Parmi les outils en ligne les plus robustes et les plus rentables, les produits Microsoft Office 365 constituent toujours un pilier pour les professionnels et les entreprises.
Office 365 inclut des outils en ligne familiers, comme les forums de discussion, les blogs et les wikis, indispensables à la productivité et à la collaboration des équipes. De plus, des réunions vidéo, des téléconférences et des discussions en direct contribueront à adapter les préférences de différents utilisateurs pour entrer en contact au fur et à mesure des besoins. Voici cinq conseils d'utilisation et exemples pour vous aider à progresser grâce à la communication et à la collaboration avec d'autres personnes dans Office 365.
Configuration rapide d'Office 365 pour les sites d'équipe
Les sites d'équipe dans Office 365 offrent aux équipes la possibilité d'utiliser SharePoint Online pour configurer et accéder à des bibliothèques de documents, ainsi que pour créer des listes d'éléments de calendrier et de tâches, parmi bien d'autres. Avez-vous mis en place un site d'équipe? Dans la mesure du possible, essayez de faire en sorte que deux personnes remplissent les fonctions d’administrateur de site, de sorte qu’une personne de réserve soit toujours disponible pour gérer les autorisations des utilisateurs et savoir ce qui se passe pour aider les autres membres de l’équipe. Office 365 inclut des modèles pour la conception de sites d'équipe, ou les équipes peuvent personnaliser la conception de leurs propres pages avec des logos, des graphiques et des thèmes de couleur.
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02 de 05Espaces de travail de document SharePoint
Si vous ne le connaissez pas, les espaces de travail de document dans Office 365 font également partie de la technologie SharePoint Online. SharePoint Online permet la personnalisation d'espaces de travail de sous-sites ou de documents des sites d'équipe pour accéder aux documents spécifiques au projet, aux documents d'extraction et d'archivage dans les bibliothèques de documents et d'informer les autres des modifications. Pas besoin d'envoyer des documents par courrier électronique ou de rechercher d'autres utilisateurs pour trouver les fichiers manquants. De plus, l'espace de travail comprend des forums de discussion permettant de poser des questions, de discuter de projets et d'atteindre des objectifs communs.
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03 de 05Réunions en ligne utilisant Lync Online
Lync Online, inclus dans Office 365, est le type d'application permettant à tous de participer à des réunions en ligne. Aujourd'hui, les utilisateurs ont besoin d'accéder à des outils de productivité via un navigateur Web, qu'ils soient installés à un bureau ou à distance via un appareil mobile. Lync Online facilitera l'organisation ou la participation à une réunion maintenant ou à une réunion planifiée à une date ultérieure. Il est possible d'inviter des invités externes qui n'utilisent pas Office 365 via l'application Web Lync ou l'application de standardiste en ligne Lync. Une société de promotion du divertissement donne un exemple de la manière dont elle est capable de se connecter avec les membres de l’équipe interne pour progresser dans la conception d’un schéma de la phase de promotion avec les exigences numériques.
04 de 05Office Web Apps pour créer et partager des documents
Un logiciel en nuage appelé Office Web Apps permet à votre équipe de créer des documents Office à tout moment et de collaborer en permanence entre ses membres, ses collègues et ses clients. Avez-vous toujours besoin de fichiers de bureau? Office Web Apps permet aux utilisateurs de créer, modifier et partager des documents (Word, Excel, PowerPoint et OneNote) à partir d'un navigateur Web ou de télécharger des fichiers du bureau sur lesquels travailler, à tout moment et à tout moment: Office 365 est le référentiel de documents. Outlook Web App fait également partie d'Office 365 pour accéder à et administrer le courrier électronique à l'aide d'Exchange Online. Dans cet exemple illustré par Coho Vineyards, le propriétaire décrit la mise à jour des listes de prix à l'aide d'Office Web Apps en temps réel lors d'une réunion en ligne, où que se trouve l'équipe.
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05 de 05Intranet / Extranet et site Web externe
Toute organisation de taille doit tenir tout le monde au courant à travers des actualités de l'entreprise, des communiqués de presse externes, des études de cas sur le travail accompli par votre entreprise, des opportunités d'emploi, les réseaux sociaux, etc. L'engagement des employés via un intranet sponsorisé par l'entreprise peut fournir les outils nécessaires pour favoriser une culture de collaboration. Office 365 vous permet également d'héberger un sous-site de projet, servant d'extranet pour partager l'accès avec des partenaires externes. Vous pouvez créer et gérer votre site Web externe à l'aide de modèles dans Office 365 ou d'une conception personnalisée pour correspondre à votre intranet ou à votre extranet. L'hébergement Web est inclus dans le prix Office 365. Dans cet exemple d'intranet conçu sur mesure, Reed Integration, Inc. gère les ressources de gestion des connaissances des employés et un club de réseautage social pour les employés, un lieu de réunion virtuel pour les employés.
