Quitter une réunion donne une sorte d'exaspération particulière quand on se sent moins encore sûr de son but que de l'avoir fait (dans ce cas, quelqu'un aurait peut-être besoin de ce guide pour organiser des réunions efficaces, de ce modèle d'agenda ou de cet article). décrivant quand vous devriez vraiment reprogrammer cette réunion).
Même si les choses ne sont pas si extrêmes (vous avez peut-être eu une conversation stimulante et engageante), il est toujours décevant que rien ne semble en sortir. Mais il existe une solution simple: le courrier électronique post-réunion.
«L’objectif primordial est qu’il oblige tout le monde à répondre des mêmes attentes. Vous avez donc une équipe sur la même page qui travaille pour les mêmes objectifs, ce qui préserve l'efficacité et la productivité tout en minimisant les frustrations », déclare Heather Yurovsky, coach de carrière chez Muse et fondatrice de Shatter & Shine. "Personne n'aime se sentir assis dans une réunion qui a eu un bon élan et ensuite rien ne se passe après."
Poursuivez votre lecture pour tout savoir sur l'envoi du courrier électronique parfait après la réunion - pour que vous ne soyez jamais tenu de faire obstacle aux progrès dans tous les domaines.
Qui doit envoyer le courrier électronique après la réunion?
Ok, peut-être que vous êtes tous dans l'idée d'un email de suivi. Mais comment savoir si c'est vous qui devriez l'envoyer?
C'est souvent évident. Si vous avez organisé la réunion, créé l'ordre du jour et exécuté la tâche, il est probable que vous devriez être celui qui ferme la boucle avec une missive post-réunion.
«D'habitude, à la fin de la réunion, il est clairement indiqué qui est responsable, mais parfois non, surtout s'il s'agit peut-être d'un nouveau projet qu'aucun département n'a techniquement pour le moment», déclare Yurovsky. «Vous voulez juste vous assurer que vous ne vous trompez pas, comme si vous aboyiez des ordres et que cela venait vraiment de la bonne personne, que les gens écouteraient et respecteraient les droits de propriété et les délais.»
Si la situation est plus ambiguë, demandez-vous s'il est logique que vous preniez la relève. «À la fin de la réunion, si les responsabilités ne sont pas clairement définies et que vous vous sentez en mesure d'envoyer cet e-mail par la suite, levez la main et dites: 'Hé, content d'envoyer l'e-mail d'après-réunion, sauf s'il y a quelqu'un sinon, il semble plus approprié de venir d'eux », déclare Yurovsky. «Alors vous faites du bénévolat. Vous n'appelez personne pour le leur dire, mais vous donnez également à d'autres la possibilité de dire: "Oh non, je pense que cela doit venir de Joe."
Qui devrait être inclus?
Une fois que le champ "de" est réglé, il est temps de penser aux champs "à" et "cc". Assurez-vous que vous envoyez votre note à tous les participants à la réunion, y compris à tous ceux qui figuraient sur la liste d'invitation mais qui n'ont peut-être pas pu y assister. Ensuite, réfléchissez à la question de savoir si quelqu'un, selon vous, aurait dû participer à la réunion, ainsi que tout autre intervenant devant prendre des mesures ou avoir une visibilité sur le sujet. Enfin, si vous avez affaire à des collègues plus expérimentés, envisagez de copier leurs assistants.
Quand doit-il sortir?
«Il est préférable d’envoyer le récapitulatif le plus près possible de la fin de la réunion», déclare Yurovsky. «Si la réunion est à la fin de la journée et que vous voulez attendre à la première heure le lendemain matin, c'est bien, mais plus vous êtes proche de la réunion, plus la dynamique est forte et plus elle ne commence pas à tomber au fond. des piles de personnes. "
En d'autres termes, considérez le récapitulatif comme une extension de la réunion et envoyez-le pendant que la discussion est encore fraîche dans votre esprit et dans celui de tous les autres. Si vous savez à l'avance que vous serez le premier à s'attaquer à ce sujet, vous pouvez même planifier à l'avance en bloquant l'heure sur votre calendrier juste après la réunion pour le faire.
Que devrait-il inclure?
«L'objectif de l'e-mail est que tout le monde se retrouve sur la même page», déclare Kristina Leonardi, entraîneure de Muse. Mais ce qu'il faut faire pour que cela se produise "dépend de la nature de la réunion et du but recherché, du but recherché", explique Leonardi.
«Si un problème ou un défi était traité et que la réunion le réglait, cela peut ressembler à un remerciement et à une auto-félicitation», explique-t-elle. Ou «il peut s'agir de clarifier les rôles et la direction dans un projet particulier ou les étapes d'action ultérieures qui doivent être entreprises et qui est supposé les prendre.»
En règle générale, envisagez les actions suivantes:
- Remercier les gens pour leur temps et leurs efforts
- Résumer les points clés couverts ou discutés pendant la réunion
- Décrivant les actions et les propriétaires ainsi que les délais pour les prochaines étapes
- Joindre ou relier des ressources et des documents pertinents
- Inviter les gens à poser des questions ou à se réunir
Leonardi vous conseille vivement de rester concis. Mais même la portée de l'e-mail dépend de la réunion. Si vous sortez d'une réunion d'équipe mensuelle standard ou d'une réunion de mise à jour de projet relativement rapide et routinière, votre courrier électronique peut en refléter la longueur. Si vous envoyez une note de suivi après une réunion du conseil d'administration de deux heures ou une séance de stratégie approfondie, la situation sera légèrement différente. La même chose vaut pour votre ton.
«Vous voulez toujours être poli, même s'il s'agit d'un courriel rapide que vous envoyez», déclare Yurovsky. "Vous souhaitez également écrire non seulement sur le ton de l'organisation, mais sur celui de la réunion elle-même." En résumé, ne résumez pas une réunion informelle avec vos coéquipiers avec un ton trop formel et n'envoyez pas de récapitulation à cadres qui sonne comme si vous parliez à vos amis à l’heure de l'apéro.
Comme le dit Yurovsky, "connaître votre public fait toute la différence."
Existe-t-il un modèle que je peux utiliser?
Tout sonne bien jusqu'à présent? Cool, maintenant vous êtes probablement prêt à y arriver. Voici un modèle que vous pouvez utiliser en partie ou en totalité, en fonction de la situation.
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Qu'en est-il d'un exemple?
Voici à quoi cela pourrait ressembler dans la pratique:
- Nous avons besoin de clarté et d’une formation supplémentaire sur la vente du nouveau produit pour réussir au troisième trimestre, ainsi que sur de nouveaux matériels annexes à usage interne et externe.
- Comme le partage des tactiques lors de cette réunion vous a semblé très utile, nous allons mettre à l’essai des regroupements bimensuels pour transmettre plus souvent des astuces et des conseils.
- Préparer et animer une séance d'entraînement - Jackie se terminera d'ici le 20 juin
- Créez une feuille pour usage interne - Rob complétera avant le 25 juin
- Mettre à jour le matériel de présentation pour usage externe - Jorge finira le 30 juin
- Mise en place de regroupements récurrents - Quinn se terminera le 1er juillet
