Qu'est-ce qu'il y a dans un nom? Pourquoi nommer et organiser vos fichiers est important

Lorsque j’avais commencé à gérer d’autres personnes, je me souvenais d’être resté patiemment pendant qu’une analyste de mon équipe tentait de trouver un document dont j’avais besoin sur son ordinateur. Quand, cinq minutes plus tard, elle ne pouvait pas le trouver et me l'envoyait dès qu'elle localiserait le fichier, cela me laissait une très mauvaise impression (et me faisait me demander quelles autres balles elle risquait de laisser tomber.) ).

Alors, prenez-le pour moi: bien que nommer et organiser vos fichiers et dossiers puisse ne pas être le sujet le plus sexy que j'ai couvert (dit la femme qui vous a apporté des conseils sur la budgétisation et Excel), je vous promets que c'est un sujet important. Avoir un système de stockage en ligne simplifié vous simplifiera la vie et vous fera gagner beaucoup de temps, mais vous permettra également de paraître plus organisé et mieux placé que votre chef et vos collègues. Voici vos directives pour vivre.

1. Votre bureau est votre bureau virtuel

Vous savez comment les gens vous disent de garder votre bureau suffisamment clair pour que votre patron ne pense pas que vous êtes un abruti? Cela s'applique également au bureau de votre ordinateur. C'est l'endroit idéal pour mettre les fichiers sur lesquels vous travaillez cette semaine, pas l'endroit où vous devriez faire glisser chaque pièce jointe que vous avez reçue.

Je vous recommande de réduire le nombre de dossiers sur votre bureau. Ayez-en un pour chaque grand projet sur lequel vous travaillez actuellement, ainsi que votre dossier de travail principal où vous pouvez facilement accéder à tout le reste. Si vous ne l'avez pas encore fait, configurez votre bureau sur une grille (afin que vos icônes ne se chevauchent jamais) et découvrez le plaisir des raccourcis.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour structurer votre écran d’accueil, essayez d’organiser des applications de bureau, telles que Nettoyer ou DragThing sur un Mac ou Fences sur un PC.

2. Les dossiers devraient avoir une stratégie

J'ai remarqué que la plupart des gens utilisaient soit un dossier supérieur, soit un sous-dossier, mais peu d'entre eux le comprenaient parfaitement. Comment savoir où tu tombes? Examinez certains de vos dossiers les plus courants ou récemment utilisés et comptez les documents qu'ils contiennent. S'il y a des dizaines et des dizaines de fichiers, vous pourriez probablement utiliser un peu plus de structure; alors que si vous ne disposez que d'un seul document sous Fichiers de travail> Client A> 2012> Novembre> Rapport des ventes , vous êtes définitivement un over-folderer chronique.

Voici quelques règles que je tente de respecter:

Stockez ensemble des types de fichiers similaires: le fait de disposer d’un dossier Images client ou Modèles financiers permet de savoir facilement où placer (et rechercher) des fichiers du même type.

Soyez cohérent: par exemple, organisez-le par client, par projet ou par date et structurez tous vos sous-dossiers de la même manière. Essayez d'organiser vos dossiers de sorte que si quelqu'un d'autre les parcourait, il serait facile et intuitif de les suivre sans avoir besoin de vos instructions.

Gardez les noms courts: les noms longs sont plus difficiles à lire et à parcourir lorsque vous numérisez un dossier dans votre dossier. Cela dit, n'utilisez que des abréviations dont vous vous souviendrez plus tard et que vous pourrez facilement rechercher (par exemple, «Nov» pour «novembre» fonctionne - «EvntPlnng» pour «Planification d'événements» ne le permet pas).

3. Les noms de fichiers ont un but

Lorsque vous nommez un fichier, choisissez une phrase qui signifie quelque chose. Si je reçois une pièce jointe appelée DSC1045.jpg ou Draft Idea.doc , je n'ai aucun moyen facile de savoir ce que c'est ou, plus important encore, de la rechercher plus tard. Un bon test: Imaginez trouver le fichier sur votre bureau après quelques mois. Seriez-vous facilement capable de dire ce que c'est? Sinon, renommez.

Pour les documents que vous créez régulièrement, tels que les notes pour les réunions mensuelles du conseil, il peut être plus facile de distinguer les documents par date de réunion plutôt que par sujet. N'utilisez jamais Mois-Jour-Année, car le tri se fera d'abord par mois, puis par jour, puis par année. Utilisez plutôt Année-Mois-Date (avec le mois en chiffres) pour pouvoir facilement trier par ordre chronologique. Par exemple: Utilisez 2012-10-27 Board Presentation.pdf au lieu de 27-12-12 Board Presentation.pdf ou 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Cela vous fera gagner beaucoup de temps lors de la navigation et de la recherche ultérieure.

4. Contrôle de version, contrôle de version, contrôle de version

Si vous vous souvenez de quelque chose à propos de la dénomination de fichier, laissez-le être le contrôle de version. Celui-ci est facile. Lorsque vous créez un document pour la première fois, il doit se terminer par v1. Par exemple, je nommerais une proposition: ClientA Proposition_v1.ppt . Chaque fois que vous enregistrez les modifications et les envoyez à des clients ou à des collègues, mettez-les à jour vers les versions 2, 3, 4, etc. Une fois le document terminé, vous voudrez enregistrer ClientA Proposal_vf.ppt ou ClientA Proposal_final.ppt pour un accès facile plus tard. Parce qu'il n'y a rien de pire que de se demander s'il existait une version 14 ou si la version 13 était vraiment la version finale.