À une époque où les applications de productivité et le multitâche sont la nouvelle norme, les gens se demandent souvent quelle est ma «sauce secrète» pour accomplir autant de travail. Même si des heures de travail acharné peuvent créer de la dureté, elles peuvent également entraîner l'épuisement professionnel. Les travailleurs les plus productifs au monde ne sont pas ceux qui travaillent 18 heures par jour et qui s'en vantent vendredi soir.
Si vous voulez devenir une personne très productive, au travail ou dans la vie, je ne peux que recommander une chose: apprendre à déléguer. Le pouvoir ne consiste pas uniquement à décharger des tâches, mais à pouvoir choisir ce qui vaut et ne mérite pas votre temps.
Cette épiphanie m'est venue au collège, où l'utilisation d'assistants virtuels m'a permis d'externaliser certains aspects de ma petite entreprise en ligne tout en m'occupant simultanément des aspects de l'entreprise que j'appréciais vraiment. J'ai fait une liste de toutes les choses sur lesquelles j'aimais travailler, ou je savais que je devais le faire moi-même, et j'ai assigné le reste. Je suis devenu accro!
En fait, j'y crois tellement que je suis le fondateur et le PDG de Zirtual, une société qui connecte des personnes occupées à des assistants virtuels. Mon espoir est que, même si la délégation semble effrayante ou inconnue, vous découvrirez bientôt que c'est une voie rapide pour revenir à ce que vous aimez le plus!
1. Rendre les choses tangibles
Décrivez vos objectifs, objectifs et résultats attendus par jour, semaine, mois et trimestre. Cela vous donnera une idée des défis auxquels vous et votre équipe devez faire face et, en définitive, des objectifs globaux de l'organisation.
Le déchargement de votre liste de tâches est plus qu’alléger votre travail. La délégation est une question de responsabilisation, car elle donne à votre équipe la possibilité de se développer en tant que leaders individuels - de la même manière, elle vous permet d’être un gestionnaire plus percutant.
Tout comme à l'école, les affaires ont leurs formalités: Certains projets doivent être réalisés de manière spécifique. En tant que leader fort, vous pouvez conserver cette même formalité sans être considéré comme un microgestionnaire. Une option consiste à planifier des réunions privées hebdomadaires individuelles pour discuter du programme, des objectifs et des progrès de la semaine. Une autre solution consiste à créer des directives pour ce que vous attendez du projet final. Bien que vous puissiez définitivement inclure les étapes suggérées, laissez vos employés trouver leurs propres méthodes pour y parvenir.
Pour les gestionnaires qui craignent la délégation, cela vous donnera l'occasion de superviser de près les projets tout en laissant à votre équipe l'espace nécessaire pour gérer ses propres tâches.
2. Rappelez-vous que la délégation sans confiance, c'est du babysitting
Lorsque vous attribuez une tâche à un employé, il est important de consacrer suffisamment de temps à son succès pour éviter toute microgestion sur toute la ligne. Les gens se montreront à la hauteur des exigences de la tâche si vous leur en donnez l'occasion. Si le fait de vous confier une tâche importante vous effraie (et ce sera le cas si vous en avez déjà travaillé personnellement), commencez lentement. Attribuez d'abord une partie de la tâche ou commencez avec une responsabilité plus petite. Une fois que vous voyez que votre employé est capable - et il l'est sûrement! - vous vous sentirez plus à l'aise d'en donner plus.
Abandonnez l'idée que vous pouvez tout faire - vous ne pouvez pas. Prenez cela comme un test d'humilité et acceptez le fait que vous ne pouvez pas gérer avec succès une équipe sans vous décharger. La direction est souvent qualifiée de baby-sitting au bureau, mais c'est sous votre contrôle, et la première étape pour devenir un vrai leader consiste à attribuer des responsabilités.
3. Conquérir votre peur
La peur de déléguer se manifeste de plusieurs manières. Des pensées débilitantes du type «Je peux le faire mieux moi-même» ou «Je ne peux pas échouer» ou «Je ne veux pas dépendre de quelqu'un d'autre» ou «Je ne peux pas leur faire confiance» vous entraveront. le faire correctement. L'acceptation vous donnera les moyens d'agir, vous procurera une tranquillité d'esprit, vous permettra d'être libre de voir la situation dans son ensemble et vous préparera à la maîtriser.
Le moyen le plus rapide de surmonter ces craintes est d’évaluer le retour. Ce n'est pas de savoir si vous pouvez ou non accomplir la tâche vous-même (si vous le vouliez vraiment, vous le pourriez). Mais posez-vous la question suivante: quel est le retour sur investissement? Rappelez-vous, il y a une différence entre vous le faites mieux et vous le faites différemment. Souvent, le produit fini n'est pas ce que vous auriez produit, mais cela ne signifie pas qu'il ne soit pas aussi bon ou efficace.
Concentrez votre énergie et votre attention personnelles sur des tâches à rendement élevé: stratégie, nouveaux recrutements, partenariats ou structure organisationnelle. Vous avez atteint ce niveau en faisant confiance à vous-même et aux autres en vous faisant confiance. Libérez votre emploi du temps pour vous occuper de ces problèmes de haut niveau en pensant que vos employés exécuteront les tâches à faible rendement exactement comme vous le feriez. La délégation d’un responsable peut souvent être un moyen de renforcer les relations au sein de l’équipe et de devenir une opportunité de mentorat.
4. Faire de la délégation une habitude
Les délégués qui réussissent planifient leurs tâches en gardant un œil sur les éléments qu’ils peuvent attribuer à d’autres. Si le déchargement ne vous semble pas naturel, prenez quelques nouvelles habitudes pour identifier plus facilement les tâches que vous pouvez partager. En conséquence, vous serez un meilleur manager pour votre équipe et un leader plus efficace et ciblé.
Pour commencer, si vous avez des personnes ayant un rôle de soutien inférieur à vous, laissez-les faire leur travail! Si vous avez un assistant, laissez-le gérer les tâches administratives en lui donnant accès à votre calendrier et en lui donnant le pouvoir de le gérer. Ou, si vous n'avez pas un humain pour vous aider avec les tâches administratives, consultez toutes les applications spécialement conçues pour gérer votre journée et garder les choses organisées. Même le processus de stockage de différents objectifs dans différentes applications vous aide à pratiquer la compartimentation et à laisser quelqu'un (ou dans ce cas, quelque chose) vous aider.
Le déchargement des tâches administratives vous aide à rester concentré sur les objectifs plus ambitieux à venir. Les délégués ont du succès car ils ont une ligne de mire claire et savent comment répartir au mieux leur temps.
En tant que bon gestionnaire, votre travail consiste à diriger le changement et à motiver les gens de différentes manières. Pour que cela soit efficace, vous offrez de nouvelles opportunités à vos employés d’apprendre et de relever de plus grands défis. Votre équipe sera heureuse en raison des possibilités supplémentaires de croissance. En même temps, vous aurez libéré plus de temps pour vous concentrer sur une vision plus globale de la conduite de votre équipe vers un niveau de productivité supérieur.
Donc non, la délégation n'est pas simplement la possibilité de décharger du travail sur quelqu'un d'autre. C'est une opportunité de maximiser la productivité de tout un groupe ou système. C'est la capacité de répartir des tâches cruciales entre des mains, de choisir et de choisir les endroits les plus appropriés.
