Il y a quelques années, je suis entré dans un poste de direction où, pour la première fois, j'étais responsable de la supervision d'une équipe de six personnes. Avec mon MBA en main et une analyse approfondie de mon type Myers-Briggs, je pensais que ce serait un jeu d'enfant de gérer et de motiver les personnes avec lesquelles je travaillais.
Mais, bien que ces outils se soient avérés utiles, ils ne m'ont pas totalement préparé à l'un des aspects les plus difficiles de la gestion: donner des évaluations de performance annuelles. Il s'avère que les gestionnaires les redoutent autant que les employés! Pourtant, malgré notre aversion naturelle, les critiques constituent une partie inévitable (et importante) du travail et une partie essentielle de la croissance de votre équipe. Donc, si vous souhaitez devenir un manager de superstar, il est temps de devenir aussi bon que possible en matière de critiques.
Dans cet esprit, voici comment commencer.
Les bases
Vous pourriez être tenté de rassembler les commentaires de vos employés la semaine dernière avant un examen, mais vous savez probablement déjà que vous ne devriez pas. Vous devriez considérer le processus comme une activité d'une année et y réfléchir longtemps à l'avance. La planification vous aidera à fournir des commentaires plus complets et, lorsque la saison de révision s'annonce, il n'y aura pas de surprises pour vous ou vos employés - et c'est ce que vous devriez vous efforcer d'obtenir.
Commencez par identifier le meilleur moment de l'année pour mener vos examens. Déterminez si votre organisation a un calendrier ou un processus préféré (comme la plupart des grandes entreprises) et déterminez quand votre processus de budgétisation a lieu ou lorsque vous avez la possibilité de distribuer des bonus. Si vous avez la flexibilité, vous voulez éviter les saisons de travail à volume élevé, car le processus de préparation et de retour d’informations peut être exigeant et intense, et personne ne veut faire d’examen pendant une saison occupée.
Ensuite, établissez votre calendrier annuel en conséquence et communiquez le calendrier à vos employés. Rien sur une révision - du contenu au timing - ne devrait jamais surprendre.
Maintenant, par souci de facilité, supposons que votre saison de relecture aura lieu à la fin de l'année, en décembre. Voici à quoi devrait ressembler votre horaire annuel:
Janvier (début d'année)
Fixer des objectifs et des attentes
En début d'année, organisez une réunion avec vos employés pour partager vos objectifs annuels et vos attentes vis-à-vis de l'équipe. Ensuite, rencontrez-les individuellement pour définir leurs propres objectifs de performance. Cela garantit non seulement que tout le monde comprend ses attentes pour l'année en cours, il vous donne également un aperçu clair à suivre chaque fois que vous discutez de la performance au cours des prochains mois.
Le meilleur moyen de définir des objectifs consiste à utiliser le cadre SMART (spécifique, modulable, adaptable, orienté vers les résultats, lié au temps). (Vous devez vous familiariser avec les bases ici.) Et rappelez-vous que, même si les objectifs doivent être spécifiques au rôle de chaque personne, ils doivent également être clairement alignés sur les objectifs de l'organisation afin que les employés puissent voir comment leur performance affecte l'ensemble de l'équipe.
Après les réunions, tapez les objectifs de l'entreprise et ceux de chaque employé, puis insérez-les dans un courrier électronique. Vos employés apprécieront de savoir qu'ils travaillent à partir du même exemplaire que vous et qu'ils auront une feuille de route claire à suivre tout au long de l'année.
Mars, juin et septembre (tous les 3 mois ou tous les mois)
Tenir des réunions tactiles
Les gestionnaires paniquent souvent pour résumer et commenter le rendement des personnes lors des examens, mais la vérité est que rien de ce que vous couvrez lors de cette réunion annuelle ne doit contenir de nouvelles informations. Vous devriez plutôt suivre les objectifs de vos employés et leur faire part de leurs commentaires tout au long de l'année. Que vous préfériez des enregistrements mensuels ou trimestriels, planifiez ces réunions au début de l’année afin qu’elles ne soient pas reléguées au second plan.
Avant chaque réunion, préparez un bref ordre du jour. Vous devez examiner les objectifs annuels de l'employé, discuter des attentes que vous avez définies et répondre à toutes vos questions ou tâches supplémentaires. S'il y a des mesures trimestrielles ou des mises à jour de projet à long terme à examiner, le moment est venu de le faire.
Vous voudrez également consacrer du temps à donner à chaque personne un retour d'information informel sur sa performance, notamment en faisant l'éloge voulu et en abordant les problèmes en cours ou potentiels. (Oui, c’est la partie difficile.) Une chose que j’ai trouvée utile est de formuler les commentaires en termes de comportements que quelqu'un devrait commencer , s'arrêter ou continuer : Vous voudriez peut-être qu'un employé commence à vous envoyer des courriels à d’autres gestionnaires, arrêtez de prendre de longues pauses-repas ou continuez à présenter vos projets avant la date limite. Faites-en aussi une conversation et demandez à chaque employé de partager ses propres pensées et questions.
Après chacune de ces réunions, prenez des notes pour vous-même sur ce dont vous avez discuté. Faites-moi confiance - lorsque la fin de l'année s'annonce, vous serez heureux de disposer de ces notes pour vous aider à résumer l'année et à vous rappeler de ce dont vous aviez discuté avec des personnes au cours des deux premiers trimestres.
Octobre / novembre (deux mois avant l'examen)
Demandez à vos employés de préparer
Quelques mois avant les examens, programmez les dates des réunions officielles avec chaque membre de l'équipe. À ce stade, vous devriez également leur demander de commencer à rassembler une compilation de leurs résultats annuels. Commencez par les formulaires officiels que votre entreprise souhaite utiliser ou créez-en un, en demandant à chaque employé de résumer ses responsabilités principales, le projet en cours et un récapitulatif des objectifs et des réalisations.
Il peut également être utile que chaque employé remplisse une auto-évaluation écrite. Cela aide non seulement les employés à sentir qu'ils ont leur mot à dire dans le processus, mais les incite également à examiner honnêtement leur propre comportement au travail, ce qui est utile lorsqu'ils parlent de leur performance. Les meilleures auto-évaluations incluent 6 à 10 questions ouvertes, telles que: Quelles sont les réalisations dont vous êtes le plus fier cette année? Où avez-vous été en deçà des attentes et des objectifs de l'équipe ou de vous-même? Quels sont vos domaines de croissance et comment les abordez-vous? Y a-t-il des choses que votre responsable peut faire pour continuer à soutenir vos progrès et votre succès?
Novembre (six semaines avant l'examen)
Préparez-vous en tant que gestionnaire
En attendant, vous devez passer des mois avant que les avis ne soient compilés par vos propres notes et résultats pour chaque employé. Commencez à rassembler à la fois des mesures quantitatives du rendement des employés, telles que des rapports sur les ventes, des enregistrements d'appels et des rapports sur les délais, ainsi que des mesures qualitatives, qui peuvent inclure des commentaires de clients et des observations personnelles. Extrayez également les notes que vous avez prises au cours de l'année lors de vos réunions de contact.
La révision à 360 degrés, qui repose sur une auto-évaluation des employés et des évaluations par les pairs, ainsi que sur les commentaires des supérieurs et des subordonnés est un outil courant. Vous pouvez trouver une version très simple sur HowsMyWork.com ou une version plus complète sur Inc.com. N'hésitez pas à adapter ces modèles pour répondre à vos propres besoins.
Pendant que vous examinez les résultats, posez-vous les questions suivantes: Cette personne répond-elle à ses objectifs, à vos attentes et aux indicateurs de succès de l'entreprise? Sinon, pourquoi pouvez-vous changer cela? Si oui, y a-t-il des récompenses, des remerciements ou des projets plus importants que vous pouvez affecter pour renforcer vos interprètes vedettes? C'est là que les bonus entrent en jeu!
Décembre (1 mois avant la révision)
Préparez votre documentation
Une fois que vous avez effectué toutes vos recherches, il est temps de compiler l'auto-évaluation de chaque employé, tous les commentaires externes et toutes les données pertinentes. Utilisez ces informations pour préparer des formulaires d'évaluation, des lettres écrites expliquant vos commentaires et des points de discussion pour votre visage. discussion en face.
D'abord, déterminez le format ou la structure que vous souhaitez utiliser. Vous avez une certaine flexibilité ici, mais choisissez une structure qui soit à la fois complète et qui aidera votre employé à suivre. Vous pouvez, par exemple, structurer la révision autour des objectifs que vous définissez ensemble, en les discutant un à la fois, ou autour des principaux projets de l'employé, en procédant projet par projet et en discutant d'objectifs pertinents au fur et à mesure.
Ensuite, quel que soit le format que vous choisissez, vous voudrez identifier les deux domaines d’affirmation et d’encouragement ainsi que tous les domaines de préoccupation (ou les domaines dans lesquels un employé peut continuer à se développer). Pour chaque catégorie, choisissez 2 à 3 domaines principaux sur lesquels vous concentrer, afin que votre conversation se sente approfondie et concentrée. Développez des points de discussion qui sont pris en charge par les données que vous avez collectées, puis, pour chaque point, incluez un résumé de vos attentes futures et les mesures à prendre liées à cet objectif. (Les employés - en particulier les employés très performants - détestent, à la suite d’une revue, avoir l’impression de n’avoir rien obtenu, ou de ne pas savoir quoi faire ensuite. Ainsi, même dans les domaines où une personne va bien, vous devriez penser sur les prochaines étapes et les objectifs futurs ou «ambitieux».)
Avec toutes ces ressources en main, vous serez prêt à avoir une conversation enrichissante avec chaque membre de votre équipe.
Fin décembre
Tenir la réunion d'examen en personne
Maintenant, il est temps de s'asseoir avec vos employés pour la revue officielle. C'est la partie la plus difficile du processus, mais c'est aussi la plus importante. Alors restez à l’écoute pour la prochaine partie de notre série, où vous apprendrez comment procéder à un examen, y compris un aperçu de la gestion des différents types de personnalité et de la sollicitation efficace de commentaires.
