Au cours des derniers mois, j'ai essayé de préparer le calendrier de mon organisation pour 2015. La chose la plus importante que je devais faire était de m'assurer que je savais à quel moment se déroulaient tous nos événements. Mais avant de pouvoir les insérer dans mon calendrier, je devais d'abord avoir une idée des événements que je devais planifier.
Pour les organisations à but non lucratif, les événements que vous organisez sont les principaux moyens par lesquels votre communauté interagira avec votre organisation. Et donc, il est vital qu'ils vous représentent bien. Un événement organisé à la hâte aura l'air - et donnera l'impression que votre organisation est incompétente. Pour vous assurer que vous organisez les meilleurs événements possibles, il est important de hiérarchiser vos événements et de les planifier pour qu'ils soient aussi efficaces que possible.
Depuis plus de 10 ans que je travaille pour des organisations à but non lucratif, j'ai développé quatre questions cruciales à me poser avant de décider de planifier un événement.
1. De quoi notre organisation a-t-elle besoin de cet événement?
En gros, pourquoi envisagez-vous d’organiser cet événement? Est-ce que vous essayez de collecter des fonds? Si oui, combien? Essayez-vous de rencontrer de nouveaux partisans ou d’établir de nouveaux liens? Si ce n'est pas une collecte de fonds, vous essayez peut-être d'attirer de nouveaux clients ou d'éduquer les gens qui font déjà partie de votre organisation à propos d'une nouvelle initiative.
Si cet événement ne fait rien pour vous, pourquoi le faites-vous? Vous devez définir l'enjeu de votre organisation dans les résultats de l'événement avant de lui consacrer du temps et des ressources. Cela vous aidera également à hiérarchiser l'événement dans le contexte de toutes vos autres activités.
2. De quoi vos invités ont-ils besoin de cet événement?
Bien que vous deviez d'abord prendre en compte vos besoins, l'événement concerne en réalité vos invités. Pour que vous puissiez atteindre vos objectifs (que vous avez décrits à l'aide de la question ci-dessus), vous devez inciter les participants à interagir avec vous de la bonne façon.
Discutez avec vos invités passés et potentiels de ce qu’ils aiment dans vos événements et de ce qu’ils aimeraient à l’avenir. Aiment-ils se sentir comme des «initiés» ou être reconnus publiquement pour leur générosité? Certains pourraient dire qu'ils aiment les événements bruyants et animés; d'autres peuvent préférer une nuit plus douce. Un avantage supplémentaire de cette stratégie est que les personnes que vous interviewez voudront certainement savoir comment vous avez suivi leurs conseils lors de votre prochain événement.
3. Comment allons-nous faire cela?
Maintenant que vous avez une idée de ce dont vos invités auront besoin, vous devez réfléchir à la manière de leur donner ce qu'ils veulent. Par exemple, si vos invités ont besoin de mieux comprendre votre programme, vous pouvez peut-être décider de demander à un client de parler de son expérience avec ce programme particulier, ou de montrer une vidéo et de distribuer du matériel de lecture sur votre modèle. Ou, si vous avez un objectif majeur de collecte de fonds et un public qui aime s'amuser, peut-être qu'une enchère en direct est la voie à suivre.
Comme il ne s'agit que d'un aperçu, vous n'avez pas besoin de plonger trop profondément dans les détails ni de vous engager pleinement dans quoi que ce soit. Cependant, si vous réalisez que vous n’avez pas la capacité de faire un événement qui répondra aux besoins de votre organisation et de vos invités, le moment est venu de le comprendre. Vous n'avez pas nécessairement à abandonner l'idée, mais cette question vous aidera à déterminer si vous devez réduire les effectifs ou recruter de l'aide supplémentaire.
4. En quoi cet événement est-il différent des autres événements?
Il n'y a rien de pire que de se rendre au même événement deux fois en un an - et rien ne pourrait être plus coûteux pour l'hôte. Si vous planifiez un dîner, un dîner et une sortie de golf pour le même groupe de donateurs la même année, vous pouvez vous attendre à une fatigue des donateurs et à un retour sur investissement décroissant. Au lieu de cela, pensez à planifier un événement majeur pour ces donateurs, puis un événement plus petit pour vos prospects ou vos meilleurs bénévoles.
En action
Pour vous aider à démarrer, voici un exemple de stratégie pour un événement que j'ai récemment organisé en utilisant ces quatre questions:
De quoi avons nous besoin?
- Amasser 50 000 $
- Améliorer cinq donateurs
- Attirer 10 nouveaux donateurs, trois à 5 000 USD ou plus
- Introduire une nouvelle campagne de financement
De quoi les clients ont-ils besoin?
- Être confiant que leur argent est judicieusement investi
- Une chance de voir le programme de première main
- Justification de donner plus - au-delà du prix du billet
Comment allons-nous faire cela?
- Engager le conseil d'administration à inviter de nouveaux donateurs
- Mettre en place des déjeuners de pré-événement avec les donateurs actuels pour améliorer
- Inviter un participant au programme à parler
- Embaucher un nouveau concepteur pour inviter et programmer
- Bien les nourrir - pensez à demander aux chefs locaux
- Configurer la capacité de texte pour donner
- Embaucher un groupe
- Augmenter la couverture de presse
En quoi cet événement est-il différent?
- Notre seul dîner assis
- Seul événement ciblant nos principaux donateurs (60-70 ans, principalement retraités, principalement des volontaires passés ou actuels)
- Seul événement auquel tous les membres du conseil assistent habituellement
- Habituellement prévu pour le printemps, en même temps que l'obtention du diplôme du client
La planification d’événements peut être une tâche fastidieuse et chronophage, encore plus si vos événements atteignent réellement vos objectifs. Posez-vous ces quatre questions, cependant, et vous pourrez mieux élaborer des stratégies pour vos événements et déterminer ceux qui sont vraiment nécessaires et qui valent la peine pour votre organisation.
