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Formulaires de navigation dans Microsoft Access 2013

Les formulaires de navigation existent depuis longtemps et de nombreuses bases de données, notamment Microsoft Access 2013, les utilisent pour aider les utilisateurs, en particulier les nouveaux utilisateurs, à se déplacer dans le logiciel. Ils ont pour but de simplifier la recherche des formulaires, rapports, tableaux et requêtes les plus couramment utilisés. Les formulaires de navigation sont configurés comme emplacement par défaut lorsqu'un utilisateur ouvre une base de données. Les utilisateurs sont présentés avec les composants de la base de données dont ils auront probablement besoin, tels qu'un formulaire de commande, des données client ou un rapport mensuel.

Les formulaires de navigation ne constituent pas un emplacement universel pour chaque composant d'une base de données. En règle générale, ils n'incluent pas d'éléments tels que les rapports des dirigeants ou les prévisions financières, à moins que ce ne soit l'objectif de la base de données, car ces informations sont généralement restreintes. Vous souhaitez que les employés et les équipes puissent accéder rapidement aux données sans les exposer à des supports uniques, restreints ou soumis à des tests bêta.

La meilleure chose à propos des formulaires de navigation est que vous maîtrisez parfaitement ce que les utilisateurs y trouvent. Vous pouvez concevoir différents formulaires de navigation pour différents utilisateurs, ce qui simplifie la formation des nouveaux employés. En donnant aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin sur la page d’ouverture, vous réduisez le temps qu’ils mettent à se familiariser avec ce dont ils ont besoin. Une fois qu'ils ont acquis les bases de la navigation, ils peuvent commencer à se renseigner sur les autres domaines dans lesquels ils doivent parfois se rendre pour mener à bien leurs tâches.

Éléments à ajouter à un formulaire de navigation dans Access 2013

Chaque entreprise, chaque service et chaque organisation est différent, vous devez donc ajouter ce que vous ajoutez au formulaire de navigation. Vous devez prévoir du temps et de la réflexion pour déterminer ce qui appartient ou n’appartient pas au formulaire. Vous souhaitez faciliter la recherche et l'utilisation de tous les éléments nécessaires à la saisie de données ou à la génération de rapports, notamment les formulaires et les requêtes. Cependant, vous ne voulez pas que le formulaire de navigation soit si encombré que les utilisateurs ne puissent pas trouver ce dont ils ont besoin.

L'un des meilleurs endroits pour commencer est d'obtenir les commentaires des utilisateurs existants. Le formulaire devra être mis à jour périodiquement, de nouveaux formulaires seront ajoutés au processus, certaines tables seront obsolètes ou des requêtes seront renommées pour indiquer clairement comment les utiliser, mais la première version du formulaire devrait être aussi proche de parfait que possible. Obtenir les informations initiales des utilisateurs actuels vous permet au moins de savoir le type d'éléments à inclure dans la version initiale. Au fil du temps, vous pouvez interroger les utilisateurs pour voir ce qui a changé ou devrait être mis à jour sur le formulaire de navigation.

La même approche est valable pour les formulaires de navigation existants. Sauf si vous travaillez avec toutes les bases de données chaque semaine, vous ne connaissez probablement pas aussi bien les besoins de différents groupes et divisions. En obtenant leurs commentaires, vous empêchez les formulaires de navigation de devenir un objet hérité que personne n'utilise.

Quand ajouter un formulaire de navigation

Dans la plupart des cas, les formulaires de navigation doivent être ajoutés avant le lancement d'une base de données. Cela habitue les utilisateurs à utiliser le formulaire au lieu de sillonner les zones et éventuellement de travailler dans des emplacements de la base de données où ils ne devraient pas travailler.

Si vous êtes une petite entreprise ou organisation, vous n'avez peut-être pas besoin d'un formulaire de navigation pour l'instant. Par exemple, si vous avez moins de 10 objets (formulaires, rapports, tableaux et requêtes), vous n’êtes pas à un stade où vous devez ajouter un formulaire de navigation. À l'occasion, créez un examen périodique de votre base de données pour déterminer si le nombre de composants a suffisamment augmenté pour nécessiter des formulaires de navigation.

Comment créer un formulaire de navigation dans Access 2013

La création initiale d'un formulaire de navigation Microsoft Access 2013 est relativement simple. Les problèmes commencent lorsque vient le temps de commencer à les ajouter et à les mettre à jour. Assurez-vous d'avoir un plan avant de commencer afin que vous puissiez avoir une première version complète.

  1. Accédez à la base de données où vous souhaitez ajouter un formulaire.
  2. Cliquez surCréer > Formes et cliquez sur le menu déroulant à côté de La navigation pour sélectionner la disposition du formulaire que vous souhaitez ajouter. Le volet de navigation apparaît. Si ce n'est pas le cas, appuyez sur F11.
  3. Confirmez que le formulaire est en Disposition Voir en cherchant une zone appelée Outils de mise en forme au sommet du ruban. Si vous ne le voyez pas, faites un clic droit sur la Formulaire de navigation onglet et sélectionnez Mise en page de l'option Mise en page.
  4. Sélectionnez et faites glisser le composant que vous souhaitez ajouter au formulaire de navigation à partir des tableaux, rapports, listes, requêtes et autres éléments du panneau situé à gauche de l'écran.

Une fois que vous avez organisé le formulaire comme vous le souhaitez, vous pouvez entrer et modifier les noms des différentes parties du formulaire, y compris les légendes.

Lorsque vous estimez que le formulaire est prêt, envoyez-le pour un dernier contrôle par ceux qui l'utiliseront pour obtenir leurs commentaires.

Définition du formulaire de navigation comme page par défaut

Après avoir passé le temps nécessaire à la planification et à la création du formulaire, vous souhaitez que les utilisateurs sachent qu'il est disponible. S'il s'agit du lancement initial de la base de données, faites du formulaire de navigation la première chose que les utilisateurs rencontrent lorsqu'ils ouvrent la base de données.

  1. Aller à Fichier > Les options.
  2. Sélectionner Base de données actuelle sur le côté gauche de la fenêtre qui apparaît.
  3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Formulaire d'affichage sous Options d'application et choisissez votre formulaire de navigation dans les options.

Meilleures pratiques pour les formulaires de navigation

  • Les bases de données évoluent avec le temps et le formulaire de navigation doit refléter ces changements. Créez un calendrier pour examiner périodiquement le formulaire.
  • Ne surchargez pas votre formulaire de navigation.Plus vous ajoutez de choses, moins elles seront efficaces.
  • Étiquetez les éléments de formulaire avec des noms qui permettent aux utilisateurs de comprendre plus facilement comment utiliser chaque élément. Si les utilisateurs doivent accéder aux formulaires et aux rapports dans un certain ordre, faites-le refléter.
  • Le codage couleur des différentes formes de navigation peut vous éviter beaucoup de problèmes par la suite. Définir un département sur vert et un autre sur violet vous permet de garder une trace de ce que vous avez fait et de ce que vous n’avez pas fait et d’éviter toute confusion lorsque vous mettez à jour plusieurs formulaires simultanément.