Comme la plupart d'entre vous, je ne me souviens pas d'une vie professionnelle (encore moins personnelle) où je ne correspondais pas par courrier électronique. Pour la plupart, il s’agit d’un moyen simple et efficace de communiquer. Utilisé correctement, il permet de gagner du temps, de répondre aux questions et de créer des liens. Autant dire que je ne pense pas pouvoir vivre sans.
Malheureusement, la facilité avec laquelle nous envoyons des e-mails et la rapidité avec laquelle nous sommes nombreux à être habitués à envoyer, transférer ou répondre au courrier électronique présente quelques difficultés, si vous voulez. J'ai peu de tolérance pour les erreurs d'insouciance telles que les mots mal orthographiés (la plupart des programmes vous avertissent de ce type de fautes de frappe avec une ligne rouge ondulée), et vous disent que vous allez voir quelqu'un CC et que vous oubliez de le faire. C'est un territoire amateur. (Bien que ma mère soit pardonnée de m'avoir parfois envoyé des messages en majuscules.)
Sérieusement, étant donné que le forum est souvent le premier moyen de communiquer avec un client, un patron ou une personne en réseau, il est impératif de bien faire les choses. Et pas seulement pour les intrus, mais pour vous-même, vous ne voudriez pas que le destinataire passe à côté du message parce qu'il est concentré sur une erreur (évitable). Aujourd’hui, une faute de frappe vous fait perdre un peu de respect à l’égard d’un collègue; demain, elle pourrait très bien vous faire perdre une opportunité d’emploi avec une personne que vous rencontrerez lors d’une conférence.
À l’avenir, vous risquez de faire trois incroyablement des erreurs fondamentales sans vous rendre compte à quel point elles font preuve de peu de professionnalisme et font appel au lecteur.
1. Vous oubliez d'attacher
Rajiv Nathan, entraîneur de carrière, est profondément reconnaissant des messages d’Outlook et de Gmail qui vous permettent de savoir que vous êtes sur le point d’envoyer un message sans pièce jointe lorsque vous déclarez explicitement que vous attachez quelque chose. Pourquoi? Parce qu'avant leur existence, il commettait régulièrement l'erreur flagrante de ne pas attacher - pas une fois, pas deux fois, mais trois fois!
Nathan admet que très tôt dans sa carrière, il avait la terrible habitude de se précipiter dans son travail. Le résultat de cette situation l'a amené à envoyer fréquemment des courriers électroniques disant «Veuillez consulter le fichier joint» sans le joindre réellement. Nathan se souvient d'avoir envoyé le suivi nécessaire: «Désolé pour ça! Voilà! »Malheureusement, cela ne s'est pas toujours arrêté là. «Enfin, lors du troisième suivi (et du total du quatrième courriel), j'ai joint la fichue chose», se souvient Nathan.
"Certainement pas un bon coup d'oeil", reconnaît Nathan. En fait, le problème était si récurrent que lors de l’une de ses évaluations de rendement, il avait été signalé qu’il avait besoin d’être amélioré dans ce domaine. À partir de ce moment, Nathan colla une bande de papier en haut de son écran sur laquelle était écrit: «Avez-vous joint le fichier?
Faites preuve de plus de diligence lorsque vous mentionnez ce qui est «attaché» afin que les invites pratiques («Vous avez dit attaché? Envoyez quand même?») Apparaissent avant que votre courrier électronique ne soit envoyé. Tout le monde a droit à une erreur ici ou là, mais prenez l'habitude de ce comportement imprudent et vous commencerez à être réputé pour son incapacité à accomplir cette tâche élémentaire.
2. Vous continuez
Un de mes amis les plus proches est un avocat qui facture à l'heure. En tant que telle, elle est habituée à écrire avec parcimonie et à ne pas bafouiller. Je pourrais prendre une leçon d'elle.
Jenny Foss, coach de Muse Career, insiste sur l'importance de dire ce que vous devez dire, sans plus. Elle explique: «L'incapacité de dire ce que vous devez dire - de manière succincte et en tenant compte du temps du destinataire - peut facilement gêner quelqu'un qui aurait pu vouloir vous entendre ou même être heureux de vous entendre.
Cela est particulièrement vrai si vous «envoyez un courrier électronique à la recherche d'une faveur, d'une contribution ou d'un soutien - ou même simplement pour toucher une base ou poser une question». Malgré l'utilité des messages de tir, il est obtenu être un véritable frein pour certaines personnes, et Foss vous met en garde de «garder à l’esprit que la personne qui reçoit le message peut très bien trouver par courrier électronique (en général) le fléau de son existence. Cette personne pourrait être jusqu'à minuit la plupart des nuits, essayant simplement de se libérer d'un flot de courriels. ”C'est pourquoi elle dit que vous devez présenter vos idées avec soin, sinon vous risquez de paraître“ non professionnel ou carrément inconsidéré ”. L'incident de Nathan qui a abouti à l'envoi de plusieurs notes consécutives sans pièce jointe: «Ne fais pas, pour l'amour du ciel, envoyer trois courriels à la suite. Réunissez vos pensées et envoyez-en une », conclut Foss.
Vous aurez peut-être besoin de vous entraîner pour dire simplement ce dont vous avez besoin, mais cela en vaut la peine à long terme. Lisez tout ce que vous écrivez avant d’envoyer et coupez tout ce qui est inutile, comme des mots, des lignes ou même des paragraphes entiers qui ne font que répéter ou régurgiter ce que vous avez déjà dit. Il peut être tentant de surexpliquer, mais le plus souvent, vos tentatives sembleront simplement répétitives. Apprendre à écrire avec détermination et sens de l’orientation vous sera utile dans vos nombreux courriers électroniques professionnels. Votre lecteur vous en remerciera pour la brièveté et sera d'autant plus susceptible de répondre de la sorte - au lieu de laisser votre message trop long sans être lu dans une boîte de réception compétitive.
3. Vous épelez le nom de la personne de manière incorrecte
Non, juste non. Il n'y a absolument aucune excuse pour écrire à quelqu'un et lui donner un nom incorrect. Nous avons tous notre bête noire, et c'est le mien, mais je suis sûr que je ne suis pas seul. Voici la chose, mon nom - et son orthographe correcte - se trouve dans ma signature et dans mon adresse électronique, qui est tout à fait visible à la vue de l'expéditeur. Je suis si sensible à propos de cette question que je vérifie régulièrement l'orthographe de noms qui ont généralement plus d'une option (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, et bien d'autres) avant d'envoyer le message à l'envoi.
Cela prend-il deux secondes supplémentaires? Sûr. Mais, évidemment, dans le grand schéma des choses, ce n'est pas le temps du tout. Je préférerais de loin faire les choses correctement la première fois plutôt que de m'excuser pour mon erreur d'inattention. Si vous êtes si occupé que vous ne pouvez même pas obtenir le nom de la personne à qui vous vous adressez, alors que pouvez-vous faire d'autre à la hâte? C'est ce que votre lecteur se demandera. Cette petite erreur incontestablement simple en dit long sur vos autres capacités. Alors, vérifiez votre travail et adressez-vous correctement à la personne.
Vous envoyez et recevez probablement beaucoup de courriels chaque jour. Évitez de commettre de petites erreurs d'inattention qui donnent à penser, par-dessus tout, que vous n'êtes pas aussi professionnel que vous l'êtes réellement. Ne sacrifiez pas la qualité au nom de la rapidité, et pour l'amour de Pete (ou est-ce Peter?), Ne perdez pas de points de respect à cause d'une erreur évitable dans les courriels.
