Quelles que soient vos données, un tableur, comme Excel, est un endroit idéal pour le stocker. Excel comporte des outils intégrés pour vous aider à garder une trace des données et à trouver des informations spécifiques quand vous le souhaitez. Avec ses centaines de colonnes et ses milliers de lignes, une feuille de calcul Excel peut contenir une quantité énorme de données.
Excel est également plus simple à utiliser qu'un programme de base de données complet tel que Microsoft Access. Les données peuvent être entrées facilement dans la feuille de calcul et, en quelques clics de souris, vous pouvez trier vos données et trouver ce que vous voulez.
Saisie de données dans des tableaux Excel
Le format de base pour stocker des données dans Excel est un tableau. Dans une table, les données sont entrées en lignes. Chaque ligne est appelée un enregistrement. Une fois qu'un tableau a été créé, les outils de données d'Excel peuvent être utilisés pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements afin de trouver des informations spécifiques.
Entrer vos données de table
La première étape de la création d’une table consiste à saisir les données. Ce faisant, il est important de s’assurer qu’il est saisi correctement. Par exemple, veillez à ne pas laisser de cellules vides lors de la création de votre table, une telle action risque de poser problème à l'avenir.
Les erreurs de données, causées par une saisie de données incorrecte, sont à l'origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont entrées correctement au début, le programme est plus susceptible de vous rendre les résultats souhaités.
Lignes et colonnes d'Excel
Rangées dans une table
Comme mentionné ci-dessus, les lignes de données sont appelées enregistrements. Lorsque vous saisissez des enregistrements, tenez compte de ces directives:
- Ne laissez aucune ligne vide dans la table en cours de création, pas même entre les en-têtes et la première ligne de données.
- Un enregistrement peut contenir des données sur un seul élément spécifique.
- Un enregistrement doit également contenir TOUTES les données de la liste dans la liste. Il ne peut y avoir d'informations sur un élément dans plusieurs lignes.
- Pour créer une liste, une table de données doit contenir au moins deux enregistrements de données.
Colonnes dans un tableau
Alors que les lignes de la table sont appelées enregistrements, les colonnes sont appelées des champs. Chaque colonne a besoin d'un en-tête pour identifier les données qu'elle contient. ces en-têtes sont appelés noms de champs.
- Les noms de champ sont utilisés pour garantir que les données de chaque enregistrement sont entrées dans le même ordre.
- Assurez-vous que toutes les données d'une colonne sont entrées sous le même format. Si vous commencez à entrer des chiffres sous forme de chiffres (tels que 10 ou 20), continuez. Ne changez pas à mi-parcours et commencez à entrer des nombres sous forme de mots (tels que dix ou vingt). Être cohérent.
- Ne laissez aucune colonne vide dans la table.
- Pour créer une liste, une table doit avoir au moins deux colonnes de large.
Créer une liste dans Excel
Utilisation de l'option de filtrage
Une fois que les données ont été correctement entrées dans une table avec les en-têtes appropriés, il peut être converti en liste en utilisant le Filtre option.
- Sélectionner une des cellules de la table.
- Choisir Accueil> Trier et filtrer> Filtrer à partir de l'onglet Accueil.
- Le tableau affichera maintenant de petites flèches déroulantes à côté de chaque en-tête.
Gérer vos listes de données
- Il y aura des flèches pointant vers le bas à côté de chaque nom de champ pour ouvrir les menus déroulants lorsque vous cliquez dessus.
- Les menus déroulants contiennent des options permettant de trier la liste en fonction des noms de champs et de rechercher dans la liste les enregistrements correspondant à certains critères.
