Il est possible d’avoir une liste de tâches qui vous donne de l’énergie, vous aide à hiérarchiser votre journée et vous motive à continuer d’aller de l’avant même après les distractions ou les revers inévitables. Pourtant, beaucoup de gens qui écrivent des listes se retrouvent incapables de tout vérifier avant 18 heures.
Et c'est principalement parce qu'ils ne font pas leurs listes correctement. En fait, beaucoup de gens détruisent habituellement leur propre productivité.
Si vous êtes coupable de l'un des faits suivants, je pourrais peut-être vous parler.
1. Vous réservez du temps pour Energy Vampires
Même si vous n'avez jamais entendu cette phrase auparavant, vous savez qui sont ces personnes: elles sapent votre énergie en se concentrant exclusivement sur elles-mêmes et non sur le bien de l'équipe. Votre temps et vos priorités ne sont même pas enregistrés sur leur radar. Et pour une raison quelconque, cette personne vous envoie constamment un e-mail pour vous aider, mais le plus souvent, une tâche qui prend du temps et qui finit par figurer sur votre liste de tâches à faire (même si vous n'en tirez aucun avantage).
La solution
Facile. Si ce n’est pas une question urgente qui change la société, vous pouvez vous détacher poliment avec un simple «Je suis sous un délai serré et je ne peux malheureusement pas vous aider cette semaine.» Si la personne persiste, continuez avec une question qui indique pourquoi cela n’appartient pas à votre assiette: «Je travaille actuellement sur. Si cela est urgent, je peux consulter mon responsable et lui demander comment il souhaite que je hiérarchise les priorités. "
2. Vous énumérez des éléments qui ne sont pas clairs
En termes simples, tout élément de votre liste qui ne peut pas être répertorié comme une action ne devrait pas être là. Cela inclut à la fois des tâches vagues (répondre à propos du projet) ou multi-étapes (lancer une nouvelle ligne). Vous êtes soit coincé à essayer de vous souvenir du projet auquel vous voulez réagir, soit vous laissez submerger par la perspective de lancer une ligne l'après-midi.
La solution
Au lieu de cela, utilisez des expressions claires pour les éléments de votre liste, utilisez toujours plus de détails que vous ne le pensez. Parce qu'à 16 heures, vos pensées de 9 heures peuvent être un lointain souvenir. Et, lorsqu'il s'agit de gros articles, décomposez-les en étapes plus petites. En fait, un élément de votre liste pourrait être «Ébauche de calendrier pour le lancement d'une nouvelle ligne de produits». Ce calendrier devient alors les éléments d'action plus petits que vous pouvez mettre sur votre liste chaque semaine.
3. Vous chargez votre liste avec trop d'articles
Si votre liste est plus idéaliste que ce que vous pouvez réaliser de façon réaliste, vous vous préparez à échouer et à vous empêcher d’obtenir ce sentiment de réussite de fin de journée. De plus, lorsque vous écrivez trop de choses, vous êtes plus susceptible de trouver cela trop intimidant. Vous ne saurez pas par où commencer et vous augmenterez la probabilité de procrastination.
La solution
Belle Beth Cooper, créatrice de contenu chez Buffer, a partagé les conseils suivants avec Jeff Haden de Inc sur la façon de retravailler votre liste de tâches:
Comment déterminez-vous ce qui est le plus important? Ce sont généralement les activités qui sont mesurables, ainsi que celles qui sont génératives, ce qui signifie que lorsque celles-ci sont terminées, elles déplacent l'ensemble du projet, de l'équipe ou de la société vers la réalisation des objectifs.
4. Vous oubliez de planifier des pauses
Bien sûr, dans un monde idéal, vous pouvez entrer au bureau à 9 heures et travailler sans interruption jusqu'à 18 heures. Mais ce n'est pas un monde idéal et vous allez être interrompu, avoir faim et rester anxieux assis pendant des heures.
La solution
Cela pourrait inclure une promenade (mon préféré), attraper quelque chose à manger ou à boire, ou visiter un site Web utile ou inspirant. Besoin d'idées? Cette liste répertorie 55 sites utiles et inspirants, parfaits pour une pause de travail rapide.
5. Vous ne vous accordez aucune marge de manœuvre pour les interruptions
Vous avez déployé beaucoup d'efforts pour comprendre vos priorités et les écrire. Mais alors vous êtes distrait. Par courriel, par votre collègue, en annonçant des nouvelles - la liste s'allonge encore et encore. Ainsi, malgré tout votre travail acharné et vos références codées par couleur, vous êtes en retard par rapport au deuxième message urgent qui vient dans votre boîte de réception.
La solution
Laissez quelques lacunes dans votre emploi du temps chaque jour où vous ne planifiez rien. Cela vous donnera des marges pour travailler dans ces moments inattendus. Pire scénario? Rien d’urgence n’apparaît et vous terminez votre journée plus tôt.
En outre, vous pouvez également éviter de nombreuses interruptions en étant proactif: allumez votre statut sur tous les chats internes, configurez votre téléphone pour qu'il passe directement à la messagerie vocale et réglez les paramètres de votre messagerie afin que vous ne soyez averti que lorsque des personnes spécifiques vous ont envoyé un message. . (Voici comment faire cela sur Gmail et Outlook.)
Il n'y a pas de bonne façon de faire une liste de choses à faire, mais la façon dont vous approchez la vôtre peut faire ou défaire votre journée. Ainsi, indépendamment de ce que vous utilisez (une application, votre ordinateur, un stylo et du papier démodés), évitez ces cinq destructeurs de productivité et vous obtiendrez les résultats escomptés à temps .
