Peu importe le temps que nous consacrons à l'optimisation de notre boîte de réception (de la vérification par lots à l'ajout de cloches et de sifflets), le courrier électronique occupe une place prépondérante dans notre vie. En regardant mes statistiques du mois dernier, j'ai reçu et traité plus de 10 000 courriels (eek!). Trouver la bonne façon de gérer toute cette correspondance en ligne a donc été crucial pour ma santé quotidienne.
Il s'avère que la «bonne façon» de gérer les e-mails dépend beaucoup de votre style personnel. J'ai rassemblé certaines des stratégies les plus populaires et les plus réussies afin que vous puissiez choisir celle qui vous convient le mieux:
1. LIFO: dernier entré, premier sorti
Cette technique consiste à laisser les vieux trucs se débrouiller seuls. C'est la façon la plus courante de gérer sa boîte de réception en lisant le courrier électronique de haut en bas (en commençant par le courrier électronique le plus récent reçu).
C'est très pratique et intuitif, mais cette stratégie comporte deux risques principaux. Le premier risque est de vous retrouver avec une réactivité incohérente. Les jours où vous avez beaucoup de temps à consacrer au courrier électronique, vous répondrez à vos contacts avec la plus grande rapidité. Les jours où vous êtes occupé et en réunion, vos messages s'empilent et se retrouvent enfouis sous de nouveaux courriels.
Le deuxième risque est que vous pouvez rater de bonnes opportunités parce que vous n’avez pas suivi à temps. Si vous choisissez d'utiliser cette stratégie, mais que vous souhaitez atténuer ces risques, je vous recommanderais de bloquer une heure ou deux fois par semaine, au cours desquelles vous passerez à l'approche chronologique inverse (décrite ci-dessous). De cette façon, vous effacerez tout ce qui est ancien qui pourrait être important.
2. Chronologique inversé
Au contraire de LIFO, adopter une approche chronologique inverse signifie traiter d’abord les messages électroniques les plus anciens. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez modifier le tri de votre boîte de réception en cliquant simplement sur le compteur d'e-mails dans le coin supérieur droit.
Avec cette stratégie, vous serez souvent confronté à des e-mails plus difficiles que vous avez retardés, ce qui est excellent pour les procrastinateurs chroniques. Cependant, cette stratégie présente un inconvénient. Si vous travaillez dans un lieu où vous recevez constamment des courriels urgents auxquels il faut vraiment répondre immédiatement, il peut être risqué d'adopter une approche chronologique inversée. Cela dit, vous pouvez certainement combiner cette stratégie avec LIFO au cours de la journée de travail, si tel est le cas.
3. Yesterbox
Célèbre utilisée par Tony Hsieh, PDG de Zappos, la technique Yesterbox se concentre sur la gestion d'aujourd'hui de tous les courriels que vous avez reçus hier. Hsieh explique:
«Votre liste de tâches à faire chaque jour est simplement la boîte de réception de courrier électronique d'hier (d'où son nom« Yesterbox »). Ce qui est génial, c’est que lorsque vous vous levez le matin, vous savez exactement combien de courriels vous devez recevoir, il existe un sentiment de progrès lorsque vous traitez chaque e-mail d’hier et le retirez de votre boîte de réception. lorsque vous n'avez plus aucun courrier électronique à traiter depuis hier. En fait, lorsque vous avez terminé, vous avez le sentiment d'être achevé, ce qui est incroyable. »
C'est une excellente stratégie pour quiconque a l'impression de se noyer constamment dans ses courriels. Bien que je vous recommande de lire l'intégralité de ce guide, la meilleure partie est certainement le contrôle que vous allez reprendre sur votre boîte de réception. Contrairement aux autres méthodes, votre cible reste la même au fur et à mesure que la journée avance et vous constaterez avec le temps que vous saurez mieux combien de temps il faudra au courrier électronique. Avez-vous reçu 25 courriels hier? OK, cela pourrait vous prendre un peu plus d'une heure. Vous avez une grosse journée avec 70 emails à venir? Vous pouvez planifier et bloquer plus de temps pour gérer le volume.
4. Boîte de réception zéro
Un terme inventé par Merlin Mann, Inbox Zero est une stratégie de messagerie dont l'objectif est de toujours garder votre boîte de réception 100% vide. Cela présente de gros avantages: tout est toujours géré et vous ne perdez pas de temps à relire un courrier électronique pour la troisième fois avant de prendre des mesures concrètes. Cette stratégie convient aux auteurs de listes de type A (comme moi!) Qui aiment avoir le contrôle total sur leur boîte de réception. Mais de mon expérience, il est facile de laisser votre boîte de réception vous dicter votre vie si vous allez trop loin. Conseil pro: Associez Inbox Zero à Boomerang for Gmail, une application qui vous permet de classer les messages de votre boîte de réception jusqu'à la date et l'heure de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir entre répondre et retarder pour plus tard, le cas échéant.
Si vous l'essayez pour la première fois, je vous recommande de consulter le défi d'une semaine de Lily Herman consistant à rester dans Inbox Zero avant de commencer.
Après avoir essayé chaque méthode, je peux affirmer avec certitude que le choix d'une stratégie consiste uniquement à faire correspondre vos préférences personnelles aux habitudes que vous souhaitez encourager (ou décourager). Vous constaterez peut-être que mélanger et assortir vous convient le mieux. Je suis resté longtemps à Inbox Zero et j’ai décidé que le stress lié à la réalisation de ces dernières tâches en valait la peine. Mais je garde ma boîte mail de moins de 20 courriels au moment où je me couche chaque nuit, juste assez courte pour que je puisse les voir tous sur mon écran pour vérifier rapidement que rien ne tombait entre les mailles. Tant que vous n'êtes pas esclave de votre boîte de réception et que quiconque a besoin de vos nouvelles reçoit une réponse rapidement, à qui appartient-il de juger?
