Si vous ne pouvez pas vous résoudre à quitter le bureau à 18 heures tous les jours, vous savez ce que c'est que d'avoir toujours une dernière chose à faire. Bien sûr, cela bat tout le temps de vous tourner les pouces jusqu'à ce que vous puissiez vous précipiter dans une bouffée de fumée (style dessin animé, bien sûr). Mais, cela pourrait aussi être un signe que, quelque part, votre temps aurait pu être mieux géré pendant la journée.
Les gens assidus et ambitieux sont généralement préoccupés par la façon dont ils passent leurs journées. C’est une chose avec laquelle les pigistes, les employés à plein temps, les artistes, les entrepreneurs - tout le monde, peuvent être d’accord.
Et si je vous disais qu'il existe un petit outil pratique appelé Toggl qui peut vous aider à être encore plus consciencieux et efficace? Ce programme gratuit est conçu pour vous donner plus de clarté et de perspicacité dans la répartition de votre journée. Son objectif principal est simple: enregistrer exactement combien de minutes sont consacrées à chaque tâche. Pour ce faire, il suffit d’appuyer sur «Démarrer» et «Arrêter» pendant que vous travaillez ou de saisir la plage horaire réelle au cours de laquelle vous exécutez une tâche donnée.
Les fonctionnalités de base sont gratuites, ce qui signifie que vous pouvez enregistrer du temps pour les tâches que vous effectuez, voir comment différents projets se superposent et combien de temps ils prennent. Vous pouvez également recevoir un aperçu hebdomadaire de votre flux de travail. Disponible dans le navigateur, sur le bureau ou sur votre appareil mobile, le programme vous permet de travailler seul ou en équipe de cinq personnes gratuitement. Cela fonctionne aussi bien pour un groupe que pour des individus: différents membres peuvent tous suivre la ventilation de leurs éléments individuels d'un projet.
Des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'ajout de plusieurs membres de l'équipe, vous coûteront cher, mais la version gratuite me convenait parfaitement.
En parlant de mes objectifs, voici comment et pourquoi j'ai décidé de l'utiliser. Peut-être que cela vous aidera à déterminer si cela vaut la peine de vérifier par vous-même.
Ce que je savais avant de commencer à utiliser Toggl
À la base, j'avais une idée de la façon dont mon temps était dépensé et je pouvais me répartir les responsabilités en petites, moyennes ou grandes en termes de consommation d'énergie et de temps. Je fais mes listes de tâches en conséquence, en prenant en compte si je sais que quelque chose devrait prendre environ 15 minutes ou deux heures.
Je sais aussi quelles habitudes me permettent d’être plus productif. Dès le début de la journée, prendre du temps chaque semaine pour créer une liste de tâches à faire et disposer de la flexibilité nécessaire pour faire des pauses m'aide à rester énergique et à la tâche. Mais comme j'ai un poste à distance qui me permet de définir plus ou moins mon propre horaire, j'ai également la possibilité de prendre des pauses plus longues et de travailler (ou de ne pas travailler) pendant les heures indues.
Je souhaitais donc utiliser Toggl pour comprendre comment ma distribution de temps chronométré s’ajoutait et pour voir si je pouvais tirer encore plus de la journée. Ce sont des distinctions importantes à reconnaître: j'ai commencé à utiliser la plateforme avec une bonne estimation de mes facteurs de motivation et des objectifs d'amélioration déjà à l'esprit .
Ce que j'ai appris après avoir utilisé Toggl
Exactement combien de temps chaque projet prend
Avoir un temps de référence concret, c'était comme si j'avais soudainement mis une étiquette de prix sur chaque projet. Et mettre ce chiffre tangible en perspective m'a rendu plus intentionnel, non seulement sur la façon dont je passe mon temps, mais aussi sur les projets sur lesquels je m'engage et sur lesquels je veux consacrer des efforts.
Voici un exemple de liste de tâches à découper:
Un projet de suivi du temps est un projet en soi
Je suis prêt à parier que vous n'êtes pas habitué à appuyer sur un bouton chaque fois que vous commencez et terminez une tâche. Moi non plus. Étant donné que je n'étais pas habitué au programme, j'oublierais de commencer le suivi, à moins de me donner des rappels. Toggl essaie de vous simplifier le travail au maximum. Le site Web est simple et offre une fonction de rappel de la piste.
Le fait de créer des éléments de projet distincts (par exemple, les grandes lignes, la rédaction, l'édition et le téléchargement) en tant que parties distinctes de la création d'un article, m'a également permis de créer mentalement des barrières entre les tâches, ce qui signifiait que je ne passais plus de l'une à l'autre. un zombie sur pilote automatique.
Il est facile d'oublier ou de laisser tomber. Si vous voulez comprendre vos habitudes de productivité, vous devez également alerter minutieusement le chronomètre chaque fois que vous démarrez une nouvelle tâche.
Les journées lentes font une énorme différence
Vous connaissez ces matins où vous vous réveillez complètement reposé? Vous ne rencontrerez pas tous les feux verts chaque jour, mais Toggl vous aide à comprendre à quel point votre niveau d'énergie peut avoir une incidence sur votre efficacité. Lorsque je formate et télécharge le bulletin d'information Sunday Inspiration de The Muse, par exemple, deux clichés d'expresso peuvent faire toute la différence entre 30 minutes et une heure pour le construire.
Il y a plus de temps dans la journée que je pensais
Particulièrement en tant que travailleur à distance, je suis définitivement dans le camp que, si mon esprit n'est pas entièrement concentré sur la tâche à accomplir, je devrais faire une pause ou rediriger mon énergie jusqu'à ce que je puisse porter toute mon attention sur le projet. Mais cela signifiait aussi que mes journées commenceraient tôt et dureraient plus longtemps qu'une journée de travail normale, car j'avais la possibilité de prendre des déjeuners tranquilles, de faire des promenades sinueuses pour m'inspirer ou de dormir tard, selon mon humeur.
Avec Toggl, je pouvais visualiser la répartition globale de mon emploi du temps au cours d'une semaine donnée. Et en regardant comment les choses se sont arrangées, je me suis mis au diapason quand j'ai performé le mieux et le plus rapidement, et quand mon esprit était bloqué, réfléchissant à toutes les possibilités pour Grey's Anatomy de la saison prochaine (oui, il est toujours diffusé). Voici comment la connaissance des chiffres m'a permis de mieux planifier stratégiquement la semaine à venir:
Le fait de regarder la consommation de temps d’une même tâche à différents moments de la journée m’a aidé à réaliser que j’avais plus d’énergie pour certaines activités. Tu te souviens quand je t'ai dit que la rédaction du bulletin d'information hebdomadaire prenait moins de temps après le café du matin qu'après le déjeuner? Sachant que cela a permis de gagner quelques heures chaque semaine en laissant des tâches plus simples pour quand mon esprit est encore en train de se reconcentrer.
De même, regarder la consommation de temps de différentes tâches à la même heure de la journée m'a permis de déterminer le moment où je me sentais le mieux pour travailler sur quelque chose. Si j'arrivais tôt aux tâches pénibles, je me sentais plus détendu (et moins coupable) que les jours où je parcourais mes courriels à la première heure de la matinée pour pouvoir faire le reste.
Avant de trouver Toggl, je pensais que le stress lié au travail était une évidence, que pour exploiter pleinement son potentiel, il fallait nécessairement dépasser ses heures certains jours ou opter pour un déjeuner de travail d'autres. Toute personne qui se consacre à son travail sait ce que je veux dire: Prendre du temps doit être une preuve concrète d'efforts et d'engagement significatifs pour le poste.
Mais ce que j’ai appris de cette expérience, c’est que gagner du temps ne vous rend pas moins investi dans le travail. Au contraire, cela montre que vous êtes déterminé à obtenir les résultats à la maison le plus efficacement possible.
Garder une trace de votre emploi du temps pourrait vous ouvrir complètement les yeux sur ce qui fonctionne et ne fonctionne pas pour vous. Et si être un atout majeur pour votre entreprise n'aide pas votre tension artérielle à se stabiliser, disposer de quelques heures de marge de manœuvre supplémentaires chaque semaine le fera certainement.
