L'une des raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à utiliser Microsoft Access est le manque de compréhension de la différence entre un tableur et une base de données. Cela laisse penser que le suivi des informations sur les clients, des commandes d'achat et des détails du projet dans un tableur est adapté à leurs besoins. Le résultat final est qu’il est difficile de maintenir le contrôle de la configuration, que des fichiers sont perdus et que des employés écrasent accidentellement des informations pertinentes. Avec un peu de connaissances sur le pouvoir et les nombreuses utilisations d'une base de données, il est plus facile pour les petites entreprises de voir quand un tableur suffit pour un travail et quand une base de données doit être créée.
Il est important d'avoir une compréhension de base de ce qu'est une base de données. La plupart des utilisateurs ont déjà eu accès à des bases de données, comme celles de la bibliothèque publique, mais leur utilisation ne permet pas de comprendre en quoi les feuilles de calcul et les bases de données sont différentes. Passer quelques minutes à apprendre sur les bases de données aidera à rendre la comparaison plus claire.
Organisation des données
La différence la plus évidente entre un tableur et une base de données réside peut-être dans la manière dont les données sont organisées. Si les données sont relativement plates, une feuille de calcul est parfaite. Pour déterminer si un tableau plat est le meilleur, demandez-vous si tous les points de données peuvent être facilement tracés sur un graphique ou un tableau? Par exemple, si une entreprise souhaite suivre les gains mensuels au cours d'une année, un tableur est parfait. Les feuilles de calcul sont conçues pour traiter un grand nombre de données du même type, en traduisant la progression de quelques points clés.
En comparaison, les bases de données ont une structure de données relationnelle. Si un utilisateur devait extraire des données, de nombreux points seraient à prendre en compte. Par exemple, si une entreprise souhaite suivre ses revenus mensuels et les comparer à ceux de ses concurrents au cours des cinq dernières années, il existe une relation entre ces points de données, mais pas un seul objectif. Faire un seul tableau pour rendre compte des résultats sera difficile, voire impossible. Les bases de données sont conçues pour permettre aux utilisateurs de générer facilement des rapports et d'exécuter des requêtes.
Complexité des données
Le moyen le plus simple de comparer si les données doivent être conservées dans un tableur ou une base de données consiste à examiner la complexité des données. Cela aide à clarifier la manière dont les données doivent être organisées si un utilisateur n’est toujours pas certain.
Les données de la feuille de calcul sont simples. Il peut être facilement ajouté à un tableau ou à un graphique unique et ajouté à une présentation sans avoir à exclure des informations. Il est facile à maintenir car il ne suit que quelques valeurs numériques clés. Si seules quelques lignes et colonnes sont nécessaires, les données sont mieux stockées dans une feuille de calcul.
Les bases de données contiennent de nombreux types de données qui ont toutes une relation avec les autres données de la base. Par exemple, les entreprises conservent une quantité importante de données sur leurs clients, des noms et adresses aux commandes et ventes. Si un utilisateur tente de placer des milliers de lignes dans une feuille de calcul, il y a de fortes chances pour que celle-ci soit déplacée dans une base de données.
Répétition de données
Le fait que les données doivent être mises à jour ne signifie pas nécessairement qu'une base de données est nécessaire. Y aura-t-il les mêmes données constamment répété? Et l'entreprise est-elle intéressée à suivre des événements ou des actions?
Si les points de données changent mais que le type de données est identique et suit un seul événement, cette information est probablement plate. Un exemple est le nombre de ventes au cours d'une année. La période changera et les nombres fluctueront, et il n'y aura pas de données répétées.
Si certaines parties des données restent identiques, telles que les informations client, tandis que d'autres changent, telles que le nombre de commandes et la rapidité des paiements, il y a de fortes chances que les actions soient suivies. C'est à ce moment-là qu'une base de données devrait être utilisée. Les actions ont de nombreux composants différents, et essayer de les suivre nécessite une base de données.
Objet principal des données
Les feuilles de calcul sont idéales pour les événements ponctuels ne nécessitant pas de suivi de nombreux aspects différents. Pour les projets qui nécessitent un ou deux graphiques ou tableaux pour une présentation avant d'être archivés, un tableur est la meilleure solution. Si l’équipe ou l’entreprise doit pouvoir calculer les résultats et déterminer les pourcentages, c’est là que les feuilles de calcul sont les plus utiles.
Les bases de données sont pour des projets plus longs où les données sont susceptibles d'être utilisées encore et encore. Si des notes et des commentaires sont nécessaires, les données doivent être déplacées dans une base de données. Les feuilles de calcul n'ont pas été conçues pour suivre les détails, mais quelques points numériques clés.
Nombre d'utilisateurs
Le nombre d'utilisateurs pourrait en définitive être le facteur décisif pour l'utilisation d'un tableur ou d'une base de données. Si un projet nécessite qu'un grand nombre d'utilisateurs puissent mettre à jour les données et apporter des modifications, vous ne devez pas le faire dans un tableur. Il est beaucoup plus difficile de maintenir un contrôle de configuration approprié avec un tableur. S'il n'y a que quelques utilisateurs pour mettre à jour les données, généralement entre trois et six, un tableur devrait suffire (bien que vous vous assuriez d'établir des règles avant d'aller de l'avant).
Si tous les participants à un projet ou à des départements entiers doivent apporter des modifications, une base de données constitue le meilleur choix. Même si une entreprise est petite et ne compte plus qu'une ou deux personnes dans le département, demandez-vous combien de personnes pourraient se retrouver dans ce département dans cinq ans et demandez-leur si elles devront toutes apporter des changements. Plus le nombre d'utilisateurs ayant besoin d'accès est important, plus une base de données est susceptible d'être la meilleure.
Vous devez également prendre en compte la sécurité des données. S'il y a beaucoup d'informations sensibles à sécuriser, les bases de données offrent une meilleure sécurité. Avant de vous déplacer, assurez-vous de connaître les problèmes de sécurité à prendre en compte avant de créer une base de données.
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