Chaque personne ou groupe impliqué dans un arrangement de travail à distance doit savoir exactement ce qu'on attend d'eux et comment ils seront tenus pour responsables. Les politiques de travail à distance doivent inclure les responsabilités de l'entreprise, des employés, des employeurs et du département des ressources humaines.
Une politique efficace devrait clairement énoncer ce qui suit:
- L'indemnisation des travailleurs -L'indemnisation des accidents du travail s'applique à condition que l'employé fasse son travail et non des réparations à domicile pendant la période au cours de laquelle il devrait travailler. La rémunération du travailleur est également applicable uniquement dans l'espace de travail désigné. Il ne couvre pas la maison entière du travailleur distant.
- Toutes les règles de travail standard s'appliquent - Heures supplémentaires, congés, etc. Le respect des règles permet au personnel sur place et aux superviseurs de savoir quand le travailleur à distance est disponible. Il est inutile de faire des heures supplémentaires sans approbation préalable. Vous ne le feriez pas sur place, alors pourquoi le faire lorsque vous travaillez à distance?
- Qui fournit l'équipement et la couverture d'assurance - La politique de travail à distance doit clairement indiquer qui fournit le matériel. La société peut fournir des équipements spécifiques nécessaires aux employés mobiles pour s’acquitter de leurs tâches. Il incombe à la société de s’assurer qu’une assurance est en place pour ces articles. Les articles que les travailleurs distants achètent seuls devraient être couverts par leur propre assurance habitation.
- Frais de travail remboursables - Définissez quelles dépenses sont remboursées, telles que la deuxième ligne téléphonique ou les frais mensuels du FAI. Des formulaires spécifiques devraient être requis pour recevoir le remboursement et seront complétés sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
- Dépenses non remboursables - Ceci inclut les coûts des modifications apportées à la maison pour fournir un espace de travail désigné. Une entreprise ne devrait pas payer pour ce type de dépense.
- Le programme de travail à distance est strictement volontaire - Un employé ne peut être contraint à un arrangement de travail à distance. Ceci est important pour que les employés soient clairs; ils ne doivent jamais se sentir obligés de travailler à distance, à moins que la description de poste ne stipule clairement que le poste implique un travail à distance, comme par exemple des ventes externes.
- Heures de travail Vous ne devriez pas travailler plus ou moins d'heures que si vous étiez sur place. En tant que travailleur à distance, si vous vous relâchez et ne travaillez pas les mêmes heures que sur le site, cela ne ferait que compromettre le but du contrat de travail à distance et vous ferait perdre le privilège de travailler à distance. Vous pourriez même perdre votre emploi si vous ne le faites pas de manière acceptable.
- Résiliation du contrat de travail à distance - Expliquez comment l’accord peut être résilié, ce qui doit être fait - notification écrite ou verbale et les raisons pour lesquelles un accord peut être résilié.
- Incidences fiscales des États et des provinces - Si vous travaillez dans un autre état / province pour un employeur, quelles sont les implications? - Consultez toujours un professionnel de l'impôt pour plus de précisions. Si des impôts sont retenus sur votre paie pour des raisons spécifiques à un État / province, vous devez connaître les implications du travail dans un État / province différent de celui où votre employeur est situé. Un fiscaliste peut vous aider.
- Problèmes fiscaux pour le bureau à domicile - Le télétravailleur est responsable des problèmes liés aux taxes sur le bureau à domicile et du paiement des taxes appropriées. Consultez un professionnel de l'impôt pour plus d'informations.
- Détermination du travail à distance - Indiquer qui est éligible pour le travail à distance peut éliminer beaucoup de frustration pour les personnes qui souhaiteraient peut-être faire du télétravail mais ne peuvent pas, en raison de la nature de leur poste ou de leurs fonctions. La création d'une liste de fonctions adaptées au travail à distance et de caractéristiques permettant aux travailleurs distants de réussir élimine toute question de choix de favoris.
- Avantages et compensation - Tous les autres avantages et indemnités restent les mêmes. Le travail à distance ne peut pas être utilisé comme une raison pour les changer. Vous ne pouvez pas payer quelqu'un de moins pour faire son travail, car ils ne travaillent plus sur place.
- Sécurité de l'information - Définissez comment les travailleurs à distance seront responsables de la sécurité des documents et autres matériels liés au travail sur le lieu de travail. Spécifier qu'un classeur avec un verrou est requis est une méthode.
Les entreprises intelligentes verront leur politique de travail à distance examinée par leur avocat avant de la mettre à la disposition de tous les employés. Les entreprises qui utilisent un programme de travail à distance ad hoc et ne créent pas de politique peuvent s'exposer librement à des litiges concernant l'un des problèmes ci-dessus. Il est utile de consacrer du temps et des dépenses à la création d’une politique avec la participation du personnel juridique afin de s’assurer que la politique ne comporte pas de points d’interrogation ni de zones grises.
Les politiques de travail à distance doivent être affichées de manière à ce que tous les employés puissent y accéder, sur un intranet de la société et sur des babillards physiques. Il devrait y avoir aucune restriction sur qui peut avoir accès à l'information.
