La plupart d'entre nous ont, à un moment ou à un autre, vécu un moment, une journée ou même une période prolongée au cours desquels nous nous sommes sentis comme si nous étions terriblement en communication. Peut-être que quelqu'un n'a pas compris vos intentions. Ou les conversations n'ont pas abouti comme vous le souhaitiez. Ou les résultats que vous avez demandés ne sont pas arrivés comme prévu.
Vous pouvez essayer de pointer du doigt quelque chose d’autre, mais si vous remarquez un schéma cohérent d’échecs de communication avec différentes personnes, il y a de fortes chances que ce soit quelque chose que vous faites. (Et même si vous êtes assez doué pour vous exprimer, vous pouvez toujours supporter d'être un peu meilleur.)
Voici cinq erreurs courantes et toutes les manières dont vous pouvez commencer à les corriger aujourd'hui:
1. Vous ne faites pas attention
Vous savez ce que vous voulez faire comprendre - et pour être honnête, c'est la seule partie de la conversation sur laquelle vous vous concentrez. En conséquence, vous n'entendez qu'à moitié ce que les gens autour de vous disent et vous ne participez pas efficacement à la conversation.
La solution
Faire attention aux autres et écouter réellement ce qu'ils ont à dire est essentiel pour parvenir à une compréhension mutuelle et à un flux de conversation. Maintenant, il y a beaucoup de conseils sur la façon de paraître engagé, comme établir un contact visuel fréquent ou acquiescer de la tête. Mais mon conseil préféré est de moins m'inquiéter de paraître intéressé, et de syntoniser. Comme le disait récemment Celeste Headlee dans TED: «Il n'y a aucune raison d'apprendre à montrer que vous êtes attentif si vous êtes attentif. ”
Alors, minimisez les distractions et rangez votre téléphone. Testez-vous en essayant de reformuler le propos de l'autre personne avec une phrase du type "Si je comprends ce que vous dites …"
2. Vous n'obtenez pas le point
Vous bourdonnez sans cesse à propos de quelque chose de non pertinent ou vous partagez des détails inutiles. En conséquence, votre signification est faussée et l’autre personne perd tout intérêt.
La solution
Essayez de communiquer aussi brièvement et concis que possible. Ceci est efficace pour un certain nombre de raisons. Premièrement, cela vous oblige à comprendre ce que vous essayez vraiment de faire comprendre: si vous ne vous accordez aucune marge de manœuvre pour vous promener ou vous écarter du sujet, vous vous en tiendrez aux informations les plus importantes. Deuxièmement, cela réduit les risques de mauvaise communication. Si vous écrivez seulement deux phrases, il est beaucoup plus difficile de perdre votre sens que si vous écriviez six paragraphes. Troisièmement, cela montre du respect pour le temps de l'autre personne. Enfin, cela encourage la réciprocité. En étant plus concis, vous encouragerez les autres membres de votre organisation ou de votre groupe à faire preuve de la même concision. Alors, que vous écriviez un courrier électronique ou que vous vous prépariez à prononcer un discours, demandez-vous si vous pouvez couper des peluches supplémentaires.
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3. Vous n'encouragez pas la communication à double sens
Si vous êtes un chef qui donne uniquement des ordres ou un employé qui ne pose jamais de questions, vous fermez la porte à un dialogue constructif. La plupart des travaux nécessitent une forme d'échange, et vous ne voulez pas être perçu comme étant inaccessible.
La solution
Je ne suggère pas que vous répondiez à chaque courrier électronique, ou que vous deviez imposer deux questions pour chaque tâche que vous confiez. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le fait de faire en sorte que les gens se sentent les bienvenus pour poser des questions ou fournir plus d'informations. Astuce: Une façon d’encourager ce comportement est de le modéliser. Si vous faites le premier pas, les autres se sentiront plus à l'aise de faire la même chose.
4. Vous n'utilisez pas la bonne plateforme
Il existe des dizaines de supports différents pour faire passer un message et la plupart d'entre nous les utilisons tous les jours, que ce soit dans une conversation avec nos amis, nos proches, nos collègues ou nos connaissances. Et la plupart des gens ont une préférence («Je ne reçois pas Twitter!» «Je n'appelle pas, je ne fais que envoyer des SMS.» «Je ne vérifie jamais mes courriels personnels.»)
La solution
Au lieu de choisir votre favori personnel, vous devriez toujours vous efforcer de choisir le support qui convient le mieux à la situation. Par exemple, il n'est peut-être pas nécessaire de convoquer une réunion en personne pour informer vos employés d'un nouveau changement de stratégie lorsqu'un courrier électronique suffira. Vous pouvez ignorer la messagerie instantanée de vos collègues tard dans la nuit lorsque vous n'avez pas besoin de réponse avant les heures ouvrables. Avant de choisir des courriels, des appels téléphoniques, des réunions en personne, des messages instantanés, des tweets ou des SMS, demandez-vous si votre méthode de communication aura un impact sur la réaction de l'autre personne.
5. Vous ne demandez pas de commentaires
Personne n'est parfait. Vous pouvez suivre tous les conseils de «meilleures pratiques» que vous pouvez trouver sur Internet, mais il y aura toujours de petits domaines personnels à améliorer.
La solution
Faites tout votre possible pour demander des commentaires à vos pairs et à vos supérieurs (cela peut être aussi formel ou informel que vous le souhaitez). Par exemple, vous pouvez demander des conseils lors d’une évaluation annuelle du rendement, engager une conversation avec vos clients et leur demander s’ils peuvent faire quelque chose pour renforcer le partenariat ou améliorer les paramètres, ou même demander à vos collègues directement comment ils préfèrent obtenir des informations. Vous ne serez jamais parfait, mais chaque pas que vous faites pour vous améliorer est un pas dans la bonne direction.
Lorsque vous commencez à appliquer ces stratégies, ne vous découragez pas si vous ne constatez pas de retournement immédiat. Comme toute autre compétence, la communication nécessite de la pratique pour constater une amélioration. et même lorsque vous vous améliorerez, les changements seront petits et subtils au début. Après des efforts constants et mesurés, vous ferez de meilleures premières impressions et vous vous sentirez capable de faire passer votre message. Non seulement cela, mais votre entourage le remarquera aussi, et tout votre travail acharné en vaudra la peine.
