Il y a beaucoup d'assistants administratifs talentueux. J'ai rencontré de nombreuses personnes, hommes et femmes, qui ont fait carrière en tant qu'assistantes de direction, chefs de bureau ou coordinateurs administratifs, cultivant leurs talents d'organisation, de gestion de projet et de conciergerie pour en faire une carrière bien rémunérée. Ce type de travail est important et permet aux entreprises de continuer à fonctionner.
Cependant, je ne suis pas un assistant administratif, ni particulièrement doué pour ces tâches administratives. Je suis bien avec les clients, mais quand il s'agit de coordonner le voyage et le transport de plusieurs personnes, je ne suis pas votre fille. Je suis sympathique, mais ma voix, semblable à celle d'un enfant de 10 ans, ne se prête pas à un comportement de téléphone professionnel. Je ne sais naturellement pas combien de livres de salade de pommes de terre à commander pour un déjeuner de 20 personnes. En fait, je n'ai jamais planifié une grande fête - ma mère a planifié tout mon mariage.
Et pourtant, on a souvent supposé que j'assumerais des tâches administratives au travail - prendre des notes, commander un déjeuner, faire des copies - car je suis la seule femme impliquée dans un projet. Beaucoup de femmes professionnelles ont partagé des expériences similaires avec moi. En fait, une ancienne collègue du secteur de l'édition et des médias m'a récemment confié que ses collègues masculins prenaient pour acquis qu'elle enverrait des invitations d'agenda, réserverait des salles de réunion et prendrait des notes pour un projet impliquant plusieurs départements. Elle est directrice principale et compte plus de 15 ans d’expérience, égale ou supérieure à celle de ses collègues.
Ce qui est encore plus troublant, c'est de supposer que les femmes sont en quelque sorte plus en mesure de faire ces choses que leurs homologues masculins. Bien que nous ayons fait beaucoup de progrès, certains (bien sûr, pas tous) de nos collègues masculins plus âgés ne semblent pas ébranler la conviction que nous, les filles, sommes simplement meilleurs pour prendre des notes et envoyer des invitations.
J'hésite à écrire un article sur la façon de gérer cette situation, car la responsabilité de renverser les traditions culturelles ne devrait pas incomber à un seul sexe. Mais, si vous êtes comme moi, vous avez du travail à faire (travail réel, le travail pour lequel vous êtes payé) et vous devez supprimer ce problème dans l'œuf. Alors, reconnaissant qu'il s'agit de solutions à court terme à un problème dont la résolution nécessitera plus que quelques jours ouvrables, voici ce qui a fonctionné pour moi.
1. Posez-vous les questions suivantes: s'agit-il d'un moment «tout le monde à portée de main» ou est-ce inapproprié?
Cela ne me dérange pas de participer à une situation de "tout le monde sur le pont". Par exemple, je travaille actuellement pour une petite start-up et, en raison de la taille et du budget de l'entreprise, j'ai assumé des responsabilités liées aux opérations, aux finances et aux ressources humaines qui ne seraient normalement pas requises par une personne du marketing. Je ne considère pas ces responsabilités supplémentaires comme inappropriées, mais plutôt la nature du terrain dans le monde des startups.
Si, au contraire, vous constatez que les membres de votre équipe vous demandent à plusieurs reprises (au lieu de professionnels tout aussi compétents, et en particulier à la place de vos collègues masculins) de prendre en charge des tâches administratives non liées à votre poste - comme commander ou ramasser le déjeuner-passez à # 2.
2. Ne pas établir un précédent
À un de mes premiers postes hors des études supérieures, j'ai proposé de prendre le déjeuner pour mon patron le premier jour. J'essayais d'être gentil, mais j'ai créé à mon insu un dangereux précédent: il m'a ensuite demandé de le faire manger tout le temps.
Il n'y a rien de mal à être amical et serviable, mais il existe de nombreuses façons d'exprimer la volonté d'aller au-delà de l'appel du devoir en dehors de faire des courses personnelles ou de sauter lorsque quelqu'un a besoin de quelque chose de FedExed. Apprenez de mon erreur et réfléchissez longuement avant de vous engager dans cette voie.
En fait, vous pouvez également créer un précédent que vous ne ferez pas: si vous êtes dans une équipe de projet à laquelle aucune personne administrative n'est affectée, prenez le temps nécessaire lors de la réunion de planification initiale pour aborder directement la question de savoir qui sera responsable. s'occuper de l'organisation des réunions, de l'impression des documents, etc. Recommandez dès le départ que ces tâches soient réparties entre tous les membres ou que les membres de l’équipe s’alternent.
3. Apprenez-leur à pêcher
Le but de se porter volontaire pour effectuer des tâches administratives doit être de montrer votre volonté de collaborer et d’accomplir votre travail, et non de montrer que vous ne ferez que du travail pour d’autres personnes. Dans cet esprit, si vous constatez que des collègues vous demandent régulièrement de numériser, de télécopier, de copier ou de planifier des réunions, dites simplement: «Laissez-moi vous montrer comment procéder afin que vous n'ayez pas à continuer à me demander. C'est vraiment facile. ”Et ensuite, guidez-les tout au long du processus.
Cela découragera la personne de demander à nouveau cette faveur et atténuera le sentiment ridicule de «Je suis tellement impuissant et mauvais avec la technologie, n'est-ce pas mignon?» Qui accompagne souvent ces demandes. Vous et moi savons tous deux que de telles tâches ne nécessitent pas de pouvoirs magiques, mais quelques minutes seulement. Et en parlant de temps:
4. Levez-vous pour votre temps précieux
Si un collègue vous demande de copier et d'assembler une pile de documents de 40 pages, il vous demande de consacrer du temps à une tâche que beaucoup de gens pourraient effectuer au lieu de travailler sur vos projets réels, ce que vous pouvez vraisemblablement faire.
Les activités de bureau sont important, mais cela ne signifie pas que vous devez en prendre soin jour après jour. Vous avez un autre travail à faire et prendre du temps pourrait avoir des effets néfastes. Si votre performance en pâtit parce que vous avez consacré trop de temps à des tâches administratives, votre responsable y verra une incapacité à établir des priorités efficaces. Vous pouvez également envoyer un message indiquant que vous préférez réellement les travaux liés aux opérations. N'oubliez pas que toute responsabilité «facultative» devrait être une opportunité de démontrer vos compétences, de vous développer professionnellement ou de montrer à votre responsable que vous envisagez consciemment de penser à votre avenir au sein de l'entreprise.
Je ne saurais trop insister sur le fait qu'il n'y a rien de déprimant dans le travail administratif. Mais si vous n’occupez pas de rôle administratif, il n’ya aucune raison pour que vos collègues exigent ou supposent que vous soyez l’administrateur par défaut simplement parce que vous êtes la seule femme dans la salle de conférence. Levez-vous pour vous-même et retournez au travail.
