Si vous débutez dans la gestion, il est probablement prudent de dire que vous avez eu du mal à déléguer. Puisque les performances de votre équipe se reflètent directement sur vous, vous devez vous assurer de tout gérer vous-même, n'est-ce pas?
Je suppose que vous n'avez pas ce genre de temps. De plus, cette équipe de personnes que vous dirigez? Eh bien, vous les avez pour une raison.
Je sais, je sais, il est difficile d'abandonner le contrôle. Mais en déléguant des tâches à ceux qui vous entourent, vous pouvez les aider à être plus productifs, leur fournir des opportunités de croissance et leur permettre de faire partie intégrante des réalisations de votre entreprise - tout cela fait partie de votre travail en tant que manager. De plus, en prime, vous gagnerez du temps pour devenir le patron.
Si vous êtes un maniaque du contrôle, il est temps de prendre du recul et d'obtenir certaines de ces tâches fastidieuses de votre assiette. Voici comment vous préparer pour une délégation réussie.
Mettez vos excuses au repos
Si vous hésitez à déléguer parce que vous ne pensez pas que quelqu'un d'autre peut faire la tâche «correctement», vous n'avez pas fait votre travail de patron. Une partie de votre description de poste consiste à enseigner, guider et former vos employés, afin qu’ils acquièrent les compétences nécessaires pour accomplir vos tâches aussi bien (ou mieux que vous).
Ou alors, vous craignez peut-être que le fait de passer outre à de nombreuses tâches rende votre position non pertinente - que êtes-vous censé faire avec une liste de tâches vide?
Ne vous inquiétez pas pour cette situation non plus. Il est essentiel que vous disposiez de suffisamment de temps pour orienter les projets de votre équipe, contribuer à la réalisation d'objectifs plus ambitieux, recruter les bonnes personnes et assurer le bon déroulement des processus. De plus, lorsque vous aurez du temps libre, vous pourrez le dépenser en coaching individuel avec les membres de votre équipe, ce qui rendra tout le monde plus efficace à long terme. N'oubliez pas que même si vous ne complétez pas vous-même des tâches et des projets, vous êtes essentiel au résultat final.
Choisissez la bonne personne pour le travail
Telle est la règle n ° 1 en matière de délégation: Attribuez des tâches en fonction des meilleures compétences de chacun ou, le cas échéant, en fonction des compétences que les personnes essaient de développer. Par exemple, si vous déléguez des décisions relatives à une conférence, choisissez une personne responsable de la logistique et des relations avec les fournisseurs, ou affectez-la à la personne qui a demandé à pouvoir jouer un rôle plus important dans la planification d'événements.
Il est également important de prendre en compte la charge de travail actuelle de vos employés. Peut-être que quelqu'un n'a pas eu beaucoup de travail depuis longtemps et qu'il n'a pas semblé être totalement engagé. Le fait de lui confier le prochain projet important occupera son temps avec un travail significatif et lui donnera une chance de briller, ce qui peut donner un coup de fouet à la productivité. D'un autre côté, si une personne est surchargée de projets, elle ne fera pas son meilleur travail, peu importe sa qualité.
Lorsque l'employé que vous choisissez a les compétences (et le temps) pour la tâche déléguée, il a plus de chances de réussir - et vous serez beaucoup plus confiant pour la laisser prendre le relais.
Montrez-leur la grande image
Avant de commencer à distribuer des tâches, il est important de comprendre exactement ce que vous assignez. Cela ne veut pas dire que vous devez décider comment une tâche donnée sera accomplie (c'est ce que vous déléguez!), Mais vous devez répondre aux questions suivantes: Qu'est-ce que vous demandez précisément? Pourquoi cela doit-il être fait? Quel est le meilleur résultat? Quelle est la date limite pour le produit fini?
Ensuite, fournissez ces informations à la personne que vous avez sélectionnée. Les employés réussissent beaucoup mieux quand ils peuvent voir la situation dans son ensemble, car ils comprennent exactement comment leur rôle s'intégrera dans l'objectif global. À partir de là, ils peuvent décider de la façon dont ils s’attaqueront à la tâche afin de répondre pleinement à vos attentes (et à celles de l’entreprise).
Fournir juste assez de conseils
Une fois la tâche confiée, résistez à l’envie de microgérer. Je sais que c'est tentant, surtout lorsque vous remarquez quelque chose que vous feriez différemment, mais souvenez-vous: vous n'êtes pas celui qui le fait.
Il y a une ligne fine ici. Bien que vous deviez répondre aux questions et vous assurer que le travail est bien fait, vous ne devriez pas peser dans les petites choses (du moins pas encore), surtout si on ne vous le demande pas. Par exemple, si vous avez demandé à quelqu'un de rédiger un rapport, passez le voir et voyez comment il va. Si elle vous demande d'où vous tirez habituellement les chiffres des ventes, ce sont des informations que vous pouvez partager qui seront utiles car elles la dirigent dans la bonne direction. Mais ne vous penchez pas sur ses chiffres lorsque vous «passez à côté», ou commencez à discuter de la deuxième phrase du quatrième paragraphe de la troisième page.
En outre, une fois que vous avez délégué, il vous appartient de vous assurer que votre employé n'utilise pas vos conseils comme une béquille. Parfois, les employés sont nerveux à l'idée de prendre des décisions et vous contactent à chaque tour, mais rappelez-leur (et à vous-même) pourquoi vous leur avez confié les projets en premier lieu: Parce que vous saviez qu'ils feraient un excellent travail. Cela traduira votre confiance en votre équipe et ce sentiment de confiance renforcera leur motivation à réussir.
Suivi avec commentaires
En fin de compte, il est important de fournir des commentaires sur le produit fini de vos employés. Ont-ils écouté vos instructions? Ont-ils respecté les délais? Le projet vous a-t-il soufflé et vous a-t-il demandé pourquoi vous ne l'aviez pas délégué plus tôt? Ou peut-être avez-vous eu quelqu'un qui a fait faillite et pourrait utiliser des critiques constructives. Quel que soit le résultat, vous devez vous enregistrer après chaque projet pour expliquer votre pensée.
Vous devriez également en profiter pour demander des commentaires sur vos compétences en matière de délégation. Avez-vous fourni suffisamment de conseils? Avez-vous réellement laissé vos employés se débrouiller seuls? Que pouvez-vous faire différemment la prochaine fois? Le seul moyen de simplifier le processus de délégation consiste à communiquer ouvertement ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être mieux fait.
La délégation peut vous faire gagner des heures supplémentaires, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de gagner de manière exponentielle plus productive. Ainsi, même si vous souhaitez garder le contrôle de chaque tâche, donnez à votre équipe la chance de prendre les devants. Hé, ils pourraient vous surprendre! Et rappelez-vous: quand ils réussissent, vous avez bien fait votre travail.
