En tant que dirigeant d’une grande entreprise comptant des dizaines d’employés virtuels, j’ai vu ma juste part de courriels. Et, comme pour toutes les choses de la vie, certains messages sont meilleurs que d’autres.
Dans le monde de la correspondance par courrier électronique, "ouah" est probablement la dernière chose que vous voulez que votre patron dise lors de la lecture de votre message. Alors, quels types de messages devriez-vous éviter d'envoyer et comment pouvez-vous les améliorer? Ci-dessous trois principaux exemples.
1. Courriels de suivi inutiles
Les courriels de suivi se présentent sous toutes sortes de formes, alors qu'est-ce qui les rend inutiles? Si tout ce que vous envoyez est de demander à votre patron de vous envoyer un courrier électronique, cela devient plus gênant qu'une correspondance importante.
Beaucoup de gens envoient ces courriels par paranoïa pour dire qu'ils ont mal agi ou oublié quelque chose, mais je peux vous dire que, du point de vue du patron, il est pénible de recevoir plusieurs courriels de suivi lorsque personne ne m'a laissé aucune chance. respirer.
Un exemple: Il y a longtemps, une employée paniquait si je ne répondais pas à ses courriels en moins d'une heure, pensant que cela signifiait qu'elle avait fait quelque chose de mal (alors qu'en réalité, je n'avais à son email). Je peux penser à un cas particulier où je suis rentré d'une longue journée à la maison pour trouver six (oui, six !) Emails de sa part me demandant si j'avais reçu son message.
Beurk.
Quoi envoyer à la place
Bien que la plupart des gens ne soient pas assez paranoïaques pour envoyer six courriels de suivi en une journée, même un seul courriel de suivi inopportun peut laisser votre patron ennuyé.
À moins que le contenu de votre courriel doive être traité aujourd'hui (dans ce cas, vous devriez probablement parler à votre patron en personne au lieu de l'envoyer par courriel), je suggère d'attendre au moins 24 heures, puis d'envoyer ce que j'aime appeler une «fausse piste». -up ”message.
Cela implique l'envoi de votre suivi ("Assurez-vous simplement de bien recevoir les rapports du trimestre que je vous ai envoyés il y a deux jours"), mais vous allez également inclure d'autres informations, qu'il s'agisse d'une question concernant une présentation à venir ou d'un événement. mise à jour sur un projet en cours («Oh, et nous venons de recevoir les derniers chiffres sur le compte X, et les ventes ont augmenté de 30%!»). Cela vous permet de demander discrètement à votre patron une mise à jour tout en lui donnant des informations qui ajouteront de la valeur, ce qui donne l'impression que vous ne faites que l'inspirer.
2. Emails avec de nouvelles idées
J'adore les membres enthousiastes de l'équipe, mais ce qui est un peu accablant, c'est quand les employés m'envoient toutes leurs nouvelles idées - dans des courriels séparés. Une fois, j'ai reçu 10 courriels différents en l'espace de 24 heures parce qu'un membre de l'équipe marketing a eu une inspiration inspirante et m'a envoyé de nouvelles idées.
Tandis qu’avoir tant de nouvelles choses à essayer était génial, c’était aussi extrêmement déroutant d’essayer de tout cataloguer et de garder trace de chaque email et de chaque idée qui allait arriver. Même si un seul email contient de nouvelles idées ou de nouveaux concepts, c’est si facile le perdre dans le trou noir qui est ma boîte de réception.
Quoi envoyer à la place
Premièrement, je recommanderais d'attendre un moment plus opportun pour apporter des idées. Dans le cas de l’employé de l’équipe marketing, j’aurais attendu la réunion Google Hangout que nous avions programmée pour la semaine suivante pour faire le point.
Si vous ne savez pas exactement quand le moment est opportun - ou si le courrier électronique est la seule option pour une raison quelconque -, je vous recommande d'envoyer un e-mail à votre patron pour lui faire savoir que vous avez de nouvelles idées et que vous souhaitez connaître le meilleur moyen de le partager. eux seraient. Si mon employé me l'avait demandé, je lui aurais dit de m'envoyer un courrier électronique avec un document Word rempli de tout ce qu'elle voulait. Cela aurait été beaucoup plus simple et facile à économiser pour plus tard. Votre chef peut suggérer un appel rapide pour parler à travers eux ou vous demander de stocker les idées, puis de les envoyer en masse par courrier un certain jour de la semaine.
3. Courriels où votre patron est CCed sans raison
N'importe quel professionnel s'énerverait d'être soumis à un CC sur des fils d'e-mails dont il ne fait pas partie: cela ajoute à la pile croissante d'e-mails, et vous finissez par perdre du temps à lire quelque chose que vous n'avez probablement pas besoin d'être.
Du point de vue des employés, je comprends: vous voulez vous assurer que votre patron sait que vous faites votre travail et que vous essayez de garder la ligne de communication ouverte. Mais la plupart du temps, tout ce que cela fait vraiment, c'est de boucher la boîte de réception de votre patron.
Quoi envoyer à la place
À moins que votre supérieur hiérarchique n'ait absolument besoin d'être au courant, sortez-le de la ligne CC et, une fois l'interaction terminée, envoyez un très bref résumé des informations pertinentes apparues au cours de la conversation («À titre d'information, la société Y figurant dans cette histoire à la date du Z »). Il permet à votre responsable de rester informé de ce qui se passe, sans le tenir constamment au courant des détails. Un courriel l'emporte sans conteste sur 42!
Globalement, envoyer un courriel à votre patron consiste à rationaliser vos messages et à être plus sélectif quant à ce que vous envoyez. Cela peut sembler contre-intuitif, mais si je reçois moins d'e-mails d'un employé, mais que tous ont un sens, je pense probablement que cette personne fait un meilleur travail que quelqu'un que je reçois tout le temps.
