Donner des commentaires aux employés ne doit pas nécessairement être l'expérience fastidieuse, longue, énergivore et émotionnellement inconfortable que les gestionnaires craignent. En fait, des études montrent qu’un plus grand nombre de réactions par petites doses est plus efficace pour tout le monde que les réunions d’enregistrement traditionnelles auxquelles tant de chefs manquent.
Maintenant, il est nécessaire de garder à l'esprit deux clés, ainsi que la pratique, lorsque vous formulez des critiques constructives. La meilleure rétroaction est brève et pertinente et inclut quelque chose que l'employé peut utiliser pour mieux faire son travail, maintenant.
Vous vous demandez comment être bref et utile? Rappelez-vous simplement cette formule en trois mots: Job-Extra-Ennuyant.
Emploi
Démarrez la session avec votre vision de la façon dont l’employé s’acquitte des tâches associées à sa description de travail. Touchez ce qu'ils sont censés faire, jour après jour. (Remarque: il s'agit de la seule partie du processus de retour d'information qui soit obligatoire. Les deux catégories suivantes sont facultatives, en fonction de ce qui est le plus pertinent.)
Supplémentaire
Cela représente un effort supplémentaire. Prenez note de toutes les choses spéciales qu’ils ont accomplies au-delà de leurs responsabilités professionnelles quotidiennes (en supposant que cela s’applique).
Ennuyeux
Au besoin, finissez par noter les comportements gênants ou problématiques associés à leur travail que vous avez remarqués. Bien sûr, vous n'allez pas utiliser le mot «ennuyeux».
Voici un exemple pour vous montrer cette formule en action.
Megan était chef d'équipe au sein d'une équipe de vente et de service. Son travail l'obligeait à accomplir les mêmes tâches que tout le monde, tout en gérant leurs horaires, en veillant sur leur qualité et leur efficacité et en examinant l'achèvement quotidien des tâches du groupe. Lors de leur enregistrement hebdomadaire, le chef de Megan a commencé par «les commentaires sur son travail», en disant:
«Megan, je peux dire que votre équipe se débrouille bien en travaillant ensemble et en examinant leurs rapports quotidiens. Une partie importante de votre travail consiste à examiner et à signer les rapports quotidiens. J'admire à quel point votre groupe se porte bien, mais ces rapports ne sont pas facultatifs, nous devons les examiner et les signer, même lorsque les choses vont bien. ”
Par l’intermédiaire d’un autre responsable de la société, la chef de Megan a appris qu’elle était restée en retard pour aider un collègue chef d’équipe qui avait du mal à établir un bon calendrier. Elle a utilisé cela comme son "feedback supplémentaire:"
«J'ai découvert que vous aidiez Bill à régler le programme de son équipe. C'est génial! Ce type de travail va au-delà de votre description de travail et contribue à nous rendre tous meilleurs. Je vous remercie!"
Dans la catégorie «agaçante», le chef de Megan l'avait remarquée en train d'utiliser son téléphone lors de réunions, même s'il existait une règle bien connue mais non écrite l'interdisant.
«J'ai remarqué que vous utilisiez votre téléphone plus d'une fois lors de réunions. Est-ce parce que quelque chose d’urgence s’est passé ou si vous êtes multitâche parce que la partie de la réunion qui vous concerne est terminée? Tu sais que nous ne sommes pas censés le faire, alors je suis curieux de savoir ce qui se passe.
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Mais, vous n'êtes pas obligé de le faire.
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En utilisant la formule «Job-Extra-Ennoying», le patron de Megan lui a fait part de ses commentaires en huit phrases seulement. Ils peuvent maintenant passer le reste de leur temps à expliquer comment aider Megan à apporter des améliorations dans les domaines mentionnés. (Pour réitérer, la partie «travail» de la discussion peut être le seul élément à discuter, le reste peut ne pas s'appliquer à chaque session de feedback.)
Si vous ne savez même pas comment commencer à distiller vos idées dans une session de retour réussie - et brève -, voici un processus simple en cinq étapes qui facilitera la tâche.
Les gestionnaires les plus efficaces identifient régulièrement les domaines à améliorer pour que leurs employés puissent se développer. Ne laissez pas les contraintes de temps vous retenir! Aussi difficile que cela puisse paraître, il est tout à fait possible d'avoir de très bonnes discussions en retour avec les employés dans un délai de cinq à dix minutes.
Essayez-le et je suis sûr que vous verrez une différence!
