Le mois dernier, j'ai proposé trois astuces pour améliorer la gestion de projet: comment bien déléguer, comment tirer le meilleur parti des outils et comment clore votre projet de manière significative. Mais la gestion de projet présente de nombreux défis uniques, avec un vaste domaine de recherche qui présente continuellement de nouvelles approches et perspectives, de sorte que je ne pouvais pas m'empêcher de faire un suivi avec quelques conseils supplémentaires.
Ces conseils sont axés sur la gestion proactive de plusieurs éléments susceptibles de vous faucher et de compromettre votre succès. On a parfois l’impression que de petits démons se cachent dans tous les coins, dans l’attente de vous donner un bon «gotcha!». Voici comment la gestion des risques, la gestion du changement et la gestion de la portée vont améliorer vos chances de réussite.
1. Portez une attention particulière à vos risques
Un risque est une menace qui ne s'est pas encore matérialisée, et la première chose à faire pour l'empêcher de se matérialiser est simplement de savoir qu'il existe. Si vous développez une nouvelle application que les clients peuvent utiliser pour payer leurs factures, les risques peuvent aller de la plus mineure à la plus modérée (un membre de l’équipe est réaffecté, ce qui vous laisse à court de personnel) à la plus importante (la réglementation sur les paiements mobiles vous oblige à: utiliser une technologie totalement différente). Vous ne pouvez pas empêcher tous les risques de se produire, mais un compte-rendu complet et réfléchi de tout risque concevable peut vous aider à gérer cette possibilité.
Au cours de la phase de planification de votre projet, développez un journal des risques dans lequel vous pourrez suivre tout risque susceptible de remettre en cause votre calendrier, votre budget ou votre capacité globale à mener à bien le projet. Il existe de nombreux modèles en ligne, mais la plupart d'entre eux suggèrent d'inclure une description du risque, la date à laquelle il a été évoqué, la probabilité que cela se produise et la gravité des conséquences, le cas échéant. Un propriétaire doit être affecté à chaque risque pour le surveiller et, plus important encore, un ensemble significatif de mesures pouvant être prises pour réduire les risques de survenue (le cas échéant) de ce risque. Par exemple, le risque d'échec d'un serveur, entraînant la perte de données de personnes, peut être associé à une probabilité faible, mais à un degré de gravité élevé, satisfait par un plan d'atténuation visant à installer un serveur de sauvegarde. Même si la probabilité est faible, l’impact serait si important que des mesures rapides et sûres pour prendre en compte cette possibilité en valent la peine.
Rappelez-vous que ceci doit être un document vivant et vivant et que les nouveaux risques doivent être pris en compte et surveillés au fur et à mesure qu'ils surviennent au cours du projet.
2. Jeter les bases du changement
La gestion de projet signifie nécessairement que vous perturbez le statu quo d’une manière ou d’une autre. Et ce n’est un secret pour personne que beaucoup de gens trouvent le changement, enfin difficile, pour le moins qu'on puisse dire. Dans un livre blanc pour le Project Management Institute, la consultante Marge Combe discute du concept de préparation au changement en tant que capitale - humaine et autre - qu'une organisation est prête à se consacrer à un changement et à la volonté psychologique des personnes dont la coopération est nécessaire pour: mettre en œuvre le changement. Si vous ne pouvez pas vous permettre de changer, ou si tous vos travailleurs sont alignés à l'extérieur avec des signes de protestation, vous n'êtes évidemment pas très bien placé pour aller de l'avant.
Alors, que pouvez-vous faire pour jeter les bases d'un changement, grand ou petit? Les aspects concrets de la gestion du changement sont un peu plus faciles à gérer. S'il est clair que vous n'avez ni l'argent, ni l'équipement, ni la capacité technologique pour faire le travail, vous devez vous attaquer immédiatement à ces points.
C'est le travail culturel et psychologique qui nécessite une exécution plus minutieuse. Si les employés ou les clients résistent à un changement, prenez le temps de comprendre pourquoi. Vous pouvez peut-être dissiper un malentendu ou un problème majeur de votre plan que vous n'aviez pas pris en compte. Une équipe d'employés de bureau pourrait se plaindre de passer du traitement des formulaires papier aux formulaires électroniques. Plutôt que de présumer que l'équipe résiste au changement, une discussion avec eux au sujet de leurs réserves pourrait révéler que le système électronique n'a aucun moyen de gérer les exceptions, ce qui conduira finalement à une désorganisation et à deux processus distincts. Comprendre le point de vue du personnel qui utiliserait cela jour après jour peut aider à faire en sorte que le changement profite à l'ensemble de l'organisation.
Les organisations dont les membres sont ouverts au changement et comprennent le changement et ses avantages sont beaucoup plus susceptibles de voir ce changement se produire de manière transparente que celles qui empêchent leurs employés de rester dans le noir.
3. Pensez à Scope Creep comme à votre ennemi mortel
Le glissement de la portée - lorsque les paramètres de votre projet dépassent progressivement les limites initiales que vous aviez définies - déraille fréquemment les projets. Et cela tient en grande partie au fait qu’il semble souvent logique d’élargir la portée de votre projet initial. Vous vous retrouverez peut-être en train de vous gifler le front à la suite d'un «pourquoi je n'y ai pas pensé» ou d'être convaincu par un intervenant du fait qu'une cloche ou un sifflet supplémentaire économisera des heures chaque jour aux travailleurs.
En règle générale, ne répétez pas, je le répète, ne cédez pas à ces exigences.
Bien sûr, les exigences changent parfois et il peut être plus facile de changer le jeu aujourd'hui que de revenir quand tout est dit et fait. Mais ces ajouts s’additionnent souvent, vous amenant directement à l’univers malheureux de dépassement de budget et de calendrier.
Le meilleur moyen de prévenir les dérapages est de consacrer plus de temps et d'énergie à la collecte des informations, interroger de manière exhaustive les experts en la matière et poser les bonnes questions pour vous assurer de ne rien manquer. Et dans l'éventualité inévitable, réfléchissez bien aux coûts et aux avantages d'un changement de votre portée. Au besoin, conservez une liste de toutes les améliorations de la phase deux que vous pourrez revisiter une fois le projet initial lancé.
On peut attribuer une grande partie de la proactivité aux résultats souhaités dans les délais impartis. Entraînez-vous à sentir un problème avant qu'il ne survienne et à sentir le poids de la portée s'inverser avant qu'il ne vous envoie dans un trou de ver de distraction. Vous ne penserez pas à tout, mais la prévoyance vaut le recul tous les jours.
