il n'y a tout simplement pas de temps à perdre!
Lorsque vous organisez une réunion, mettez-vous au défi d'être honnête quant au temps que cela prendra - et peut-être de prévoir un peu moins de temps que vous ne le pensez nécessaire. N'oubliez pas que la durée des réunions ne doit pas toujours être incrémentée sur 30 minutes et qu'il suffit de cinq à dix minutes pour se raser, une séance inutile, cela peut être rapide.
Conseil professionnel: envisagez de définir une minuterie sur votre ordinateur visible par tout le monde pendant la réunion. Regarder l'horloge vous aidera à rester sur la bonne voie.
3. Établissez un programme spécifique et respectez-le
Créer un ordre du jour peut sembler être une pratique dépassée, mais c'est en fait l'un des moyens les plus utiles de faire avancer une réunion rapidement. Pensez-y: si vous envoyez une invitation pour discuter de «produits» sans autre contexte, tout le monde peut venir à la réunion avec des idées différentes sur ce qui va être couvert et vous perdrez du temps à vous mettre sur la même page.
Au lieu de cela, envoyez un ordre du jour un ou deux jours à l’avance et soyez aussi précis que possible. Essayez le format simple suivant pour chaque sujet que vous devez discuter:
- Sujet spécifique
- Ce qui doit être préparé avant la réunion
- Quelles mises à jour seront données lors de la réunion
- Quelles questions doivent être répondues lors de la réunion
Il est particulièrement important de fixer une période de temps pour chaque sujet - cela vous permettra de rester honnête sur ce qui peut raisonnablement convenir à la réunion et vous laissera la liberté de faire avancer les gens lorsque le moment de l'ordre du jour est écoulé.
4. Montrer, ne pas dire
Une image vaut 1 000 mots - et cela vaut également pour les réunions! Les images, les graphiques et les diagrammes peuvent souvent vous aider à communiquer clairement au lieu de parler à chaque point - sans parler du gain de temps pour tout le monde.
Alors, lorsque vous vous préparez, pensez à des éléments visuels qui pourraient faciliter la communication de vos pensées. Pourquoi passer du temps à expliquer une mise à jour du produit alors que vous pouvez en faire la démonstration en direct? Pourquoi essayer de trouver des mots pour partager une idée complexe lorsqu'un diagramme pourrait le faire en quelques secondes?
Si vous êtes dans une pièce avec tous vos collègues, n’ayez pas peur de vous lever et d’utiliser le tableau blanc ou de retourner votre ordinateur pour montrer ce sur quoi vous travaillez. Si vous rencontrez des gens distants, cela peut être plus compliqué, mais des produits tels que les réunions Skype gratuites offrent souvent de nombreux outils de collaboration qui facilitent le partage de pensées et de résultats visuels à l'écran. Par exemple, le programme de téléchargement PowerPoint facile et gratuit de Skype Meetings (avec des outils interactifs tels qu'un pointeur laser virtuel) ou la fonction de partage d'écran vous permet de visionner des visuels que vous avez soigneusement préparés à l'avance, tandis que l'outil de tableau blanc virtuel permet à vos collègues de dessiner des idées en temps réel.
5. Savoir laisser tout le monde peser
Oui, une réunion devrait être centrée sur la collaboration, mais lorsque tout le monde essaie de parler, la conversation peut rapidement devenir plus longue que tout le monde le voulait. Essayez donc de trouver des moyens créatifs permettant à chacun d’intervenir sans nécessairement prendre le temps de se réunir.
Par exemple, des sondages ou un vote à main levée sont des moyens utiles d’éviter d’obtenir trop d’opinions ou une discussion qui se transforme rapidement en discours contradictoires lorsque l’on essaie d’obtenir un consensus rapide - une perte de temps frustrante. Si vous organisez une réunion virtuelle, vous pouvez utiliser une fonction de messagerie instantanée intégrée telle que celle offerte par le produit gratuit proposé par les réunions de Skype à des personnes qui répondent aux questions à la fin, ou leur permettre d'exprimer des idées non urgentes à suivre. après la réunion.
6. Couper les réunions auxquelles vous n'avez pas réellement besoin d'aller
Bien qu'il puisse sembler nécessaire d'assister à chaque réunion à laquelle vous êtes invité, vous pouvez en choisir une qui ne vous servira pas à bon escient. Si vous ne présentez pas ou si cela ne correspond pas étroitement à quelque chose sur lequel vous travaillez, il serait peut-être préférable de revenir sur les points clés par la suite.
Rappelez-vous qu'un bon employé et un coéquipier fort savent comment établir des priorités et être productif. Vos décisions et vos résultats affectent tout le monde, alors rappelez-vous que la façon dont vous utilisez votre temps a également un impact sur votre équipe.
Vous ne savez pas comment vous retirer gracieusement? Adressez-vous directement à l'organisateur pour lui faire savoir que, même si vous appréciez être attiré par une boucle, vous êtes dans un grand groove avec tout ce sur quoi vous travaillez et préférez vous rattraper plus tard. Si l'organisateur est votre patron, veillez à inclure une note sur vos progrès et votre plan spécifique pour aller de l'avant avec quelque chose comme: «Je suis enthousiasmé par la discussion d'aujourd'hui, mais je tire toujours des chiffres pour Project Blue. Cela vous dérangerait-il si je baissais la tête et rattrapais les notes plus tard?
Les réunions peuvent vraiment être le meilleur moment de votre journée, à condition qu’elles soient soigneusement planifiées et gérées avec brio. Ces astuces devraient vous aider à y arriver!
