Si vous avez travaillé dans un bureau, jamais, vous savez que les réunions sont le mouton noir des tâches de travail. Nous aimons les haïr et nous nous efforçons de les éliminer pour toujours, et pourtant nous continuons à les avoir - encore et encore jusqu'à ce que nous nous demandions pourquoi nous passons tant de temps en eux.
Chacun a ses secrets pour naviguer dans le paysage épineux des réunions (et certaines sont meilleures que d'autres).
J'ai donc arrondi les stratégies pour réduire la charge de vos réunions (et augmenter votre productivité) de quatre chefs d'entreprise performants. Qui sait, vous pourrez peut-être essayer l'une de ces tactiques dans votre propre bureau!
1. Créer des intervalles de temps «sans réunion»
C’est l’astuce la plus ancienne et la plus simple du livre, pour tous ceux qui ont du mal à planifier un travail à l’envers.
Et cela a fonctionné pour Andrew Fingerman, PDG de PhotoShelter:
«Depuis un peu plus d'un an, j'ai refusé d'organiser des réunions avant midi. L'impact sur ma productivité a été stupéfiant. En tant que personne atteinte du TDAH, j’ai constaté que les matinées sont un impératif pour les travaux qui exigent le plus haut niveau de réflexion critique. Donc, si quelqu'un a désespérément besoin de me rencontrer le matin, je refuse presque toujours et je demande plutôt si nous pouvons choisir une heure l'après-midi. La seule condition à laquelle je vais céder, c'est si la réunion s'aligne parfaitement avec mes principales priorités. "
Chez The Muse, nous avons adopté une stratégie similaire en mettant en œuvre le programme «Les mercredis gagnants», où, de 9 heures à 13 heures le mercredi, personne dans l'entreprise n'est autorisé à planifier des réunions.
«Les plaintes les plus courantes étaient que les gens n'avaient pas suffisamment de temps pour réfléchir car les réunions s'interrompaient si souvent», déclare notre vice-présidente du personnel et des talents, Toni Thompson. «Certaines personnes me disent qu'elles ne peuvent pas s'arrêter, mais si l'effort réduit jusqu'à 70% des réunions improductives et remplace celles qui ont beaucoup de productivité, de créativité et de bon sens pour les employés, cela en vaut la peine.»
2. Avoir des réunions seulement un jour par semaine
Mattan Griffel est le co-fondateur et PDG de One Month. Pour résoudre ses propres problèmes de réunion, il décida que plutôt que de bloquer certaines heures, il bloquerait tous les jours sauf un.
Contrairement au système de The Muse, Griffel organise des réunions uniquement le mercredi: «Je n'en fais pas une affaire à part. Si quelqu'un demande à prendre un café mardi, je demanderai si mercredi fonctionne à la place. Si ce mercredi est totalement réservé, je poserai des questions sur le mercredi suivant (parfois, je dois réserver deux ou trois mercredis dehors) », a-t-il déclaré dans un article récent de Forbes . Étonnamment simple, non?
Le résultat, at-il trouvé, ne consiste pas simplement en un temps énorme pour se concentrer sur d'autres tâches, mais en disant que «forcer les gens à attendre mercredi fera en sorte de filtrer les réunions sans importance. Cela éliminera les personnes qui veulent avoir de votre temps mais qui ne sont pas disposées à l'attendre ou à travailler selon votre horaire. C'est très bien pour moi, car je ne veux de toute façon pas rencontrer ces gens.
3. Revisiter le calendrier régulièrement
«Nous réévaluons régulièrement les réunions sur une base trimestrielle afin de retravailler les programmes si nécessaire», déclare Dinah Alobeid, directrice des communications de Greenhouse. Cela signifie qu'à chaque trimestre, chaque membre de l'entreprise regarde son calendrier et décide si certaines discussions peuvent être déplacées vers un autre canal.
Vous pouvez facilement le faire avec votre propre horaire. Pour aider à réduire le nombre de réunions qui ont lieu ou non, Alobeid suggère de réduire le délai: «Commencez par des réunions de 30 minutes et réduisez-les à 20 minutes lorsque cela est possible; La même chose vaut pour 60 minutes, pourquoi ne pas en essayer 45? »Vous découvrirez peut-être que vous pouvez accomplir tout aussi rapidement, sans passer par un e-mail ou un document Google.
En outre, elle a déclaré: «Passez votre temps lundi à définir ce que vous voulez accomplir cette semaine et les réunions qui doivent être organisées pour faire le travail et faire progresser certains projets." leur.
4. Purger une réunion
Alex Villa, Chief Operating Officer chez Healthify, va encore plus loin en organisant une «purge de réunion» dans son entreprise:
«C’est un moment précis, tous les six à neuf mois, au cours duquel nous supprimons 100% des réunions récurrentes et établissons des règles permettant de les rajouter.»
Alors, qu'est-ce qui revient exactement à inscrire une réunion au calendrier de Villa et de son équipe? «Pour les réunions non récurrentes et avec les clients, vous pouvez conserver ou supprimer la réunion à votre discrétion. Les réunions supprimées ne peuvent pas être rajoutées avant au moins deux semaines. Après ces deux semaines, vous pouvez rajouter la réunion uniquement si une majorité de participants demande de manière proactive qu’elle soit ramenée (il est interdit de faire pression pour vos propres réunions!) "
La réponse de sa société a été incroyablement positive, malgré une demande aussi intimidante: «Tout le monde l’adore et a hâte de tout supprimer. Sans reconnaître le problème, vous commencez à avoir la situation délicate où personne ne veut être celui qui dit: "Cette réunion n'est pas utile, pouvons-nous simplement l'annuler?" En fin de compte, nous traversons des cycles de performances optimales au cours desquels les personnes sont en mesure de collaborer tout en ayant le temps de faire leur travail individuel. ”
Il peut être difficile d’associer tous les membres de votre équipe à ce plan, mais cela vaut la peine de tester des réunions plus petites. Discutez avec vos collègues de la suppression des enregistrements non urgents pendant quelques semaines et voyez si cela affecte votre travail.
Résoudre le problème de surcharge de réunion revient en réalité à hiérarchiser votre charge de travail. C'est pourquoi les stratégies ci-dessus sont si efficaces.
