La confrontation (en particulier la confrontation au travail) n'est jamais amusante pour personne. Mais encore plus inconfortable que d'essayer de dire quelque chose de désagréable au visage de quelqu'un, c'est d'essayer d'exprimer ces sentiments par courrier électronique.
Cofondateur d'une organisation entièrement virtuelle qui compte plus de 120 contributeurs dans le monde entier, j'ai reçu mon lot de courriels de confrontation maladroits. Alors, que devriez-vous faire si vous vous retrouvez dans une situation délicate d'e-mailing? Voici quelques conseils.
1. Ne recourez pas à l'email sauf si vous y êtes obligé
Cela devrait aller de soi, mais c'est important: le courrier électronique ne devrait jamais être votre premier choix en matière de communication de confrontation. En fait, il ne devrait être utilisé qu'en dernier recours.
N'envoyez pas de courrier électronique de confrontation à quelqu'un à moins que vous n'ayez tenté d'entrer en contact avec lui de toute autre manière possible sans succès, ou si le problème est si urgent qu'il faut le prévenir immédiatement et le seul disponible. L'option est un email. De plus, les e-mails de confrontation ne doivent être utilisés que pour des problèmes plus modestes et non pour des événements importants qui changent une vie (comme virer quelqu'un; idéalement, cela devrait au moins être fait sur Skype ou sur une plate-forme où vous pouvez voir le visage de quelqu'un).
Il y a deux raisons principales à cette justification. Premièrement, les interactions face à face (même via Skype ou Google Hangout) permettent à l’autre personne de se familiariser avec les repères du visage et le langage corporel, ce qui peut vous aider à mieux faire passer votre message. Deuxièmement, les mots d'un e-mail peuvent très facilement être sortis de leur contexte (tout comme le contexte de l'e-mail lui-même), et vous ne voulez pas qu'une situation vous explose (invitez l'autre personne à se plaindre auprès de son patron votre email).
Cependant, il y aura certainement des moments où vous devrez utiliser le courrier électronique, et croyez-moi, dans ces situations, il est préférable de communiquer par courrier électronique que pas du tout.
2. Soyez aussi simple et précis que possible
La partie la plus importante de la rédaction d’un courrier électronique consiste à simplement dire ce que vous voulez dire. Prenez votre commentaire ou d’autres pensées latérales (ce n’est pas censé être un roman), et allez droit au but. Votre courriel de confrontation ne devrait contenir que quelques phrases et l’objectif devrait être de transférer la communication hors ligne et dans la vie réelle le plus rapidement possible.
Qu'est-ce que ça veut dire? Ne tournez pas autour du pot, ne vomissez pas tout ce qui vous passe par la tête et ne vous excusez pas pour ce que vous dites. Vous pouvez toujours le faire sans être méchant - à titre d'exemple, consultez le courrier électronique ci-dessous que j'ai envoyé à l'un de mes auteurs contributeurs.
De plus, si vous sentez que vous ne pouvez pas expliquer votre cas en six phrases ou moins, le sujet est peut-être trop grand et trop poilu pour le courrier électronique. Après tout, vous ne voulez pas minimiser une situation délicate. Un bref courrier électronique indiquant les délais non respectés, la qualité des tâches, les absences ou les progrès est acceptable, mais vous pouvez imaginer à quel point il serait terrible d'envoyer un courrier électronique disant: «Hé untel, je voulais simplement vous faire savoir êtes en train d'être écrit. Cool."
3. Offre d'être disponible pour discuter
Un autre problème qui se pose lorsque vous confrontez une personne par courrier électronique est que la communication en ligne est très unilatérale. Quelqu'un d'autre ne peut pas immédiatement être en désaccord avec vous; au lieu de cela, ils reçoivent votre courrier électronique, le lisent, répondent, etc. Ainsi, les deux parties peuvent mettre un certain temps à faire passer leurs arguments, et généralement, il n’ya pas grand chose à faire.
Même si vous avez envoyé la confrontation par courrier électronique, vous devez donner à l’autre personne la possibilité de répondre par un autre moyen. Terminez une lettre avec quelque chose comme: «Si vous avez des questions, dites-le-moi. Si vous souhaitez en discuter davantage, nous pouvons absolument profiter d'un déjeuner ou sauter sur Skype."
4. Réfléchissez avant d'envoyer
Avant d'envoyer votre courrier électronique dans le cyberespace, pensez à vous-même. Si mes supérieurs hiérarchiques voyaient cela, que penseraient-ils de ce que j'ai dit? Cela peut vous empêcher d'envoyer un courrier électronique trop dur ou qui dégage une ambiance différente de celle que vous espériez. Si vous pensez que votre patron recevrait le mauvais message en regardant votre courrier électronique sans contexte, alors il est temps de revenir à la planche à dessin.
Si possible, essayez d’écrire votre courriel un jour (ou au moins deux heures) avant de l’envoyer. Si vous écrivez votre correspondance au milieu de la colère, vous voudrez un peu de temps pour se calmer avant que cette autre personne ne voie votre message. Pas beaucoup de bonnes décisions sont prises dans le feu de la colère, et vous ne voulez certainement pas que votre réputation soit mise en péril, car vous avez envoyé un courriel pas si soigneusement rédigé.
5. Soyez prêt pour la réponse (ou pas)
Bien sûr, les courriels vont dans les deux sens; Assurez-vous d'être prêt à toutes les réactions lorsque vous envoyez une confrontation. De plus, prenez le temps de réfléchir à ce que vous allez faire dans différents scénarios, par exemple si la personne à l'autre bout ne répond pas ou si elle explose 10 minutes plus tard.
Par exemple, si l'auteur auquel j'ai envoyé le courrier électronique ci-dessus ne répond pas dans un délai de trois ou quatre jours, j'enverrai un courrier électronique de suivi avec une échéance ou un ultimatum (du type "Si je ne reçois pas de nouvelles de vous, Je suppose que vous n'êtes plus intéressé par l'écriture pour The Prospect ”). Cela met un peu plus de pression sur l'autre personne pour qu'elle réponde.
Et dans le cas où vous recevez une réponse grossière ou fâchée, prenez le temps (au moins quelques heures) avant de répondre. Il peut être tentant de réagir et il est également très facile de transformer un message en zone de guerre par courrier électronique. Et encore une fois, votre objectif principal devrait être de sortir de derrière le bouclier du courrier électronique et de parler des choses face à face.
