L'une des fonctions les plus utiles mais peu connues de Microsoft Access est la possibilité d'imprimer une liste de requêtes et leurs résultats. Parce qu'il peut être difficile de suivre toutes les requêtes existantes, en particulier pour les bases de données anciennes et pour les entreprises comptant de nombreux employés utilisant des bases de données, Access offre aux utilisateurs un moyen d'imprimer les requêtes et leurs résultats. Cela offre aux utilisateurs un moyen de réviser ultérieurement les résultats s'ils ne peuvent pas se souvenir de la requête utilisée.
Les requêtes sont l’une des principales raisons d’utiliser Access, en particulier à cause de la croissance exponentielle de la quantité de données. Bien que les requêtes permettent à tout utilisateur d'extraire rapidement les données nécessaires sans requérir la connaissance de SQL (la langue principale d'exécution des requêtes de base de données), il faut un certain temps pour s'habituer à la création de requêtes. Cela aboutit généralement à de nombreuses requêtes ayant des objectifs similaires et parfois identiques.
Pour simplifier davantage le processus de traitement des requêtes, l'impression des requêtes et de leurs résultats permet aux utilisateurs de consulter tous les détails de la requête sans avoir à passer à une autre application, telle que Microsoft Word. Initialement, les utilisateurs devaient copier / coller des informations et réviser le texte en SQL pour déterminer les paramètres de la requête. Pouvoir imprimer les résultats des requêtes dans le programme permet aux utilisateurs de vérifier les propriétés et les attributs d’Access.
Quand imprimer des requêtes et des résultats de requête
Imprimer des requêtes et les résultats des requêtes ne consiste pas à créer un rapport esthétique ou à rassembler des données de manière facile à présenter aux autres. C’est un moyen de renvoyer toutes les données d’une requête pour obtenir un instantané des résultats au moment de l’extraction, les requêtes utilisées et une méthode pour examiner un ensemble complet de données brutes. Selon l'industrie, il est peu probable que cela se produise souvent, mais presque toutes les entreprises devront disposer d'un moyen de suivre les détails exacts de leurs données.
Selon la façon dont vous exportez les données, vous pouvez utiliser un autre programme, tel que Microsoft Excel, pour rendre les données présentables pour les propositions ou pour les annexer à des documents officiels. Les requêtes imprimées et les résultats de requête sont également utiles pour les audits ou la vérification lorsque des écarts sont détectés. À tout le moins, les analyses de données sont souvent un excellent moyen de s’assurer que les requêtes continuent à extraire les informations nécessaires. Parfois, le meilleur moyen de détecter un problème avec une requête est de rechercher des points de données connus afin de s’assurer qu’ils sont inclus lors de l’exécution de la requête.
Comment imprimer une liste de requêtes
La maintenance des requêtes dans Access est tout aussi importante que la maintenance des données ou la mise à jour des tables. Le moyen le plus simple consiste à imprimer une liste de requêtes, que ce soit pour un projet particulier ou une liste complète, et à examiner cette liste pour vous assurer qu'il n'y a pas de requêtes en double ou obsolètes. Les résultats peuvent également être partagés avec d'autres utilisateurs pour aider à réduire le nombre de requêtes dupliquées créées.
Il existe en réalité deux manières de créer la liste, mais l’une inclut le codage et s'adresse à des utilisateurs beaucoup plus avancés. Pour ceux qui utilisent Microsoft Access pour ne pas avoir à apprendre le langage SQL, voici un moyen rapide et facile d’établir une liste de requêtes sans avoir à bien comprendre le code qui le sous-tend.
- Aller à Outils > Analyser > Documenteur > Des requêtes et sélectionnez tout.
- Cliquez sur D'accord.
Vous obtiendrez une liste complète de toutes les requêtes et de certains détails, tels que le nom, les propriétés et les paramètres. Il existe un moyen plus avancé d’imprimer des listes de requêtes qui ciblent des informations spécifiques, mais cela nécessite une certaine compréhension du code. Une fois que l'utilisateur est familiarisé avec les bases, il peut passer à des fonctions plus avancées, telles que des listes de requêtes qui ciblent des détails spécifiques au lieu d'imprimer tout ce qui concerne chaque requête.
Comment imprimer les résultats d'une requête
L'impression des résultats de la requête peut fournir un instantané complet et détaillé des données en un seul instant. C’est bien d’avoir pour les audits et de pouvoir vérifier les informations. Parfois, les utilisateurs doivent exécuter plusieurs requêtes pour obtenir une compilation complète des données nécessaires. L'impression des résultats peut aider les utilisateurs à créer une requête principale pour l'avenir.
Une fois la requête exécutée, les résultats peuvent être exportés ou envoyés directement à une imprimante. Cependant, gardez à l'esprit que les données apparaîtront comme si Access ne convenait pas si l'utilisateur ne met pas à jour les instructions d'impression. Cela pourrait conduire à des centaines de pages, certaines n'ayant que quelques mots ou une seule colonne. Prenez le temps de faire les ajustements avant d’envoyer le fichier à l’imprimante.
Les instructions suivantes enverront les résultats à l’imprimante après avoir examiné le Aperçu avant impression.
- Exécutez la requête avec les résultats à imprimer.
- Frappé Ctrl + P.
- Sélectionner Aperçu avant impression.
- Examinez les données au fur et à mesure qu'elles seront imprimées
- Impression.
Pour ceux qui souhaitent enregistrer une copie de sauvegarde, les résultats de la requête peuvent également être imprimés au format PDF pour préserver l’apparence sans utiliser plusieurs rames de papier.
Les utilisateurs peuvent également exporter le fichier vers quelque chose comme Microsoft Excel où ils peuvent effectuer des ajustements plus facilement.
- Exécutez la requête avec les résultats à imprimer.
- Cliquez sur Données externes > Exportation > Exceller.
- Sélectionnez l'emplacement où enregistrer les données et nommez le fichier d'exportation.
- Mettez à jour les autres champs comme vous le souhaitez et cliquez sur Exportation
Impression des résultats sous forme de rapport
Parfois, les résultats sont également parfaits pour un rapport. Les utilisateurs souhaitent donc conserver les données de manière plus présentable. Si vous souhaitez créer un rapport vierge des données pour une lecture plus facile ultérieurement, utilisez les étapes suivantes.
- Cliquez sur Rapports > Créer > Assistant de rapport.
- Sélectionner Tables / Requêtes et la requête avec les données que vous souhaitez capturer dans le rapport.
- Sélectionnez tous les champs pour un rapport complet et cliquez sur Suivant.
- Lisez les boîtes de dialogue et sélectionnez les options souhaitées pour le rapport.
- Nommez le rapport lorsque vous y êtes invité.
- Passez en revue l'aperçu des résultats, puis imprimez le rapport.
