Vous êtes consciencieux en matière de courrier électronique. En fait, vous essayez toujours de répondre dans les 24 heures. Grattez cela - dans les instants d'un message entrant.
Et plus souvent que non, c'est génial. Mais parfois, envoyer le premier courriel qui vous vient à l’esprit peut se retourner contre vous-même. Voici quelques signes indiquant que vous devez vous éloigner de l'ordinateur et revenir au message ultérieurement.
1. Votre réponse est vraiment longue
Malheureusement, il n'est pas possible de dire diplomatiquement à quelqu'un que vous pensez qu'il est un idiot. Donc, si vous composez un e-mail qui décrit brillamment le fait que vous méprisez les pensées de votre collègue, je peux vous promettre que cet e-mail se traduit approximativement par: «Voici des phrases duveteuses. PS je pense que ton idée craint. "
Si vous pouviez écrire ce que vous pensez en une phrase (par exemple, «Je ne prendrais jamais cette approche») et que votre courrier électronique compte toujours trois paragraphes, vous avez des problèmes. Vous pouvez penser qu'il est conseillé de dédier une section à la manière dont vous comprenez pourquoi l'autre personne peut être déroutée, et une autre à la façon dont vous savez de quoi vous parlez, et une troisième à la façon dont votre plan est meilleur. Cependant, c'est simplement plus de lignes que l'autre personne pourrait mal interpréter (ou voir à travers).
Au lieu de cela, essayez d'être aussi succinct que possible. Si vous n'êtes pas d'accord avec quelqu'un, un bref «Je ne suis pas sûr que nous en soyons sur la même page» ou «J'ai eu une lecture différente» est en réalité beaucoup plus agréable et plus efficace.
2. Votre réponse déborde de ponctuation
À moins que vous ne disiez à quelqu'un que quelque chose est la meilleure nouvelle que vous ayez jamais entendue - et c'est vraiment le cas -, vous devriez vous méfier d'un courrier électronique plein d'emphase. Si tous les autres mots sont en gras ou en italique ou en majuscules, la ponctuation est en triple; l'autre personne va supposer que votre sens est extrême. (Dans un emploi précédent, j'avais un client qui écrivait tous ses courriels, même les plus banals, en majuscules. Le personnel l'appelait avec amour comme une note de rançon.)
Mais ce ne sont pas que du plaisir et des jeux. Si vos sentiments ne sont pas positifs, l’autre personne pourrait facilement penser que vous essayez d’exprimer votre colère - par opposition à une simple confusion. Par exemple, "Je ne suis pas sûr de ce que cela signifie ??? !!!" semble carrément hostile. Heureusement, la solution ici est assez facile. En vous limitant à un signe de ponctuation et sans italique («Je ne suis pas sûr de ce que cela signifie.») Indique toujours que vous n’êtes pas clair à propos de quelque chose, mais de manière beaucoup plus mesurée.
3. Votre réponse n'est pas claire (même pour vous)
Vous comptez les minutes jusqu'à la fin de la journée de travail. Ou vous êtes submergé de travail et essayez simplement de garder la tête hors de l'eau. Quelle que soit la raison, vous n'êtes pas concentré et vous avez lu le courrier électronique que vous composez six fois.
Et bien sûr, vous pouvez le vérifier une septième fois, puis cliquer sur Envoyer. Mais si vous vous demandez toujours si cette ligne a du sens, c'est un signe que non, probablement pas.
Si vous pouvez revenir au courrier électronique, par exemple, après avoir déjeuné ou après la prochaine réunion qui met en péril toute votre énergie, attendez. Si vous avez besoin de répondre DÈS QUE POSSIBLE, envoyez une brève réponse promettant d’envoyer plus de détails ultérieurement. Souvent, une note rapide confirmant la réception et indiquant à quelqu'un que vous serez en contact avec plus d'informations maintient les lignes de communication ouvertes - et vous laisse le temps de respirer pour composer votre réponse lorsque vous avez plus de bande passante.
4. Votre réponse vous implique d'aller au-delà de vos devoirs
Vous savez quels types de messages sont généralement dans votre boîte de réception. Mais à l'occasion, quelque chose vous arrive et vous pensez que «Hmm, c'est étrange…» à «Attendez, est-ce que c'est mon travail?
Vous voudrez peut-être répondre rapidement pour plusieurs raisons. Peut-être que vous ne pensez pas que la question mérite le temps de votre superviseur. Peut-être une réponse brillante vous vient à l’esprit et vous y allez, pensant que cela sera perçu comme une initiative.
Par exemple, supposons qu'un client vous envoie un e-mail sur un projet en dehors de votre charge de travail. Donc, vous pensez que vous verrez si vous pouvez trouver la réponse, et si ce n’est pas le cas, envoyez-lui un courrier électronique avec le nom de la personne qui l’a traitée. C'est utile, non? Eh bien, pas s'il y a une histoire que vous ignorez. Même si vous aviez de bonnes intentions, vous pourriez placer votre collègue ou votre patron dans une situation difficile.
Une bonne option consiste à envoyer le courrier électronique à la personne appropriée en interne avec une offre d'aide. Cela ressemble à ceci: «Arthur of ABC Corporation m'a demandé si je pouvais transmettre vos informations de contact. Est-ce que ça irait? »Ou« Mark a demandé des détails sur le projet XYZ. Cela me serait-il utile de le connecter avec vous ou de partager notre calendrier? »Cela pourrait retarder votre réponse, mais vous savez que vous allez envoyer le bon message.
Vous ne savez pas si un email frappe la bonne note? Faites une pause et revenez-y.
