Nous savons tous que le travail implique, eh bien, le travail. Même si vous aimez votre travail, ce ne sera pas toujours facile et amusant.
Mais parfois, nous voulons que nos emplois soient un peu (ou beaucoup) plus faciles. Nous voulons que notre travail soit fait plus rapidement, pour ne pas nous sentir débordés ni dépassés, et avoir plus de temps pour les choses que nous aimons vraiment.
La bonne nouvelle est qu'il existe des moyens de le faire (sans être totalement fainéant). Découvrez ci-dessous nos conseils et astuces préférés pour être plus productif, supprimer des tâches inutiles de votre liste de tâches et, dans l’ensemble, rendre votre travail plus agréable.
1. Ne comptez pas trop en faire
Voici un secret pour vous: la plupart des listes de tâches à faire sont bien trop longues, ce qui conduit au surmenage et au stress lorsque tout ne se fait pas. Supposez plutôt que vous ne pouvez obtenir qu’une seule chose importante, trois choses moyennes et cinq petites choses faites par jour (moins si vous avez beaucoup de réunions). Nous avons créé un modèle pour vous aider à planifier une liste de tâches plus raisonnable.
2. Concentrez-vous sur les tâches les plus rémunératrices
Concentrez la majeure partie de votre énergie sur les tâches qui vont générer les meilleurs résultats. Vous aurez l'air de faire beaucoup plus, mais secrètement avec moins d'effort. C'est ce que l'on appelle souvent le fruit à portée de main: les récompenses que vous pouvez obtenir avec le moins d'effort possible.
3. Travailler dans les sprints
On a dit à maintes reprises que le secret pour faire plus de travail en moins de temps est de travailler en rafale, avec des pauses entre les deux. Les intervalles que vous choisirez dépendront de votre travail et de vos préférences, mais quelle que soit votre choix, définissez une minuterie, faites de votre mieux pour rester concentré sur cette période, puis relevez-vous et faites une pause entre les deux. Vous vous sentirez plus énergique pendant vos séances de travail et, au final, vous serez beaucoup plus efficace.
4. Donnez un thème à chaque jour
Est-ce que les distractions vous empêchent de vous concentrer sur les choses réellement importantes? Utilisez Jack Dorsey - le co-fondateur de Twitter ainsi que le PDG de Square's - en secret et essayez de donner à chaque jour un thème. De cette façon, lorsque des distractions surviennent, vous savez que vous devez les repousser à un autre jour ou, s'il le faut, les traiter rapidement et les remettre sur les rails.
5. Commencez par la tâche la plus difficile
En comparant la chose la plus difficile dans votre assiette le matin, le reste de la journée sera plus facile en comparaison. De plus, vous ne gaspillerez pas d'énergie mentale toute la journée en pensant à cette tâche difficile que vous devez faire.
6. Suivez votre énergie
Tout le monde a certains moments de la journée où ils sont plus ou moins productifs. Si vous planifiez de gros projets pendant vos périodes de panne d’énergie, votre travail sera beaucoup plus dur pour vous-même. Au lieu de cela, essayez de définir votre journée idéale en fonction de votre niveau d'énergie.
7. Ne vous battez pas quand vous vous sentez inutile
L’une des choses les plus difficiles à faire au travail est probablement de vous forcer à travailler dur lorsque vous ne vous sentez pas à la hauteur de vos attentes. Donc, à moins que vous n'ayez une échéance imminente et que vous ne puissiez absolument pas le faire, différez cette tâche et faites quelque chose de plus adapté à votre capacité mentale. La scénariste Katie Douthwaite estime que le moment est propice pour éliminer ces tâches ennuyeuses et monotones.
8. Utilisez des modèles quand vous le pouvez
Pourquoi réinventer la roue chaque fois que vous devez faire quelque chose? Avez-vous un email que vous devez écrire souvent? Utilisez un modèle. Besoin de créer une présentation? Utilisez un modèle. Vous modifiez votre CV? Utilisez un modèle. Vous obtenez la photo.
9. Configurer les réponses prédéfinies
Mieux encore, si vous utilisez Gmail, configurez ces modèles comme des réponses prédéfinies afin que vous n'ayez même pas à quitter votre boîte de réception pour les déposer et les envoyer.
10. Configurer le texte automatique
Si vous répondez souvent aux messages en déplacement à partir de votre téléphone, simplifiez-vous la tâche en configurant le texte automatique. Par exemple, la «hauteur» peut s’étendre pour remplir votre hauteur d’ascenseur, ce qui signifie que vous n’aurez pas à taper le texte entier à chaque fois sur votre petit clavier. Lisez ici pour plus d'informations sur la configuration.
11. Ou ne tapez pas du tout
Vous pouvez également utiliser la fonction conversation en texte de votre téléphone pour répondre plus facilement et rapidement aux messages. Alex Cavoulacos, expert en productivité, explique ici comment l’utiliser à son avantage.
12. raccourcir vos e-mails
Nous allons faire une folle idée que répondre aux courriels prend beaucoup de votre temps et de votre énergie. Et si vous vous simplifiiez la tâche en fixant une limite à la durée de chaque réponse? Évidemment, certains messages doivent nécessairement être plus longs que d'autres, mais défiez-vous de les garder moins de cinq phrases (ou même moins!) Aussi souvent que possible.
13. Juste avoir une conversation
De longues chaînes de messagerie vous ont déprécié? Quand une conversation commence à devenir trop compliquée, demandez-vous s'il serait plus facile de simplement téléphoner ou d'organiser une réunion pour en parler. Parfois, une conversation de 10 minutes peut éliminer des heures de courrier électronique.
14. Éliminer les courriels de suivi
Rien ne rend plus difficile de répondre aux courriels que votre boîte de réception se remplissant constamment de courriels de suivi de personnes auxquelles vous n'avez pas encore eu la chance de répondre. Installez donc un répondeur automatique qui permet aux gens de savoir que vous avez reçu le message et d’y répondre à temps, espérant ainsi dissuader les castors impatients de vous renvoyer en permanence par courrier électronique. Vous pouvez même inclure des réponses aux questions fréquemment posées pour aider éventuellement le messager à s’aider (et vous éviter de répondre du tout).
15. Utiliser la stratégie OHIO
Combien de fois ouvrez-vous un email, lisez-le, puis laissez-le dans votre boîte de réception pour le traiter plus tard? Ne fais pas ça! En fait, cela prend plus de temps et d'énergie pour le traiter plusieurs fois. Suivez plutôt la stratégie OHIO (manipulez-la une seule fois) et résolvez-la immédiatement, que ce soit en la supprimant, en y répondant, en la transmettant à la bonne personne, ou en analysant les messages volumineux nécessitant plus de temps, tâches à mettre sur votre liste de tâches.
16. Débarrassez-vous autant de décisions que possible
La fatigue de la décision est réelle - et cela pourrait rendre vos journées plus difficiles. Pour éviter que cela n'affecte votre travail, éliminez autant de décisions que possible. Cela peut vouloir dire porter un uniforme de travail et ne pas avoir à choisir une tenue tous les jours, à ne pas emporter la même chose pendant une semaine, ou à organiser une réunion permanente avec votre patron pour ne pas être obligé de demander pour un. Peu importe ce qu'il faut pour mettre beaucoup de vos décisions en pilote automatique.
17. Arrêtez le multitâche
Cette habitude peut vous donner l' impression que vous faites plus, mais elle vous ralentit et rend votre travail plus dur qu'il ne le devrait. Alors, faites de votre mieux pour vous concentrer sur une tâche jusqu'à la fin, puis passez à la chose suivante. Vous constaterez que votre esprit est clair et que votre travail est meilleur (et plus facile).
18. Laissez-vous un cliffhanger
Parfois, la partie la plus difficile du travail consiste à commencer quelque chose. Alors, facilitez-vous la tâche en vous laissant un cliffhanger. Cela signifie que si vous traînez des pieds pour démarrer un projet, commencez simplement, faites-en un peu (même si ce n'est pas votre meilleur travail), puis laissez-le inachevé pour revenir au lendemain. Il sera beaucoup plus facile d’y aller une fois que vous aurez déjà un endroit où vous lancer.
19. Supprimer quelque chose de votre liste de choses à faire
Examinez sérieusement chaque élément de votre liste de tâches pour voir s'il y a quelque chose qui n'est pas important. Cela s’applique particulièrement aux choses qui ne cessent d’être reléguées au second plan. Cela vaut la peine de vous demander: «Si j'ai reporté cela autant, est-ce vraiment nécessaire?
20. Dites «non» à quelque chose
En plus de retirer quelque chose de votre assiette, pensez à dire «non» un peu plus souvent aux nouvelles demandes. Évidemment, vous ne pouvez pas faire cela tout le temps pour simplement vous retirer du travail, mais si vous vous sentez dépassé ou si vous recevez une demande pour quelque chose qui ne concerne pas le travail (comme faire une entrevue d'information avec le fils d'un ami), allez-y. et dites «non». Voici quelques suggestions sur la façon de le dire gentiment à votre patron et à vos amis.
21. Interroger constamment les réunions
Au cas où vous ne l'auriez pas entendu, les réunions peuvent facilement devenir une énorme perte de temps. Chaque fois que vous planifiez une réunion, même récurrente, vous devez vraiment vous demander si cela doit se produire, si vous avez trop de temps pour le faire ou si vous devez y assister. Si vous pensez que la réponse à l'une de ces questions est «non», envisagez de vous adapter (ou de parler à votre patron pour vous assurer que vous utilisez votre temps de la manière la plus efficace possible).
22. Ayez une liste de choses à faire
Pour vous aider à ne plus dire «non» et à réduire la fatigue de la décision, commencez une liste de «choses à ne pas faire» - une liste de choses que vous ne devriez jamais perdre votre temps à faire. Découvrez ces idées pour vous aider à démarrer.
23. Déléguer une partie de votre travail
Y a-t-il une tâche que vous accomplissez que vous craignez vraiment, ou que vous estimez ne plus faire partie de votre description de travail? Demandez-vous si cela vaudrait la peine de le déléguer à un employé moins expérimenté ou, si vous êtes vraiment en train de vous noyer, s'il est temps de faire venir un stagiaire ou de créer un nouveau rapport direct. Voici quelques lignes directrices pour savoir quand la délégation est la bonne voie à suivre.
24. Ou bien faites-le faire appel à Crowdsource!
L’écrivain Jennifer Dziura suggère de recourir au crowdsourcing pour «faire moins de travail pour soi-même, tout en rendant les clients et les utilisateurs plus heureux». Il s’agit essentiellement de travailler avec le client ou l’utilisateur pour faire des propositions, des présentations, etc. Pour en savoir plus sur la manière dont cela peut se jouer dans votre vie professionnelle quotidienne, consultez son article.
25. faire un échange de travail
Vous avez une tâche que vous redoutez ou vous ne savez vraiment pas comment vous en occuper? Demandez à une collègue de votre département si elle veut échanger! En gros, vous envoyez l'une de vos tâches les moins préférées, et elle vous envoie l'une des siennes. Vous n'aurez pas à vous traîner à travers quelque chose que vous redoutez, mais le travail sera fait - potentiellement même meilleur que vous ne l'auriez fait vous-même; Une personne qui n'a pas aggravé son travail pourrait rapidement voir quelque chose que vous ne pouviez pas.
26. Évitez le perfectionnisme (sauf là où ça compte vraiment )
Faire pression sur vous-même pour que tout votre travail soit parfait ne fait pas que vous stresser, cela pourrait aussi vous ralentir et vous obliger à remettre à plus tard les choses finies parce que vous craignez qu'ils ne soient pas juste. Dans certains cas (gros rapport de fin d’année à votre patron, copie destinée au monde entier), ce type d’attention au détail est essentiel. Mais dans d’autres (envoyer un e-mail à votre collègue, obtenir un premier brouillon d’une présentation à votre équipe), se concentrer sur le perfectionnisme vous rend la vie plus dure qu’elle ne devrait être.
27. Rechercher des moyens de rationaliser les processus
Existe-t-il une tâche qui vous prend toujours pour toujours? Vous pensez que quelque chose est bien plus difficile qu’il ne le devrait ou quelque chose qui prend trop de votre temps? Plutôt que de simplement le parcourir à maintes reprises, voyez s'il existe des moyens de rationaliser ces processus. Peut-être que c'est parler à d'autres entreprises pour voir si elles ont trouvé un moyen plus facile. C'est peut-être une coordination avec les autres ministères pour voir s'ils peuvent vous aider à économiser du temps ou des efforts. (Par exemple, l'équipe d'ingénierie peut-elle vous construire rapidement quelque chose qui pourrait vous faire gagner beaucoup de temps?)
28. Embaucher un assistant virtuel pour les petites choses
Nous avons tous ces tâches subalternes qui nous prennent des heures à compléter mais qui pourraient facilement être réalisées par quelqu'un d'autre. Si vous n'avez personne dans l'entreprise pour le déléguer, envisagez de faire appel à un assistant virtuel pour vous aider. Ils peuvent faire n'importe quoi, de la planification de leurs voyages à la vérification de leurs rapports, en passant par le travail de conception fastidieux de leur prochaine présentation - pratiquement tout ce que vous craignez de commencer et que vous n’aurez pas à faire vous-même. Consultez les conseils de l'expert en efficacité, Marissa Brassfield, pour savoir si quelque chose vaut la peine d'être externalisé.
29. Obtenez tout organisé super
Vos fichiers. Vos dossiers informatiques. Le dessus de votre bureau. Votre boîte de réception. Prenez le temps maintenant de vous organiser afin que trouver les choses dont vous avez besoin ne soit jamais un obstacle pour vous lancer dans une tâche. Et hé, tout peut être fait en 30 minutes seulement!
30. Ne laissez pas vos collègues vous interrompre
Vos collègues pensent probablement bien, mais leur flot constant de mises à jour sur la messagerie instantanée, de questions rapides sur le dernier projet ou de bavardages au sujet de leurs week-ends peuvent sérieusement gâcher votre flux de focus, rendant plus difficile la réalisation de tâches difficiles. . Configurez des systèmes qui avertissent vos collègues lorsque vous vous trouvez dans la zone, qu'il s'agisse d'un message à ne pas déranger sur votre conversation ou de casques énormes indiquant que vous ne devez pas vous déranger, et communiquez-les clairement.
31. faire une sieste
Voyez si vous pouvez faire une sieste pendant votre crise d’après-midi. Même 20-30 minutes de fermeture peuvent vous donner plus d'énergie que le café, améliorer votre humeur, améliorer vos capacités d'analyse et d'apprentissage et éliminer le stress, ce qui rend le reste de la journée beaucoup plus agréable et plus agréable. Alors fermez votre porte, faufilez votre voiture ou faites tout ce qui est en votre pouvoir pour vous endormir un peu.
