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Guide d'utilisation correcte des critères dans les requêtes Microsoft Access

Les critères ciblent certaines données dans les requêtes de base de données Microsoft Access. En ajoutant des critères à une requête, l'utilisateur peut se concentrer sur des informations comportant un texte clé, des dates, des régions ou des caractères génériques pour couvrir un large éventail de données. Les critères fournissent une définition des données extraites lors d'une requête. Lorsqu'une requête est exécutée, toutes les données qui n'incluent pas les critères définis sont exclues des résultats. Cela facilite la création de rapports sur les clients dans certaines régions, états, codes postaux ou pays.

Types de critères

Les types de critères facilitent la détermination du type de requête à exécuter. Ils comprennent:

  • Numérique—Queries basées sur un nombre, tel qu'une date, un montant en dollars ou un indicatif régional
  • Texte—Queries basées sur du texte, telles que le pays, le nom de famille ou les informations d'un champ de commentaire.
  • Nul—Queries recherchant des entrées pour lesquelles un champ spécifique est laissé vide, ce qui est utile pour garantir que toutes les informations pertinentes sont fournies dans une base de données, par exemple pour l'inventaire ou la gestion des informations client.
  • Wildcard—Il peut s'agir de n'importe quel type de requête précédent. Un caractère générique extrait une gamme plus large de données et est mieux utilisé lorsqu'un utilisateur ne sait pas exactement quelle date ou s'il doit extraire une plage de données sur tous les clients ayant commandé un type de service donné.
  • Conditionnel- Utilisé pour extraire des données en fonction de plusieurs types de critères. Les critères conditionnels sont avancés et les utilisateurs doivent s’habituer aux critères de base avant d’essayer d’utiliser des critères conditionnels.

Comment ajouter des critères dans Access

Avant de commencer à ajouter des critères, assurez-vous de bien comprendre comment créer des requêtes et comment modifier une requête. Une fois que vous avez compris ces bases, voici ce qui suit vous explique comment ajouter des critères à une nouvelle requête.

  1. Créer une nouvelle requête.
  2. Cliquer sur Critères pour la ligne dans la grille de création où vous souhaitez ajouter les critères. Pour l'instant, il suffit d'ajouter des critères pour un champ.
  3. Cliquez sur Entrer lorsque vous avez fini d'ajouter les critères.
  4. Exécutez la requête.

Examinez les résultats et assurez-vous que la requête a renvoyé les données comme prévu. Pour les requêtes simples, même réduire les données en fonction de critères peut ne pas éliminer beaucoup de données inutiles. En se familiarisant avec l'ajout de différents types de critères, il est plus facile de comprendre comment les critères affectent les résultats.

Exemples de critères

Les critères numériques et textuels étant probablement les plus courants, les deux exemples se concentrent sur les critères de date et de lieu.

Pour rechercher tous les achats effectués le 1 er janvier 2015, entrez les informations suivantes dans Query Designer View:

  • Champ - entrez la date
  • Table - entrez Achat
  • Critères - entrez le 1/1/15

Pour rechercher des achats à Hawaii, entrez les informations suivantes dans le champ Query Designer View.

  • Champ - entrez le pays / la région
  • Table - entrer des clients
  • Critères - entrer à Hawaii

Comment utiliser des jokers

Les caractères génériques donnent aux utilisateurs le pouvoir de rechercher plus d'une date ou d'un lieu. Dans Microsoft Access, l'astérisque (*) est le caractère générique. Pour rechercher tous les achats effectués en 2014, entrez les informations suivantes.

  • Champ - entrez la date
  • Table - entrez Achat
  • Critères - entrez comme "* 14"

Pour rechercher des clients dans des états commençant par «W», entrez les informations suivantes.

  • Champ - entrez le pays / la région
  • Table - entrer des clients
  • Critères - entrez comme “W *”

Recherche de valeurs nulles et nulles

La recherche de toutes les entrées d'un champ particulier vide est relativement simple et s'applique aux requêtes numériques et textuelles.

Pour rechercher tous les clients ne disposant pas d’adresse, entrez les informations suivantes.

  • Champ - entrer l'adresse
  • Table - entrer des clients
  • Critères - entrer ""

Cela peut prendre un certain temps pour s’habituer à toutes les possibilités, mais avec un peu d’expérimentation, il est facile de voir comment les critères peuvent cibler des données spécifiques. La génération de rapports et l'exécution d'analyses est considérablement simplifiée grâce à l'ajout des bons critères.

Considérations relatives à l'ajout de critères aux requêtes d'accès

Pour obtenir les meilleurs résultats, les utilisateurs doivent réfléchir à ce qui doit être inclus dans les extractions de données. Par exemple:

  • Quel genre de résultats sont nécessaires? Les requêtes peuvent être exécutées sur des valeurs numériques, des dates, du texte et des valeurs null.
  • Quelle est la méthode la plus simple pour extraire les données les plus détaillées? Les utilisateurs qui ne sont intéressés que par les livraisons effectuées au cours d'une année et qui sont leurs meilleurs clients pour la même période n'ont besoin que d'une requête qui extrait des données et inclut les noms des clients et les montants en dollars des commandes. Les utilisateurs qui souhaitent extraire des données sur de nouveaux contrats basés sur les dernières campagnes marketing ont besoin de quelque chose de plus complexe. la requête doit prendre en compte plusieurs champs différents.
  • Quelle est la quantité minimale de données nécessaire? Cela détermine combien doit être inclus dans la requête, ce qui réduit les critères nécessaires.
  • Existe-t-il une requête existante pouvant être modifiée? Lorsque vous démarrez pour la première fois avec Access, la réponse est non, mais il est préférable de commencer par examiner les requêtes existantes au fur et à mesure que la base de données devient plus robuste.
  • Est-il probable que cette requête devra être extraite à nouveau? Cela aide à déterminer si la requête doit être enregistrée et stockée pour tous les utilisateurs qui peuvent en avoir besoin.Même si une entreprise extrait uniquement des données pour 2015, les caractères génériques peuvent être utilisés dans la version enregistrée afin que la requête puisse être recyclée.