Laissez-moi vous raconter une histoire: Il était une fois, un employé avait une date très importante après le travail. Ils étaient sur le point d'éteindre leur moniteur et de mettre leur manteau lorsque leur collègue s'est arrêté en demandant «deux secondes» de leur temps. L'employé a dit bien sûr, pourquoi pas, ils pourraient gagner deux secondes. Et ces «deux secondes» se sont transformées en une réunion d’une demi-heure qui a comporté plusieurs étapes et a laissé l’employé s’excusant frénétiquement de s’être présenté en retard.
Bien sûr, j'ai inventé cette histoire spécifique, mais ce n'est pas loin de la réalité. En fait, cela se produit tout le temps dans mon bureau - et à l'extérieur du bureau également.
Le problème est la façon dont nous parlons de temps. Nous aimons penser que nos demandes sont courtes, faciles ou nécessitent peu d'effort, mais comme nous ne précisons jamais exactement combien de temps il nous faut pour faire quelque chose, tout finit généralement par prendre plus de temps que prévu.
Donc, si vous voulez commencer à quitter votre travail à temps (et à mieux gérer votre emploi du temps en général), vous devez cesser de laisser les gens vous dire ce qui suit:
1. «J'en ai besoin d'ici la fin de la journée»
Demandez à trois personnes dans votre bureau ce que “fin de journée” signifie pour elles. Ont-ils eu la même réponse?
Je l'ai fait avec mes collègues et j'ai obtenu les trois réponses suivantes:
- 17h00 (une heure avant de quitter le travail)
- 18 heures (lorsque vous quittez réellement votre travail)
- 12h (quand le jour se termine physiquement)
Le fait est que, quand quelqu'un vous dit de leur apporter quelque chose avant la fin de la journée, cela peut vouloir dire n'importe quoi.
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C’est là qu’un simple énoncé de page peut faire des merveilles: «Je définis la fin de journée comme étant 17 heures - cela vous convient-il?»
2. "Pouvez-vous me l'obtenir dès que possible?"
Encore une fois, ASAP peut signifier différentes choses pour différentes personnes. Cela implique une urgence - et pourtant, nous l'utilisons souvent lorsque quelque chose n'est vraiment pas si urgent.
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Rappelez à la personne que vous n'êtes pas simplement assis, les bras croisés, à prévenir les incendies en expliquant en quoi cela correspond à vos priorités. S'il s'agit vraiment d'une situation ASAP, faites-leur savoir.
Essayez: «En fonction de mon emploi du temps, je peux vous le faire parvenir avant 10 heures le mercredi. Si vous pensez en avoir besoin plus tôt, je peux le faire! Mais je devrai réajuster mes priorités pour y arriver. "
3. «Cela ne prendra que deux secondes»
Regardons les choses en face: rien ne prend deux secondes. Même les éternuements prennent plus de temps que cela.
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Quelque chose du genre: "Alors, si c'est vraiment une conversation rapide, je peux l'avoir maintenant - mais sinon, ça peut attendre?"
4. "Question rapide pour vous …"
Si vous lisez mon histoire ci-dessus, vous savez que les questions rapides sont rarement rapides.
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Comme ci-dessus, demandez-leur combien de temps leur question pourrait prendre.
5. «Je cours avec cinq minutes de retard, désolé»
Les chances sont que cette personne n'arrive pas dans exactement cinq minutes.
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Ayez une idée de l'endroit où ils se trouvent et s'ils valent la peine d'attendre: «Nous aimerions que cette réunion soit terminée à 16 heures. Où en êtes-vous actuellement? Devrions-nous commencer sans vous et prendre rendez-vous plus tard?
Cela va aussi dans les deux sens. Si vous vous surprenez à utiliser ce langage, forcez-vous à clarifier. Parce que plus nous commençons à parler de temps de manière réaliste, mieux nous pourrons tous travailler ensemble pour gérer les attentes de chacun.
