Le travail d'équipe est l'un des aspects les plus importants du lieu de travail moderne. Cependant, la disponibilité généralisée d'Internet signifie que les membres de l'équipe pourraient être à peu près n'importe où dans le monde. Donc, pour que le travail d'équipe soit efficace, il est important que les entreprises adoptent des méthodes de travail et des technologies modernes qui aident les collègues, où qu'ils soient, à partager leur travail de manière simple et efficace. C’est là qu’un bon outil de collaboration en ligne entre en jeu. Si vous envisagez d’adopter ou de proposer l’adoption d’outils de collaboration en ligne, la liste des avantages de la collaboration en ligne ci-dessous peut vous aider, ainsi que votre organisation, à prendre une décision concernant cette technologie utile. .
Il est facile de suivre les projets
Les outils de collaboration en ligne offrent diverses fonctionnalités de suivi de projet qui permettent aux membres de l'équipe de voir facilement l'évolution d'un projet dès le premier jour. Du suivi des dernières modifications apportées à un document à l'état d'avancement du document avant modification, en passant par le marquage d'un collègue pour la révision du document, la gestion d'un projet n'a jamais été aussi simple. Les outils de collaboration en ligne éliminent la nécessité d'utiliser la messagerie électronique comme principal moyen de communication avec les membres de l'équipe. Par conséquent, la nécessité de rechercher dans une boîte de réception un document perdu, par exemple, est complètement supprimée.
Les membres de l'équipe peuvent être n'importe où
Tant qu'ils disposent d'une connexion Internet, les membres de l'équipe peuvent travailler à distance depuis n'importe où dans le monde. Cela signifie qu'il est possible qu'une équipe soit complètement dispersée, tout en travaillant de manière organisée. Des collègues de différents États, voire de différents pays, peuvent facilement travailler ensemble sur le même projet, aidant ainsi les organisations à constituer la meilleure équipe possible pour un projet, quel que soit le lieu d'implantation des employés. Cela signifie également que même si les employés sont absents du bureau en voyage d’affaires, ils n’ont pas besoin d’être déconnectés du projet et peuvent y contribuer comme s’ils se trouvaient sur leur bureau.
Facilité de rapport
Presque tous les projets de travail sont associés à un type de rapport, et la durée du rapport est généralement stressante. Parfois, il est facile de perdre la trace de certaines activités réalisées pour un projet donné, en particulier lorsque vous travaillez avec une grande équipe. Cependant, en utilisant un bon outil de collaboration en ligne, il est facile de générer rapidement des rapports détaillés incluant toutes les activités associées à un projet donné, donnant ainsi aux membres de l’équipe plus de temps pour travailler à des activités génératrices de résultats.
Les actions sont faites rapidement
Avec un bon outil de collaboration en ligne, il n'est plus nécessaire d'organiser une réunion ou un appel téléphonique afin de réviser les documents. Les documents peuvent être téléchargés dans l'outil et les relecteurs peuvent être automatiquement avertis par courrier électronique que les documents ont été téléchargés. Les réviseurs peuvent ensuite annoter le document et apporter les modifications nécessaires et informer tous les membres de l'équipe que le document a été examiné et qu'il est prêt. Il est ainsi beaucoup plus facile de maintenir un flux de travail régulier et organisé sur un projet, les membres de l’équipe contribuant rapidement lorsque cela est nécessaire.
Les documents sont tous stockés dans un seul endroit
Cela permet à tous les membres de l'équipe d'avoir facilement accès à tous les documents nécessaires, quel que soit leur emplacement. De plus, les employés ne sont pas obligés de sauvegarder leurs documents sur une clé USB ou un autre support de stockage s'ils prévoient de les travailler à distance. Toute mise à jour d'un document est immédiatement visualisée. Il n'est pas nécessaire d'envoyer différentes versions d'un document par courrier électronique, et les membres de l'équipe savent à tout moment où trouver la dernière version d'un document.
