Comme tout utilisateur expérimenté le sait, la possibilité de sauvegarder une requête est l’une des raisons pour lesquelles l’utilisation de bases de données telles que Microsoft Access peut simplifier considérablement le travail. Il peut être très frustrant de travailler avec une base de données lorsqu'un utilisateur souhaite créer la requête idéale pour un projet ou un rapport. Après avoir peaufiné et modifié une requête, il peut être difficile de se souvenir des modifications apportées aux résultats.
C’est une très bonne raison de s’habituer à sauvegarder les requêtes assez souvent, même si elles ne fournissent pas exactement ce que l’utilisateur recherche à ce moment-là. Lorsque les mêmes données sont requises quelques jours, semaines ou mois plus tard, les utilisateurs s'aperçoivent trop souvent qu'ils ont oublié de sauvegarder cette requête presque parfaite ou qu'ils ont précédemment obtenu les résultats souhaités avec l'une des requêtes expérimentales. , résultant en plus d'expérimentations pour obtenir les mêmes données.
C’est un scénario auquel presque tous les utilisateurs d’Access peuvent s’identifier, et qui est très facilement évité en prenant l’habitude de sauvegarder les requêtes, même si celles-ci ne sont pas tout à fait correctes. Chaque requête sauvegardée peut inclure certains détails pour aider l'utilisateur à déterminer ce qui doit être ajusté, afin que chaque requête ne soit pas écrite de toutes pièces. Cela signifie également que les utilisateurs peuvent copier une bonne requête et l'utiliser comme point de départ pour des requêtes similaires avec seulement quelques ajustements pour obtenir des données différentes.
Quand sauvegarder les requêtes
En fin de compte, enregistrer une requête est une question de préférence, mais pour ceux qui débutent, il s'agit d'un autre domaine inconnu. Les débutants devraient prendre l’habitude de toujours sauvegarder les requêtes car il n’ya aucun moyen de savoir quand une requête accidentelle finit par fournir exactement ce qui est nécessaire.
Même ces requêtes expérimentales peuvent aider un nouvel utilisateur à se familiariser avec les tables existantes, les relations de données, les clés primaires et d'autres composants et propriétés de la base de données. Cela inclut les requêtes expérimentales lorsqu'un utilisateur apprend pour la première fois à créer des requêtes dans Access. Le fait de pouvoir revenir en arrière et examiner comment quelques modifications sont modifiées entre les requêtes permet de mieux comprendre le fonctionnement des requêtes.
Il appartient à chaque personne de déterminer quand une requête doit être enregistrée, mais si vous ne savez pas si vous souhaitez ou non enregistrer une requête, vous devez continuer et enregistrer. Il est facile de supprimer des requêtes plus tard. il est beaucoup plus difficile de reproduire un souvenir de mémoire quelques mois plus tard.
Comment enregistrer des requêtes
Rien de tel qu’un ensemble d’instructions longues et difficiles pour inciter l’utilisateur à renoncer à une action utile, voire nécessaire, car elle prend trop de temps. Access facilite grandement la sauvegarde des requêtes pour encourager les utilisateurs à sauvegarder leur travail au fur et à mesure.
- Concevoir une requête.
- Modifiez la requête jusqu'à ce que vous obteniez les résultats nécessaires.
- Frappé CTRL + S sur un PC ou Cmmd + S sur un Mac.
- Entrez un nom facile à retenir pour les recherches ultérieures.
Les entreprises et les équipes doivent établir des directives indiquant où enregistrer les requêtes en fonction du type, du service et d'autres domaines, ainsi qu'une convention de dénomination. Les employés pourront ainsi consulter plus facilement les requêtes existantes avant d'en créer de nouvelles.
Nettoyage après avoir essayé des requêtes
Après avoir passé beaucoup de temps à créer la requête parfaite, la plupart des gens sont prêts à fermer leurs portes et à passer à autre chose. Cependant, le fait de laisser un enregistrement d’un grand nombre de requêtes expérimentales, même s’il est enregistré dans une zone désignée pour les requêtes de test, peut rendre difficile la localisation des requêtes utiles (sauf s’il existe une stratégie permettant de supprimer toutes les requêtes d’une zone expérimentale de manière régulière. base).
Un moyen de faciliter le nettoyage consiste à ajouter quelque chose au nom des requêtes qui ne seront probablement plus nécessaires. Il est également possible d'imprimer ou d'exporter des requêtes et leurs propriétés afin que les informations ne soient pas complètement perdues après leur suppression. Même s’il peut être difficile de savoir ce qui est utile ou non au début, plus vous restez en ligne, plus il vous sera difficile de vous rappeler lesquelles sont utiles et lesquelles doivent être supprimées. Il n'est pas nécessaire de supprimer les requêtes à la fin d'une session, mais c'est une bonne idée de nettoyer les requêtes au moins une fois par mois.
Ajuster une requête existante
Au fur et à mesure que les utilisateurs expérimentent différentes requêtes, il est probable qu'ils constateront que quelques ajustements apportés à une requête existante donneront des données meilleures ou plus complètes. Il n'est pas nécessaire de supprimer ces requêtes et de les remplacer complètement car Access permet aux utilisateurs de mettre à jour des requêtes existantes avec une relative facilité.
- Aller à la requête dans le Conception vue.
- Accédez au ou aux champs que vous souhaitez mettre à jour et apportez les modifications nécessaires.
- Enregistrez la requête.
- Aller à Créer > Question > Conception de requête > Afficher la table, puis la table associée à la requête modifiée.
- Aller à Conception > Type de requête > Mettre à jour.
- Passez en revue les mises à jour pour vous assurer que les champs appropriés sont mis à jour.
Vous pouvez également mettre à jour les tables pour les nouvelles modifications avant d'exécuter la requête si vous le souhaitez, mais cela n'est pas nécessaire.
La mise à jour des requêtes existantes permet aux utilisateurs d'économiser beaucoup de temps et d'énergie (ainsi que des requêtes supplémentaires et obsolètes) qui, autrement, recréeraient la même requête avec quelques modifications mineures depuis le début.
