Que vous essayiez d'impressionner votre nouveau patron ou que vous recherchiez une promotion, il peut être difficile de dire non à davantage de travail. Après tout, vous voulez que tout le monde voie votre attitude de travailleur acharné, de défi, de prêt-à-tout. Malheureusement, chaque nouveau projet que vous acceptez de réaliser s'accompagne d'une échéance imminente - et avant même de vous en rendre compte, vous pouvez à peine garder la tête hors de l'eau.
Lorsque vous sentez que les projets commencent à glisser entre les mailles du filet ou que vous ne pouvez tout simplement pas donner le meilleur de vous-même parce que vous êtes trop éparpillés, prenez le temps de corriger la situation avant que votre liste de tâches ne vous tente le mieux. Voici quelques moyens de gérer une charge de travail accablante et de vous remettre sur la bonne voie.
1. Créer un horaire
Conservez un calendrier principal de toutes vos échéances finales en configurant un calendrier sur iCal ou Google Agenda ou en utilisant un agenda agréable (j'adore la configuration des carnets de notes hebdomadaires de Moleskine). Tout voir au même endroit peut vous aider à hiérarchiser votre temps, car vous saurez exactement ce qui va se passer, des jours et des semaines à l’avance.
Mais ne vous arrêtez pas là. L'astuce pour organiser votre temps est de diviser vos projets en mini-objectifs plus faciles à atteindre. Des objectifs modestes et réalisables vous aideront à mener à bien des projets difficiles et à rester sur la bonne voie.
Par exemple, pour planifier un événement de travail important, vous devez coordonner un certain nombre de groupes, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur du bureau. Au lieu de fixer un grand délai à la date de l'événement, programmez-le en petites tâches au cours des semaines précédant l'événement, par exemple, assurez-vous que votre traiteur dispose de votre menu, définissez correctement le nombre de participants, puis corrigez et imprimez les documents. La réalisation de ces mini-objectifs en cours de route garantira que rien ne soit laissé à la dernière minute.
2. Restez alerte
La configuration de votre emploi du temps principal n’est que la moitié de la bataille; l’autre moitié l’utilise réellement. Si vous n'avez pas l'habitude de consulter votre calendrier quotidiennement, vous aurez peut-être besoin d'un petit coup de pouce dans la bonne direction. Si vous avez défini des délais, fixez également des alertes. Une fenêtre contextuelle sur votre ordinateur ou votre téléphone peut vous rappeler rapidement ce qui vous attend (consultez des applications telles que 2Do, Wunderlist et Todoist) ou, si vous utilisez un planificateur papier, configurer des alertes visuelles avec Post-Its pour vous le rappeler. de ce qui se passe pendant la semaine à venir.
Ces alertes peuvent inclure des points de contrôle pour des échéances serrées (par exemple, à mi-chemin de la date d'échéance de votre projet, vous pouvez définir une alarme pour demander à votre superviseur de réviser l'ébauche de votre rapport) ou simplement des rappels quotidiens généraux. (Par exemple, paramétrez des alertes pour les lundis et mercredis, afin de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie avant de manquer de temps à la fin de la semaine de travail).
3. Organiser
Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets en même temps, votre boîte de réception peut rapidement exploser en un gâchis d’informations écrasant. Et même si vous ne pouvez pas arrêter le flux des courriels qui arrivent, vous pouvez au moins garder vos tâches organisées et séparées.
Essayez d’ajouter des dossiers et des codes de couleur à votre boîte de réception pour vous aider à trouver des informations importantes lorsque vous en avez besoin. Par exemple, créez un dossier distinct pour chaque tâche spécifique sur laquelle vous travaillez, ce qui vous permettra de rechercher facilement les conversations ou les fichiers dont vous avez besoin.
Pour aller plus loin, vous pouvez même configurer une règle dans Outlook pour envoyer des courriers électroniques à partir de certaines adresses ou avec certaines phrases figurant dans la ligne d'objet dans les dossiers que vous avez créés. Gmail fait la même chose si vous configurez un filtre. Quelle que soit la méthode choisie, vous pouvez pré-trier votre boîte de réception afin que vous n'ayez pas à perdre un temps précieux à passer au crible!
4. Obtenez peu de choses sur le chemin
Êtes-vous responsable des rapports répétitifs ou des feuilles de calcul qui doivent être envoyés toutes les semaines ou tous les mois? Pour économiser votre temps et votre énergie (et libérer un espace précieux dans votre liste de tâches déjà encombrée), créez un modèle pour chaque rapport, au lieu de recommencer à zéro à chaque fois.
Recevez-vous en permanence des emails posant des questions similaires? Créez des réponses prédéfinies dans Gmail ou conservez une documentation Word sur votre bureau contenant des réponses aux problèmes courants (par exemple, comment utiliser votre site FTP, qui contacter pour obtenir un service clientèle ou les dates des prochains salons). Avoir quelque chose que vous pouvez facilement couper et coller rendra le temps de réponse du courrier électronique de routine.
Faire les petites tâches tôt et les rationaliser au maximum vous laisse plus d’espace pour travailler sur des projets complexes.
5. Restez à jour
Réservez quelques minutes avant votre départ le soir pour revoir votre emploi du temps et le mettre à jour avec vos progrès quotidiens (le simple fait de le faire hebdomadairement est d'une grande aide!). N'a pas tout à fait terminé une tâche? Déplacez-le au jour suivant ou au bloc d'heure suivant que vous avez programmé pour ce projet particulier. Il est également utile d’avoir du temps libre programmé chaque jour (ou même une fois par semaine), ce qui vous permettra d’être plus flexible si vous ne remplissez pas un mini-objectif et devez réorganiser votre emploi du temps.
Garder un œil sur ce que vous faites chaque jour peut non seulement vous aider à ne pas vous sentir dépassé, mais également à évaluer le temps dont vous avez réellement besoin pour un projet ou une tâche donnée. Et sachant cela, vous identifierez exactement ce que vous pouvez faire dans le futur!
6. Parlez de partage
Si vous commencez à vous rendre compte que certains de vos mini-objectifs ne sont pas atteints faute de temps, d’autres projets prioritaires ou parce que de nouvelles responsabilités continuent de vous échouer, il est peut-être temps de parler à votre superviseur de redistribuer une partie de votre travail.
C’est une autre raison pour laquelle il est crucial d’avoir un calendrier détaillé de vos projets par jour et par semaine: si vous avez une idée précise de ce qui doit être fait et dans quel délai, votre chef peut facilement voir ce qui est dans votre assiette. Ensuite, ensemble, vous pouvez déterminer ce qui est le plus important pour rester sur votre liste de tâches à faire immédiatement et ce qui peut être repoussé ou délégué à quelqu'un d'autre.
Oui, il peut être difficile de laisser aller, mais il est toujours plus important de partager la charge de travail avec le reste de votre équipe et de fixer vos délais que d'essayer de prouver que vous pouvez gérer tout cela sans le savoir.
Enfin, lorsque vous commencez à sentir que vous le perdez, prenez une grande respiration. Rappelez-vous, le contrôle consiste à rester organisé et à être honnête avec ce que vous pouvez gérer.
