Les options de validation des données d'Excel incluent la création d'une liste déroulante qui limite les données pouvant être entrées dans une cellule spécifique à une liste d'entrées prédéfinie.
Lorsqu'une liste déroulante est ajoutée à une cellule, une flèche est affichée à côté de celle-ci. En cliquant sur la flèche, la liste s'ouvre et vous permet de sélectionner l'un des éléments de la liste à entrer dans la cellule.
Les données utilisées dans la liste peuvent être localisées:
- sur la même feuille de calcul que la liste
- sur une autre feuille de calcul dans le même classeur
- dans un autre classeur
Didacticiel: Utilisation de données stockées dans un autre classeur
Dans ce tutoriel, nous allons créer une liste déroulante à l'aide d'une liste d'entrées situées dans un autre classeur.
L'utilisation d'une liste d'entrées située dans un classeur différent présente l'avantage de centraliser les données de liste si elles sont utilisées par plusieurs utilisateurs et de protéger les données contre les modifications accidentelles ou intentionnelles.
Remarque: Lorsque les données de la liste sont stockées dans un classeur séparé, ces deux classeurs doivent être ouverts pour que la liste puisse fonctionner.
Suivez les étapes décrites dans les rubriques ci-dessous pour vous guider dans la création, l'utilisation et la modification de la liste déroulante similaire à celle présentée dans l'image ci-dessus.
Toutefois, ces instructions du didacticiel n'incluent pas les étapes de formatage des feuilles de calcul.
Cela n'interférera pas avec la fin du tutoriel. Votre feuille de calcul aura un aspect différent de l'exemple de la page 1, mais la liste déroulante vous donnera les mêmes résultats.
Sujets du tutoriel
- Ouverture de fichiers et enregistrement des données du didacticiel
- Création de deux plages nommées
- Ouverture de la boîte de dialogue de validation des données
- Saisie de la source de données et finalisation de la liste déroulante
- Changer les éléments de la liste
- Options de protection de la liste déroulante
Saisie des données du didacticiel
Ouverture de deux classeurs Excel
Comme mentionné, pour ce tutoriel, les données de la liste déroulante seront situées dans un classeur différent de celui de la liste déroulante.
Pour ce tutoriel, suivez ces étapes:
- Ouvrez deux classeurs Excel vierges
- Enregistrer un classeur avec le nom data-source.xlsx - ce classeur contiendra les données pour la liste déroulante
- Enregistrez le deuxième classeur avec le nom liste déroulante.xlsx - ce classeur contiendra la liste déroulante
- Laissez les deux classeurs ouverts après la sauvegarde.
Saisie des données du didacticiel
- Entrez les données ci-dessous dans les cellules A1 à A4 du data-source.xlsx classeur comme indiqué dans l'image ci-dessus.
-
A1 - Pain d'épice A2 - Citron A3 - Raisin à l'avoine A4 - Pépite de chocolat
- Enregistrez le classeur et laissez-le ouvert
- Entrez les données ci-dessous dans les cellules B1 du liste déroulante.xlsx classeur.
-
B1 - Type de cookie:
- Enregistrez le classeur et laissez-le ouvert
- La liste déroulante sera ajoutée à la cellule C1 de ce classeur.
Création de deux plages nommées
Création de deux plages nommées
Une plage nommée vous permet de faire référence à une plage spécifique de cellules dans un classeur Excel.
Les plages nommées ont de nombreuses utilisations dans Excel, notamment dans les formules et lors de la création de graphiques.
Dans tous les cas, une plage nommée est utilisée à la place d'une plage de références de cellules indiquant l'emplacement des données dans une feuille de calcul.
Lorsqu'elles sont utilisées dans une liste déroulante située dans un classeur différent, deux plages nommées doivent être utilisées.
- L'un est créé pour les éléments de liste du classeur où se trouvent les données
- Une seconde est créée dans le classeur où se trouve la liste déroulante. Cette deuxième plage nommée est liée à la plage nommée dans le premier classeur
Étapes du tutoriel
La première gamme nommée
- Sélectionnez les cellules A1 - A4 du data-source.xlsx classeur pour les mettre en évidence
- Cliquez sur la zone de nom située au-dessus de la colonne A
- Tapez "Cookies" (sans guillemets) dans la zone Nom
- appuyez sur la ENTRER touche sur le clavier
- Cellules A1 à A4 du data-source.xlsx classeur ont maintenant le nom de plage de Biscuits
- Enregistrer le classeur
La deuxième gamme nommée
Cette deuxième plage nommée n’utilise pas les références de cellule de la liste déroulante.xlsx classeur.
Comme mentionné, il sera lié, comme mentionné, au Biscuits nom de la plage dans le data-source.xlsx classeur.
Cela est nécessaire car Excel n'acceptera pas les références de cellules d'un classeur différent pour une plage nommée. Cependant, sauf un autre nom de plage.
La création de la deuxième plage nommée n’est donc pas réalisée à l’aide de la Nom Box mais en utilisant le Nom du gestionnaire option située sur le Formules onglet du ruban.
- Cliquez sur la cellule C1 dans la liste déroulante.xlsx classeur
- Cliquer sur Formules> Gestionnaire de noms sur le ruban pour ouvrir le Nom du gestionnaire boite de dialogue
- Clique sur le Nouveau bouton pour ouvrir le Nouveau nom boite de dialogue
- Dans le type de ligne Nom: Les données
- Dans le type de ligne Se réfère à: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Cliquez sur OK pour terminer la plage nommée et revenir à la boîte de dialogue Gestionnaire de noms.
- Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de noms.
- Enregistrer le classeur
Ouverture de la boîte de dialogue de validation des données
Ouverture de la boîte de dialogue de validation des données
Toutes les options de validation des données dans Excel, y compris les listes déroulantes, sont définies à l'aide de la boîte de dialogue de validation des données.
Outre l'ajout de listes déroulantes à une feuille de calcul, la validation des données dans Excel peut également être utilisée pour contrôler ou limiter le type de données pouvant être entré dans des cellules spécifiques d'une feuille de calcul.
Étapes du tutoriel
- Cliquez sur la cellule C1 du liste déroulante.xlsx classeur pour en faire la cellule active - c’est là que la liste déroulante sera située
- Clique sur le Les données onglet du menu du ruban au-dessus de la feuille de calcul
- Clique sur le La validation des données icône sur le ruban pour ouvrir le menu déroulant
- Clique sur le La validation des données option dans le menu pour ouvrir la boîte de dialogue de validation des données
- Laissez la boîte de dialogue ouverte pour la prochaine étape du didacticiel.
Utiliser une liste pour la validation des données
Sélection d'une liste pour la validation des données
Comme mentionné, il existe un certain nombre d'options pour la validation des données dans Excel en plus d'une liste déroulante.
Dans cette étape, nous choisirons le liste option comme type de validation des données à utiliser pour la cellule D1 de la feuille de calcul.
Étapes du tutoriel
- Cliquer sur Réglages onglet dans la boîte de dialogue
- Cliquez sur la flèche vers le bas à la fin du Permettre ligne pour ouvrir le menu déroulant
- Cliquer sur liste choisir une liste déroulante pour la validation des données dans la cellule C1 et activer le La source ligne dans la boîte de dialogue
Saisie de la source de données et finalisation de la liste déroulante
La source de données de la liste déroulante se trouvant dans un autre classeur, la deuxième plage nommée créée précédemment est entrée dans le répertoire. La source ligne dans la boîte de dialogue.
Étapes du tutoriel
- Clique sur le La source ligne
- Tapez "= Données" (sans guillemets) dans la ligne Source
- Cliquez sur D'accord pour compléter la liste déroulante et fermer le La validation des données boite de dialogue
- Un petit flèche vers le bas icône située à droite de la cellule C1
- Cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir la liste déroulante contenant les quatre noms de cookie entrés dans les cellules A1 à A4 du data-source.xlsx classeur
- En cliquant sur l'un des noms, vous devez entrer ce nom dans la cellule C1.
Changer la liste déroulante
Changer les éléments de la liste
Pour que la liste déroulante reste à jour avec les modifications de nos données, il peut être nécessaire de modifier périodiquement les choix dans la liste.
Depuis que nous avons utilisé un plage nommée en tant que source de nos éléments de liste plutôt que les noms de liste réels, modification des noms de cookies dans la plage nommée située dans les cellules A1 à A4 du data-source.xlsx classeur modifie immédiatement les noms dans la liste déroulante.
Si les données sont entrées directement dans la boîte de dialogue, modifier la liste implique de revenir dans la boîte de dialogue et de modifier la ligne source.
Dans cette étape, nous allons changer citron à sables dans la liste déroulante en modifiant les données de la cellule A2 de la plage nommée dans le data-source.xlsx classeur.
Étapes du tutoriel
- Cliquez sur la cellule A2 dans le data-source.xlsx classeur (citron) pour en faire la cellule active
- Type sables dans la cellule A2 et appuyez sur la touche Entrée du clavier
- Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher la liste déroulante de la cellule C1 du liste déroulante.xlsx classeur pour ouvrir la liste
- Le point 2 de la liste devrait maintenant se lire sables au lieu de citron
Options de protection de la liste déroulante
Options de protection de la liste déroulante
Puisque nos données se trouvent sur une autre feuille de travail, parmi les options de la liste déroulante disponibles pour protéger les données de la liste, citons:
- Protégez la feuille de calcul qui implique le verrouillage des cellules A1 à A4 sur la feuille 2
- Requérir un mot de passe pour modifier le classeur
- Avoir le classeur ouvert en tant que Lecture seulement
