Il est difficile d'imaginer une vie sans courrier électronique, surtout sur le lieu de travail. Nous l'utilisons pour demander l'avis de nos collègues, nous demandons l'avis de notre responsable et, occasionnellement (ou de temps à autre, selon vos habitudes), nous l'utilisons pour demander des délais supplémentaires.
Cela dit, il y a quelques demandes qui ne devraient pas être faites de cette façon. Comme ça? Eh bien, je vais vous le dire afin que vous ne commettiez pas l'erreur (que tant de gens commettent) de penser que le courrier électronique est le premier endroit où vous devriez vous tourner lorsque vous avez besoin de quelque chose.
1. Demandes nécessitant une réponse rapide
Vous y êtes déjà rendu: envoyez à votre collègue un courrier électronique qui nécessite une réponse, puis demandez-vous pourquoi, sur Terre, vous n'avez pas reçu de réponse cinq, dix, puis trente minutes plus tard. Mais est-ce vraiment la faute de votre collègue de ne pas être collé à sa boîte de réception chaque seconde de la journée? Peut-être qu'elle est en réunion. Peut-être qu'il est au déjeuner. Peut-être qu'elle travaille sur un énorme projet et a désactivé son courrier électronique.
En citant le programmeur Cyrus Stoller, l'écrivain de Muse, Lily Herman, explique que vous ne devriez envoyer un courriel à quelqu'un «que si vous avez besoin de faire quelque chose dans les prochains jours». Besoin d'une réponse dans l'heure ou la fin du monde? Allez au bureau de la personne. Pas ici? Décrochez le téléphone et appelez. Pas de réponse? Envoyer un message. «Le courrier électronique ne devrait pas être le moyen de communication par défaut pour transmettre tout ce qui doit être connu ou traité en temps réel», écrit Herman.
2. Demandes de relance
Nous savons qu'il existe de nombreux exemples de «courriels demandant une augmentation» en ligne - nous les avons vus aussi. Mais ce n’est pas parce qu’ils existent que vous devez les utiliser ou passer des heures à élaborer une version plus éloquente de ce modèle. En effet, lorsqu’il s’agit de négocier une augmentation salariale, votre ton est tout aussi important que ce que vous dites.
Et le ton juste dans un email est délicat. Dans un message demandant une augmentation, comment montrez-vous que vous êtes optimiste sans être désespéré ni confiant mais non arrogant? (Astuce: vous ne pouvez pas, sauf si vous choisissez de remplir votre email avec des émoticônes.)
Ainsi, bien que vous puissiez certainement demander un rendez-vous avec votre responsable pour discuter de votre cheminement de carrière (ou de votre augmentation de salaire) par courrier électronique, vous devriez demander à ce que la demande lui soit présentée en personne.
3. Demandes de modification de votre routine
Parfois, nous avons l'option (géniale) de choisir quand et où nous travaillons. Cette flexibilité, cependant, s'accompagne d'un certain niveau de responsabilité. Si vous vous êtes récemment rendu compte que vous travailliez mieux la nuit ou que votre lieu de travail préféré ne se trouve pas au bureau mais sur un canapé, ne changez pas soudainement votre routine sans demander à votre supérieur hiérarchique.
Mais ne faites pas la demande par courrier électronique non plus. Il est fort probable que votre patron souhaite une explication détaillée des changements que vous apportez et des avantages que votre nouvel emploi du temps bénéficierait non seulement à vous, mais également à l’ensemble de l’équipe. Une conversation en personne peut vous aider à paraître plus sincère et à le convaincre que c'est dans l'intérêt de tout le monde, et pas seulement comme une excuse pour vous endormir plus tard.
Ce n'est pas parce que le courrier électronique est en train de devenir l'un des moyens les plus populaires (sinon le plus populaire) de contacter des personnes que vous devez l'utiliser pour tout. Sans réfléchir à deux fois avant de cliquer sur ce bouton d'envoi, vous pouvez potentiellement envoyer votre réputation de travail par la porte.
