Si vous êtes comme la plupart des utilisateurs, vous ne passerez probablement pas trop de temps à vous demander comment nommer vos documents lorsque vous les enregistrez. Malheureusement, cela peut rendre difficile la recherche du fichier souhaité sans un peu de recherche - vous devrez peut-être même ouvrir plusieurs fichiers différents pour trouver celui que vous voulez.
Développer un système de nommage pour vos documents et prendre l’habitude de l’utiliser vous fera gagner du temps et vous évite toute frustration lorsque vient le temps de localiser le document dont vous avez besoin. Plutôt que de chercher dans d'innombrables documents avec des noms de fichiers imprécis, un système de nommage vous aidera à accélérer votre recherche.
Le bon système de nommage
Il n’existe pas de bonne façon de nommer vos fichiers et les systèmes de nommage varient d’un utilisateur à l’autre. Ce qui est important, c'est de trouver la méthode qui vous convient le mieux, puis de l'appliquer de manière cohérente. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer:
- Inclure la date à laquelle le document a été composé dans votre nom de fichier:C’est l’un des éléments les plus utiles à inclure dans un nom de fichier, en particulier lorsque vous traitez avec de la correspondance. Même si vous ne vous rappelez pas exactement quand vous avez composé un document, vous pourrez probablement limiter votre recherche à une période spécifique.
- Incluez le nom du destinataire dans votre nom de fichier:C'est une pratique particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des lettres, mais cela peut être un élément pratique pour d'autres types de documents, tels que les contrats, les mémos et même les notes.
- Indiquez quel type de document le fichier est:Encore une fois, cela semblera acquis à certains utilisateurs, et c’est parce qu’il s’agit d’une partie très importante du nom de fichier. Si vous recherchez une lettre que vous avez écrite, vous pouvez éliminer un fichier dont le nom contient «contrat» ou «notes».
- Faites attention à la façon dont vous commandez les éléments du nom de fichier:Bien que cela ne vous aide peut-être pas à différencier vos fichiers, cela vous aidera à les commander lors de vos recherches. À l'aide des commandes de tri de la boîte de dialogue Ouvrir de Word ou de l'Explorateur Windows, vous pouvez trier vos fichiers par ordre alphabétique (ou numérique) afin qu'ils soient triés par le premier caractère du nom de fichier.
Ce n’est pas une liste exhaustive de conseils pour nommer des fichiers, mais c’est un bon point de départ. Une fois que vous aurez commencé à nommer vos fichiers de manière cohérente, vous développerez un système qui fonctionnera le mieux pour vous et qui proposera probablement quelques astuces.
