Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - l'un de ces mots a très probablement beaucoup de sens pour vous. Après tout, vous communiquez chaque jour avec tous vos collègues. (Les autres pourraient vous demander de vous gratter la tête et de vous demander comment une phrase pourrait avoir autant de fautes de frappe.)
Pour de nombreuses entreprises de nos jours, les bavardoirs sont le refroidisseur d’eau. Ainsi, tout comme vous devez être respectueux et attentif à ce que vous dites à haute voix dans votre bureau, vous devez savoir ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire pour utiliser ces outils de manière appropriée. (Ce n'est pas 1997, et vous ne devriez demander à personne «A / S / L?») Même si vous l'utilisez tous les jours, vous faites peut-être toujours des erreurs de base en matière d'étiquette.
Suivez ces cinq règles et vous devriez être prêt à partir.
1. Utilisez-le (uniquement) lorsque vous avez besoin de réponses, rapidement
Si vous avez besoin d'une réponse rapide ou avez des nouvelles que votre équipe a besoin de savoir maintenant, c'est le premier endroit où vous devriez vous tourner. Les utilisateurs disposent généralement de notifications leur permettant de voir les nouvelles discussions au fur et à mesure de leur arrivée et de pouvoir répondre rapidement aux demandes urgentes. Toutefois, si vous souhaitez communiquer à titre d'information, une question qui nécessitera une réflexion, une idée ou un projet à long terme, ou tout ce que vous voudriez faire référence à l'avenir, utilisez le courrier électronique. Vous obtiendrez une réponse plus réfléchie et éviterez d'ennuyer vos collègues.
2. Soyez amical
Vous savez maintenant que ces salles ne sont pas conçues pour de longues conversations en profondeur. Cependant, cela ne signifie pas que vous pouvez oublier vos manières sous prétexte d'être bref. Rappelez-vous «s'il vous plaît» et «merci». Notez également qu'il s'agit d'une des rares formes de communication au travail où les émoticônes sont acceptables et où un smiley de base en réponse à un message «De rien» peut faire des merveilles. Commencez une conversation avec «Comment se passe votre journée?» Avant de passer à «Le rapport est-il prêt?
3. Répondre rapidement
L'un des principaux avantages du chat par courrier électronique est que l'envoi d'un message ne prend que quelques secondes. Cela signifie toutefois que vous devez souvent répondre rapidement. Ainsi, lorsque vous êtes invité à quelque chose en conversation, répondez dès que vous le pouvez. Dans la plupart des cas, les collègues partent du principe qu'ils auront une réponse instantanée. Si vous travaillez sur quelque chose d'important, lors d'une réunion ou même si vous allez déjeuner, prenez un moment pour changer votre statut afin que les gens sachent que vous n'êtes pas disponible.
4. Configurer les alertes
Cela dit, il est facile d’oublier le chat en cours d’exécution tout au long de la journée dans une fenêtre en arrière-plan de votre ordinateur. Assurez-vous de ne rien manquer en réglant vos paramètres de manière à entendre un son ou à afficher une fenêtre contextuelle chaque fois qu'un message arrive. (N'oubliez pas que si vous n'utilisez pas systématiquement le casque, désactivez ce son. .)
En plus de cela, vous devriez vérifier vos paramètres pour voir si vous pouvez recevoir des conversations envoyées lorsque vous êtes hors ligne. Plus souvent qu'autrement, quelqu'un vous enverra un e-mail s'il ne reçoit pas de réponse. Mais ce n’est pas une mauvaise idée de rester au courant et de survoler ce que vous avez manqué, en particulier dans les discussions de groupe où la conversation oscille souvent entre plaisanteries légères et sujets sérieux.
5. Restez sur le sujet
Sur cette note, comme il est facile de déclencher une série de commentaires sur le chat, vous pouvez facilement être distrait et vous retrouver à discuter de vos projets de week-end au lieu de parler de l'examen du projet de demain. Gardez la conversation productive en collant sur le sujet à traiter.
Si vous (et votre équipe) rencontrez des difficultés à ce sujet, configurez une salle de discussion séparée pour «discussion en groupe» ou «hors sujet». Il n'y a pas de honte à avoir une salle réservée uniquement aux vidéos de chiot. Après tout, un bon rire peut égayer la journée de tout le monde. Et rien de tel que de regarder tout le monde lire le même chat et éclater de rire en même temps. Juste ne vous laissez pas emporter ou allez tous NSFW. C'est du travail, après tout.
Le chat est en train de devenir le standard de communication en équipe aujourd'hui. Alors, gardez ces règles à l'esprit pendant que vous travaillez. Cela ne facilitera pas seulement votre travail, mais rendra également votre communication beaucoup plus efficace. De plus, si vous vous y engagez vraiment, votre jeu GIF sera d'autant plus fort.
