Les choses qui sont cliniquement les pires: se lancer dans une conversation lorsque vous êtes sur le point d’attraper les deux derniers cubes de fromage lors d’un événement de réseautage, écouter un ami parler de ses «difficultés» dans son registre de mariage et examiner son calendrier voir des réunions dos à dos.
Pas vraiment! Avez-vous déjà entendu parler de cette conversation?
Vous: "Comment était votre journée?"
Votre ami banal: «Génial, j'ai eu une réunion après l'autre! PowerPoints, osions-je le dire, au point!
Non, vous n'avez pas.
Pourtant, nous sommes tous coupables d'inscrire des réunions à l'ordre du jour, y compris moi-même. Et, comme le savent tous ceux qui ont déjà dirigé une réunion, il est très décourageant de regarder autour de la salle et de jeter un coup d'œil furtif sur leurs téléphones.
C'est pourquoi j'ai dressé cette liste rapide de toutes les raisons pour lesquelles les gens (OK, d'accord, moi) n'écoutent pas lors des réunions, ainsi que de quelques solutions rapides. Parce que si nous commençons tous à planifier de meilleures réunions, nous commencerons tous à les redouter un peu moins.
1. Vous n'aviez pas d'agenda
J'ai compris! Vous êtes cool, vous êtes détendu, vous vendez des comprimés de votre skateboard.
Mais voici la chose: quand vous commencez votre réunion avec, "J'ai réuni tout le monde aujourd'hui pour discuter de notre stratégie de vente - des idées?" Je me suis immédiatement désolidarisé, car 90% des réponses seront les réponses sur place, complètement. genre inutile («Nous devrions vendre plus, juste en général!» et «Avons-nous envisagé de faire de notre chien un porte-parole?»).
Et 100% du contact visuel sera le type inconfortable dans lequel les gens s’implorent mutuellement sans parler.
Au lieu
Avant d’envoyer cette invitation à la prochaine réunion, rassemblez et envoyez par courrier électronique une description détaillée de la manière dont vous prévoyez utiliser ce temps. Cela aidera non seulement les gens à s'y préparer et leur apportera de bonnes idées, mais vous garantira également que vous bloquerez le temps imparti.
C'est aussi simple que:
Procès-verbaux 1 à 5: Survol des objectifs de la réunion: embaucher Airbud comme nouveau porte-parole de la société.
Minutes 5-15: Discussion des objectifs: Parlez de la réalité d’Airbud, non seulement être disponible, mais aussi être réel.
Minutes 15-25: Idées de remue - méninges : Faites le tour de la salle en suggérant d’autres porte-parole qui jouent également le rôle de leaders d’opinion dans l’espace.
Minutes 25-30: Tout récapitulatif: Choisissez les meilleures idées et attribuez les prochaines étapes.
2. Vous n'avez pas expliqué qu'il s'agirait d'un one-man-show
À moins que vous ne soyez Morgan Freeman, je ne peux tout simplement pas vous écouter parler pendant 30 minutes sans faire de pause. Il y a une raison pour laquelle vous ne trouverez pas trop de conférences TED populaires dans plus de 20 minutes.
Au lieu
Si vous (et seulement vous) allez parler pendant toute la réunion, vos propos doivent être intéressants, faciles à digérer et applicables à moi.
Ainsi, lorsque vous établissez ce programme, nous discutons simplement de ce qui précède, mettez en évidence tout ce qui ne mènera pas à une étape d'action (par exemple, "recherchez ceci …" ou "faites un brainstorming …" ou "faites un suivi sur les chats qui jouent au basket ”).
Puis, et préparez-vous à cette sorcellerie et à cette magie, supprimez-la. La seconde où vous cessez de faire la réunion sur les «prochaines étapes» est la seconde où vous commencez à perdre des gens.
Maintenant, si vous souhaitez conserver ces informations, intégrez une diapositive supplémentaire dans votre présentation dans le sens de «pour discuter à l'avenir…» ou incluez une feuille contenant des informations de base intéressantes dans l'agenda que vous envoyez en avance. temps.
3. Vous n'avez besoin de rien de moi en particulier
Ce que vous dites est intimement lié à mon travail et vous pensez que cela me serait bénéfique d'écouter. Et en théorie, bien sûr!
Mais en réalité? Dès que je réalise que je n'aurai pas besoin d'intervenir ou de retirer quoi que ce soit de la réunion, je me concentre sur la liste des tâches à effectuer qui m'attend à mon bureau.
Au lieu
Je déteste continuer à vous lancer le mot d'ordre, mais tout cela remonte à l'ordre du jour. En l'envoyant à l'avance et en désignant les «auditeurs» comme des invités facultatifs, vous donnez à l'invité le choix de rejoindre ou non (et ainsi, assurez-vous que tous ceux qui arrivent sont enthousiastes à l'écoute). Pourquoi quelqu'un dans votre réunion qui va de toute façon mettre l'ambiance avec son regard vide et zombie?
Je sais ce que vous pensez: Jenni, ce «plan d’agenda» ressemble à beaucoup de travail pour une réunion. Et je suis d'accord! Mais si vous demandez à quelqu'un de prendre 30 ou 60 minutes de leur journée, vous devez faire un petit effort.
Ou - et non, malheureusement, je ne suis pas sur le point de dire: “Tiens-toi tranquille, Chad” -vous pouvez transformer cette réunion en un courrier électronique. Cela prend un peu plus de temps que de créer un ordre du jour, mais vous fait gagner du temps de réunion. Et heureusement pour vous, nous avons des instructions sur la façon de le faire facilement ici.
