Lorsque vous êtes invité à écrire une lettre de recommandation, vous devriez être flatté et, espérons-le, enthousiaste d'aider votre collègue ou votre ancien collègue. Cependant, ce scénario peut également être éprouvant pour les nerfs - après tout, vous aidez à décider de l'avenir de quelqu'un! Comment pouvez-vous adapter toutes ses grandes qualités sur une seule page? Et si vous ne dites pas la bonne chose?
Faites une pause et respirez. Ecrire une lettre n'est pas sorcier, surtout si vous avez une opinion positive de la personne que vous recommandez. J'ai écrit beaucoup de lettres de récession de ma journée, même des lettres d'écriture fantomatique pour les PDG de nombreuses sociétés différentes (oui, les dirigeants délèguent cette tâche) et, en cours de route, j'ai appris quelques choses qui simplifient le processus. Suivez ces étapes pour écrire une lettre qui aidera votre collègue à être embauché.
1. Faites votre recherche de fond
Des lettres de recommandation peuvent être demandées pour une foule de raisons: candidature à un poste, nomination à un prix, admission dans une école ou un conseil, et plus encore. Ainsi, même si vous savez tout sur la situation actuelle du candidat, son éthique professionnelle et ses succès passés, vous ne disposez toujours pas de toutes les informations dont vous avez besoin. Découvrez pourquoi la personne recommandée vous demande une lettre et ce que ses lecteurs vont y rechercher.
Avant de commencer à écrire, assurez-vous de poser les questions suivantes:
Ces questions aideront à orienter le contenu de votre lettre et garantiront que vous positionnez le candidat pour le poste ou le prix de la meilleure façon possible.
2. Suivez la formule
Les lettres de recommandation doivent aborder trois aspects: votre relation avec la candidate, votre évaluation de son travail et sa comparaison avec celles avec lesquelles vous avez travaillé à des postes similaires (pourquoi elle se démarque). Donc, au moment où vous écrivez, structurez la lettre autour de ces zones:
Expliquez votre relation
Tout d’abord, expliquez la nature de votre travail avec le candidat, au début de la lettre. Cela peut être une simple déclaration précisant le moment où vous avez travaillé avec elle, pendant combien de temps et à quel titre. Par exemple: «De 2010 à 2013, Jane a occupé des postes de chargée de compte dans ma société. Elle était chargée de la planification, du développement et de la mise en œuvre de la stratégie marketing pour cinq de nos plus gros clients. En tant que manager, j'ai été témoin…
Évaluer le candidat
Après avoir expliqué votre relation, évaluer le travail de votre collègue est la priorité suivante. Cela devrait être la substance de votre lettre, bien que le contenu exact varie en fonction de ce que vous lui recommandez. Par exemple, si vous savez que le poste pour lequel elle postule est un poste de direction, vous voudrez peut-être vous concentrer sur la qualité de son travail au sein de votre équipe et sur sa capacité naturelle à devenir un grand leader. Si le poste auquel elle postule est davantage un poste technique, ou peut-être un poste d'écriture, concentrez-vous sur sa capacité à jongler avec plusieurs projets en même temps tout en produisant des résultats.
Dans tous les cas, vous voudrez expliquer ce que vous avez vu dans son travail et souligner les résultats tangibles qu'elle a produits. Rappelez-vous qu'il est toujours préférable de montrer, pas de dire. Si vous dites qu'elle est capable de développer et de mettre en œuvre une stratégie marketing sophistiquée, indiquez des éléments tels que le budget marketing total qu'elle a géré et le pourcentage d'augmentation constaté par l'équipe des ventes au cours de son mandat. Tous les chiffres ou statistiques que vous pouvez citer aideront à brosser un tableau clair de ce qu’elle a exactement accompli.
Faire une comparaison pour sceller l'affaire
Comparer le candidat à d'autres personnes avec lesquelles vous avez travaillé peut constituer un moyen puissant de formuler une recommandation solide. Vous pourriez dire que quelqu'un est «le gestionnaire de projet le plus efficace avec lequel j'ai jamais travaillé» ou «l'un des trois meilleurs employés que j'ai jamais dirigés». Bien sûr, utilisez uniquement des déclarations que vous croyez vraiment!
Cela peut également être un moyen d'apaiser les préoccupations d'un responsable du recrutement. Par exemple, si vous recommandez une candidate jeune ou peu expérimentée, affirmer qu'elle fait preuve de «maturité et de réflexion stratégique bien au-delà de son âge et de son niveau d'expérience» peut aller très loin.
Si possible, utilisez une histoire ou une anecdote pour illustrer l’un des domaines ci-dessus. Il est facile de lire une lettre et de voir qu'un candidat a de fortes caractéristiques, mais au final, jetez-le de côté car il n'y avait pas quelque chose de remarquable ou de concret pour se souvenir d'elle. Par contre, il est difficile d’oublier une personne qui a eu un impact évident sur ses anciens collègues et qui en a véritablement établi le lien.
3. Mettre la touche finale
Maintenant, la logistique: Tout d’abord, la personne qui collecte et lit les lettres de recommandation est probablement occupée et a beaucoup d’autres pages à lire. Afin d’obtenir le plus d’impact possible, maintenez rapidement votre lettre (pas plus d’une page) et soyez précis. En termes de ton, vous voulez être formel et professionnel, mais aussi enthousiaste. Une recommandation tiède pourrait tout aussi bien être une mauvaise recommandation, alors assurez-vous d'indiquer à quel point vous aimez le candidat.
Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise et inscrivez votre signature et vos coordonnées au bas de la page. Indiquez une date, adressez-lui le nom du destinataire (si possible) et terminez par une déclaration selon laquelle vous souhaitez discuter du candidat, par exemple, «Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à m'appeler.
Les lettres ne sont que le début des différents types de recommandations que l’on peut vous demander de faire, mais ces étapes peuvent vous aider à utiliser n’importe quel formulaire. Que vous serviez de référence par téléphone à un ancien employé ou que vous recommandiez un collègue sur LinkedIn, faites vos recherches, suivez le format choisi et restez enthousiaste. Vous (et votre collègue) devriez être prêt à partir!
Enfin, rappelez-vous que si une collègue vous demande une recommandation, vous l’aurez impactée et elle vous en sera toujours reconnaissante si vous l’aidez sur la voie du succès. Le processus de rédaction d'une lettre peut sembler stressant, mais c'est vraiment un honneur.
