Je l'admets, j'adore quand les réunions sont annulées. Lorsque cette notification apparaît sur mon ordinateur pour me dire que j'ai mon heure de retour, je me sens libre. Un poids a été levé et je me sens reprendre le contrôle de mon emploi du temps. (Euh, non, je n'ai pas de problème de contrôle, pourquoi demandez-vous?)
Mais je comprends aussi l’importance des réunions quand elles sont bien faites. Certaines choses sont simplement mieux accomplies lorsque vous pouvez parler à des gens en temps réel sans vous perdre dans un sillage de courriels et de messages de discussion.
Cela étant dit, il est parfois nécessaire de toujours en repousser un. Voici quelques cas où vous avez la permission d'en supprimer un du calendrier pour le moment (si vous êtes celui qui l'a planifié, c'est-à-dire).
1. Vous n'êtes pas complètement préparé
Vous avez laissé tomber la balle. Vous avez peut-être oublié que la réunion était imminente ou vous avez négligé le temps que vous avez mis de côté pour vous y préparer. Dans les deux cas, vous n'êtes tout simplement pas prêt à mener la discussion de manière productive et productive.
Si vous vous rencontrez toujours, il vous manquera probablement de direction et laissera tout le monde se demander quels sont les plats à emporter (le cas échéant). Et bien, c'est juste une perte de temps pour tout le monde, n'est-ce pas?
Mais écoutez ceci: vous ne voulez pas que votre carte d’appel soit “floconneuse et peu fiable”. (Du moins, je ne le pense pas.)
Donc, oui, c'est bien si cela se produit de temps en temps. La vie se passe, mais ne la laissez pas devenir une habitude. Au lieu de cela, donnez-vous pour mission de rester sur vos tâches, de rendre des comptes et de respecter le temps des autres.
Et faites attention aux types de réunions que vous réorganisez. Si vous remettez constamment votre tête à tête avec votre patron ou votre rapport direct, par exemple, vous finirez probablement par briser la confiance dans cette relation importante.
2. Vous n'avez pas toutes les informations
Cette fois, votre calendrier est bloqué depuis des mois. Vous avez passé quelques heures à rassembler tout ce dont vous avez besoin et vous avez élaboré un programme détaillé mais réaliste. Cependant, malgré tout le travail de préparation que vous avez effectué, il vous manque encore des informations cruciales.
Le client n'a pas signé le contrat, votre patron n'a pas approuvé le budget du projet, vous reconstruisez le site Web, mais le marketing n'a pas encore décidé d'un thème. tourner les roues dans la boue et ne pas aller nulle part.
Donc, retardez la réunion jusqu'à ce que vous puissiez obtenir les informations dont vous avez besoin.
3. Quelque chose de plus gros se passe
J'ai acquis une entreprise pour laquelle je travaillais et la direction nous a annoncé la fin de la journée, au moment où la plupart des gens faisaient leurs bagages avant de partir.
Cela signifiait que le lendemain était plein d'incertitude. Personne ne voulait se rencontrer pour parler des détails les plus minutieux d'un projet en particulier. Ils voulaient des réponses à des questions telles que: "Aurai-je encore un emploi?"
Les gens ont besoin de temps pour traiter lorsque de grandes entreprises changent, qu'il s'agisse d'une annonce de licenciement ou de l'annonce d'une réorganisation de l'entreprise.
Et, bien sûr, ils ont également besoin de temps et d'espace lorsque quelque chose de grand secoue le monde, comme une catastrophe naturelle ou un attentat terroriste. En conséquence, il est parfois nécessaire de mettre de côté des articles quotidiens plus petits. Vous aurez amplement le temps de les aborder lorsque tout le monde se sentira plus stable et prêt à se concentrer. La réunion peut attendre.
Les réunions ne sont pas mes préférées et je ne suis pas seul. Donc, je vous en prie - soyez volontaire lorsque vous en planifiez et allez-y.
Lorsque vous devez annuler ou reprogrammer, faites-le avec précaution. Lorsque vous appuyez sur ce bouton de suppression, fournissez une explication à vos participants. Cela n'a pas besoin d'être poétique, juste une raison courte et douce:
ou
Conclusion: si vous mettez quelque chose sur le calendrier, vous devez faire de votre mieux pour vous y tenir.
Mais si une de ces situations se présente, alors bien sûr, différer. Une réunion où rien ne peut être accompli - soit parce que quelque chose de plus grand est une distraction ou parce que vous n'avez pas toutes les pièces du puzzle - n'en vaut généralement pas la peine de toute façon.
