J'ai une peur intense de recevoir des notifications. Bien sûr, c'est un peu cinglé, mais je refuse de laisser le moindre drapeau rouge intact sur mon téléphone. Cela signifie que j'ouvre immédiatement chaque alerte bancaire que je reçois (même si je sais que l'achat était le mien), chaque email que je reçois (même si je ne le lis pas tout de suite), et chaque texte que je vois (même si je ne le fais pas). t répondre tout de suite).
Vous pensez peut-être à cause de cela que je passe chaque seconde de ma journée avec le nez dans mon téléphone, mais je ne le fais pas. En fait, je me épargne beaucoup de tracas et d’anxiété en supprimant systématiquement les notifications et en atteignant la boîte de réception zéro. C'est à ce moment-là que vous avez non seulement ouvert, supprimé et répondu à chaque courrier électronique, mais que vous l'avez également supprimé de votre boîte de réception sous une forme ou une autre.
J'ai discuté avec plusieurs personnes avec qui je travaillais des raisons pour lesquelles ils laissent tant de messages non lus et qui traînent dans leur boîte de réception. J'ai obtenu des réponses très raisonnables et logiques: «Cela me rappelle de leur répondre», «je les utilise -Faire la liste pour la journée ", " Je les garde fermés si je sais que je veux les lire à un moment donné, mais je n'ai pas le temps, "" C'est plus facile de les trouver ", " C'est du spam, je n'ai pas lire ça.
Mais je leur ai également demandé s’ils se sentiraient mieux s’ils n’avaient plus de courriels ou s’il était stressé de voir un nombre aussi élevé de notifications à côté de leur boîte de réception. La plupart d’entre eux ont dit oui aux deux. Parce que même si vous avez ce que vous pensez être un système à toute épreuve, mentalement, ce sentiment d'inachevé, de manquer quelque chose, de laisser les gens attendre, vous ennuiera toujours.
Votre meilleure option consiste donc à tout ouvrir et à le supprimer de votre boîte de réception.
Cela vous semble-t-il impossible? Pensez-vous que vous êtes trop aux genoux pour arriver où je suis? Tenez-vous bien, parce que je suis sur le point de faire sauter votre esprit - et votre boîte de réception - en cinq étapes faciles.
Étape 1: Trouvez votre temps
Tout d’abord, déterminez combien de temps il vous faudra pour accomplir cela. Cela dépend également du nombre de courriels que vous avez actuellement dans votre boîte de réception: plus le nombre est élevé, plus cela prendra de temps.
Si vous voulez que ce soit une affaire sans lendemain, vous devrez vous arrêter un bon bout de temps. Assurez-vous que cela correspond bien à votre emploi du temps - n'essayez pas de le faire lorsque vous êtes stressé, surchargé, ou de mauvaise humeur, car c'est à ce moment-là que des réponses importantes, par exemple, tombent entre les mailles du filet.
À l'inverse, si vous préférez vous en occuper une étape à la fois (un jour, désabonnez-vous de tous les fichiers indésirables, un autre jour, créez des dossiers, etc.), assurez-vous également que vous bloquez quotidiennement cette heure dans votre emploi du temps. Si vous le mettez physiquement sur votre calendrier ou votre liste de tâches, vous vous sentez (plus) obligé (e) de le compléter.
Et juste comme une note, la boîte de réception zéro ne sera jamais une chose unique (mais plus sur cela plus tard).
Étape 2: Évaluez votre boîte de réception
Ensuite, jetons un long regard sur ce avec quoi nous travaillons. Il suffit de regarder - ne touchez pas, ne supprimez pas et ne cliquez sur rien pour le moment. Parcourez uniquement les lignes d'objet, les dates reçues et l'expéditeur, et notez les tendances:
- Quels types de courriels recevez-vous régulièrement? La plupart sont-ils des newsletters? Courrier indésirable? Des messages de votre patron, de votre famille ou de vos amis? Lettres en chaîne?
- Quelles sont les lignes d'objet? Sont-ils spécifiques? Est-ce qu'ils vous donnent facilement des informations sur le contenu?
- De quelle date sont-ils? Il y a plusieurs mois? Est-ce que la plupart d'entre eux viennent d'un jour de la semaine?
- Qui vous envoie un email? Il y a de fortes chances qu'une bonne partie d'entre eux vienne de peu de personnes ou de comptes.
Cet exercice vous aidera non seulement à déterminer votre meilleure approche pour répondre, organiser et condenser votre boîte de réception, mais vous familiarisera également avec vos habitudes habituelles. Si vous avez tendance à garder des messages pendant des mois sans les vérifier, c'est un problème de procrastination. Si vous avez plus de courriers indésirables que de courriels au travail, c'est une question prioritaire. Si vous en recevez trop des mêmes personnes, c'est un problème de communication. Et, si vous recevez en masse, par exemple, un lundi, c'est un problème de planification. Et croyez-moi, tout cela est facilement réparable.
Passer…
Étape 3: désinscription et spam
La première chose que nous allons faire physiquement est de commencer à supprimer et à désabonner tous vos spams. Vous serez surpris de voir à quel point tout ce fouillis disparaît tout seul, même avant de manipuler les éléments importants.
Voici les types que vous obtiendrez probablement:
- Emails de personnes auxquelles vous répondez toujours
- Emails de personnes auxquelles vous répondez parfois
- Emails de personnes auxquelles vous ne répondez jamais
- Newsletters et abonnements (auxquels vous vous êtes abonné)
- Alertes sur les réseaux sociaux
- Messages indésirables / spam / PR / expéditeurs non identifiés
Les trois dernières catégories sont ce que nous allons aborder en premier, la pile «non professionnelle» ou «pour le plaisir».
Lettres d'information et abonnements
Il s’agit du courrier indésirable le plus important, car il est fort probable que vous y soyez abonné à un moment donné pour une raison légitime. Ce peut être un magasin que vous aimez et qui vous permet de recevoir des coupons, un point de presse, un magazine scientifique, une liste de produits.
Donc, avant de jouer au mauvais flic et de dire de me débarrasser de tout cela - ce qui, honnêtement, n’est pas une idée horrible si vous voulez un nouveau départ - mettons tout en perspective et calculons ce que vous utilisez réellement. Pour chacun, posez-vous ces trois questions:
- À quelle fréquence les ouvrez-vous?
- Si vous les ouvrez, à quelle fréquence les lisez-vous réellement?
- Si vous les lisez, à quelle fréquence les utilisez-vous ensuite? (si cela signifie l’imprimer, l’envoyer à un ami, le référencer dans votre travail, le sauvegarder et le relire plus tard)
Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, désinscrivez-vous et supprimez-le. Si vous ne pouvez pas atteindre le numéro trois, désabonnez-vous et supprimez-le. Si vous ne vous rappelez pas comment vous avez commencé à les recevoir, désabonnez-vous et supprimez-les. Si vous ne les ouvrez pas assez souvent, désabonnez-vous et supprimez-les. Si vous êtes sur la clôture - bien -Unroll.me est une application qui vous aidera à trier cet énorme tas d'abonnements pour que vous n'ayez pas à faire le travail vous-même.
Soyez gentil, mais soyez honnête avec vous-même. Allez-vous vraiment vous rappeler d'utiliser ce coupon avant son expiration? Allez-vous vraiment revenir en arrière et lire cet article? Voulez-vous vraiment entendre parler de XYZ? Si ce n'est pas un enthousiaste «Oui!», Épargnez-vous le mal de tête plus tard et coupez le cordon.
Alertes de médias sociaux
Ceci constitue tous les courriels que vous recevez de Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo, est-ce que j'en ai oublié? Eh bien, si vous pensez que cela a un rapport avec cela, jetez-le aussi dans la pile. Certains d'entre eux disent probablement quelque chose comme «Jesse a commenté ton message» ou «Tu as 25 nouveaux abonnés», tandis que d'autres sont des promotions, des contrôles de sécurité ou des newsletters.
Par souci de zéro de la boîte de réception, je vais simplement dire que vous devriez essayer de garder votre compte et vos médias sociaux aussi séparés que possible. En plus de recevoir une notification de boîte de réception, vous recevez probablement une notification téléphonique et un numéro rouge vif dans le coin de votre application, ce qui la rend inutilisable.
Votre prochaine tâche consiste donc à accéder à tous vos comptes de réseaux sociaux, à cliquer sur "Paramètres" et à désactiver toutes vos alertes par e-mail. Ensuite, cliquez sur le dernier message envoyé par la plate-forme et cliquez sur «Désinscription» pour vous assurer que vous êtes également hors de leur liste.
La beauté de ceci est que ce n'est pas une décision permanente: vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier vos paramètres. Mais je placerais beaucoup d'argent pour que vous ne manquiez de rien.
Déchet
Nous nous posons beaucoup de problèmes, que ce soit parce que nous transmettons nos informations à des magasins au hasard, ou que nous affichons notre adresse sur nos réseaux sociaux, ou que nous répondons à des inconnus. Je vous conseille donc de toujours faire attention à la manière dont vous donnez votre courrier électronique et à qui.
Mais une partie est inévitable, et c’est ce que vous devez supprimer sans ouvrir. Et pour les personnes qui vous envoient des trucs, assurez-vous de les signaler comme spam, avant de les supprimer, afin qu'elles ne s'affichent plus.
Étape 4: Organisez-vous
Une fois que vous avez manipulé la plupart des peluches - et seulement après que vous avez manipulé les peluches - il est temps de passer aux choses charnues - ou aux trois catégories principales que j'ai énumérées ci-dessus.
Maintenant, je ne vais pas vous dire comment organiser votre boîte de réception: il n'y a pas de système parfait, de stratégie idéale ou de méthode «chaque personne réussie le fait». Vous êtes le gardien de votre courrier et vous méritez donc de l'organiser à votre guise. Mais je vais énumérer quelques approches que vous pouvez prendre:
Utilisation d'étiquettes et de dossiers
C'est une option pour les gens comme moi qui refusent d'utiliser des applications lorsqu'ils peuvent le faire eux-mêmes. Tout d’abord, déterminez pour chaque email si vous devez répondre immédiatement, si vous devez répondre plus tard ou si vous n’avez pas besoin de répondre du tout (pour celui-ci, je vais vous dire de l’ouvrir, de le lire, et le déposer ou le supprimer au même moment).
Ensuite, décidez de votre plan d'action. Si vous avez besoin de répondre rapidement mais que vous n'avez pas le temps, commencez-le ou mettez-le dans un dossier intitulé «Besoin de répondre à» et ajoutez une note à votre liste de tâches à effectuer pour vérifier ce dossier.
Si vous devez attendre plus longtemps (peut-être parce que vous travaillez sur un sujet lié), envoyez une courte réponse indiquant à l'expéditeur que vous avez vu le message et que vous lui répondrez dans un délai de X jours. Ensuite, archivez-le dans un autre dossier intitulé «En cours de traitement».
Lorsque vous nommez vos dossiers, assurez-vous d’être précis et de les rendre facilement reconnaissables. Il n'y a rien de pire que d'oublier où vous avez mis vos relevés de banque ou vos informations d'assurance parce que le dossier était étiqueté «Divers».
L'astuce la plus importante pour ouvrir chaque message sur-le-champ consiste à mettre en place un autre système de sauvegarde. Bien sûr, l'utilisation des dossiers permet de les organiser, mais comme ils sont déjà ouverts, aucun signe d'avertissement ne les surveille. Alors, appuyez-vous sur votre liste de tâches, votre calendrier en ligne ou vos rappels téléphoniques pour vous assurer de garder une trace de la date à laquelle vous recevez quelque chose et du moment où vous devez revenir à quelqu'un.
Utiliser des applications
Si la première approche ne fonctionne pas pour vous, il y a toujours des applications! Et j'ai plein de choses à tester.
Pour Gmail, essayez Inbox by Google, un outil génial qui vous permet de numériser rapidement des photos ou des événements, de trier les messages en catégories et même de se synchroniser avec votre calendrier. En outre, Boomerang, une extension de Gmail, vous permet de planifier l'envoi ultérieur d'e-mails et l'envoi de mises à jour lorsque vous ou une autre personne devez répondre afin que vous n'ayez jamais à les laisser ouverts.
Parmi les autres applications d'organisation, citons Sortd, qui crée des listes utiles, Organizer, qui trie automatiquement vos messages, et CloudMagic, qui vous permet de répéter des éléments à revenir ultérieurement.
Pour rendre la vérification de votre boîte de réception plus amusante au quotidien, essayez The Email Game, qui mesure vos efforts et vous récompense avec des commentaires positifs. Et pour les utilisateurs mobiles avides, essayez Boxer, votre outil ultime pour répondre et trier de manière efficace et instantanée.
Étape 5: Créer un système pour l'avenir
Toutes nos félicitations! J'espère que vous avez parcouru tous les courriels, que vous les avez supprimés ou triés et que vous avez atteint ce beau chiffre zéro.
Mais le travail ne s'arrête pas là: vous devez maintenant trouver une méthode pour le maintenir. Voici les deux choses que je vous recommande de faire pour maintenir votre boîte de réception basse de manière constante:
Parlez à votre réseau
Lorsque vous avez analysé votre boîte de réception à la deuxième étape, y a-t-il des personnes qui sont restés? Que ce soit parce qu’ils vous envoient le plus de messages, ou parce qu’ils ont une heure ou un jour typique, ils communiquent avec vous?
Ces personnes peuvent vous aider à maintenir la boîte de réception zéro (qui l'aurait pensé?). Une fois que vous avez déterminé quel système fonctionne pour vous, décidez comment vous souhaitez recevoir les e-mails et informez votre réseau.
Par exemple, mon chef cherche par courrier électronique, par sujet, les courriels dont elle a besoin. Je veille donc à lui fournir suffisamment d’informations dans le sujet pour les retrouver facilement. De même, nous envoyons beaucoup de mises à jour non urgentes. Plutôt que de répondre dès qu’ils arrivent, nous avons mis en place un système qui n’envoie que certains types de mises à jour certains jours. Maintenant, je sais exactement à quels types de messages s'attendre, et quand.
Une communication ouverte est non seulement essentielle pour un flux de travail organisé et respectueux, mais son absence pourrait également contribuer à votre boîte de réception folle. Alors asseyez-vous avec votre patron et vos collègues et dites-leur comment mieux vous envoyer des choses et demandez-leur aussi ce qu'ils préfèrent!
Il arrivera également que vous receviez beaucoup de courriels sur des sujets dont vous pourriez facilement parler en personne. Si cela se produit souvent, au lieu de communiquer en ligne, programmez des réunions hebdomadaires pour examiner toutes ces informations.
Planifiez l'heure du courriel dans votre journée
Même si votre boîte de réception contient des centaines et des milliers de courriels non lus, je parie que vous vérifiez votre compte quotidiennement, voire toutes les heures. Alors pourquoi est-il devenu si incontrôlable?
Je suppose que vous ne le vérifiez pas activement . Vous devez probablement l'actualiser, faire défiler l'écran vers le bas pour voir qui a envoyé quoi, puis fermer avant d'ouvrir ou de lire quoi que ce soit.
Changeons cette habitude - commençons par réserver 15 minutes au début et à la fin de chaque journée (ou de brefs instants toutes les deux heures), pour examiner et ouvrir toutes les choses qui arrivent. Faites-en une priorité, comme toute autre tâche. Et après un certain temps, vous pourrez ouvrir, lire, supprimer, archiver et marquer chaque type de courrier électronique que vous recevez en quelques secondes.
La dernière chose que je recommanderai est de séparer vos comptes professionnel et personnel. Plus vous mélangez les deux, plus il est probable que du spam non lu se crée dans votre compte professionnel et que des messages importants se perdent dans votre compte personnel.
Après avoir lu plusieurs témoignages de mes collègues, j’ai remarqué que ceux-ci sont beaucoup plus organisés, car ils prennent leur carrière au sérieux. Mais votre vie personnelle mérite autant d'amour. Donc, si vous n'êtes pas à zéro dans la boîte de réception, donnez-lui le temps et l'énergie nécessaires pour être tout aussi propre. Parce que je crois sincèrement qu'une vie bien rangée, dans tous les domaines, est plus heureuse et moins stressante.
Cela a-t-il fonctionné pour vous? Avez-vous d'autres astuces pour pirater la boîte de réception zéro? Tweet moi!
