Le courrier électronique, comme toute forme de communication, est une chose personnelle. La manière dont vous vérifiez, gérez et envoyez tout, des one-liners aux missives électroniques, est souvent un mélange de préférences et d'habitudes.
Cela étant dit, nous devrions tous suivre certaines règles strictes pour tirer le meilleur parti de notre communication par courrier électronique, de notre productivité et de notre temps. Poursuivez votre lecture pour découvrir trois erreurs courantes dans la boîte de réception, comment elles vous nuisent au travail et comment améliorer la gestion des e-mails.
Erreur n ° 1: laisser des courriels dans votre boîte de réception
Je commencerai par le plus controversé: laisser tous vos courriels dans votre boîte de réception. Je sais que vous pensez que la situation est la même si vous laissez des courriels dans votre boîte de réception après les avoir traités ou non, mais votre cerveau prie de différer. Une étude réalisée en 2011 par l'Institut de neuroscience de Princeton a déterminé que "lorsque votre environnement est encombré, le chaos restreint votre capacité à vous concentrer." Ceci est également vrai pour votre environnement virtuel. plus vous pouvez voir les e-mails, même ceux qui ne comptent plus, plus le temps que votre cerveau passera inconsciemment à y penser.
La recherche suggère que réduire l'encombrement de la boîte de réception vous rendra moins distrait, plus productif et plus en mesure de traiter les informations. Si ce n'est pas une bonne raison pour ranger ces 3 679 anciens courriels dans votre boîte de réception, je ne sais pas ce que c'est.
Comment faire le changement
Commencez à utiliser votre boîte de réception pour les nouveaux messages uniquement. Si vous avez terminé avec un email, il devrait être archivé, classé ou supprimé (voir ci-dessous pour savoir quand). Vous pouvez toujours rechercher plus tard tout courrier électronique dont vous avez besoin.
Erreur n ° 2: suppression du moment où vous devez archiver ou archiver (et vice versa)
Alors maintenant que vous utilisez votre boîte de réception uniquement pour les nouveaux messages (hourra!), La question est: que devriez-vous faire avec tout le courrier que vous avez fait?
Les options sont a) supprimer ou b) fichier dans le dossier (ou archive, pour les utilisateurs de Gmail). Beaucoup de gens commettent l’erreur de trop pousser les extrêmes: soit en supprimant tous les messages, soit en les conservant tous. La vérité est qu'un équilibre sain est la meilleure solution. Accumuler des e-mails inutiles contribue au quota de stockage de votre compte de messagerie et rend plus difficile la recherche des e-mails que vous souhaitez conserver lorsque vous les recherchez. Et sur-supprimer? Vous pourriez vous retrouver comme mon ami qui a supprimé un email de confirmation de vol et a presque manqué son vol.
Comment faire le changement
Lorsque vous avez terminé avec un courrier électronique, prenez deux secondes pour déterminer si vous souhaitez y avoir accès ultérieurement. Si non: il est temps de supprimer. Si oui: archiver ou classer!
Erreur n ° 3: utiliser votre boîte de réception en tant que liste de tâches à effectuer
Pour les personnes qui n'aiment pas les listes de tâches à faire, une solution simple (ou du moins, selon eux) consiste à utiliser leur boîte de réception comme une seule. Maintenant, en ce qui concerne les tâches standard liées au courrier électronique, telles que «Répondre au courrier électronique de Jerry au sujet des heures de réunion», je pense que ces personnes sont mortes. Ces tâches ne doivent absolument pas figurer sur une liste de tâches à effectuer. Elles doivent simplement recevoir une réponse dans le cadre normal de vos activités.
Mais pour les tâches réelles, telles que "Créer une proposition pour un nouveau client" ou "Payer le loyer du bureau", je vous recommande vivement de trouver un système de liste de tâches qui fonctionne pour vous et de vous y tenir. Pourquoi? Parce que si vous voulez accomplir les tâches les plus importantes chaque jour, vous devez être en mesure de hiérarchiser et de cibler votre liste de tâches. En utilisant votre boîte de réception comme une liste de tâches, votre temps est entre les mains d'autres personnes. Chaque nouvel e-mail contient une nouvelle tâche, que cela vous plaise ou non. Mais devoir ajouter consciemment une tâche à votre liste de tâches à faire est une chance de déterminer si vous devriez vraiment le faire maintenant, au lieu d'un autre travail.
Toujours pas convaincu? Jill Duffy, Leo Babauta et Jesse Garner sont également d'excellents arguments.
Comment faire le changement
Parcourez votre boîte de réception et retirez toutes les tâches à entreprendre. Si c’était la seule chose qui rende cet e-mail digne d'être archivé, archivé, archivé ou supprimé, maintenant. Et bien, si vous tenez vraiment à utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches à faire, essayez Mailbox, une application qui peut vous aider à transformer des emails en tâches à faire et à les sortir de votre boîte de réception.
